Diweddarwyd y dudalen hon: 13 Ebrill 2023

Cyflwyniad

Llongyfarchiadau ar dderbyn Grant; edrychwn ymlaen at eich helpu chi i gyflawni Prosiect llwyddiannus. Mae’r arian y byddwch chi’n ei dderbyn yn arian cyhoeddus gan chwaraewyr y Loteri Genedlaethol, felly mae gennym ddyletswydd i sicrhau ei fod yn cael ei reoli mewn ffordd atebol. Mae hyn yn golygu bod amryw o brosesau y mae angen i chi eu dilyn gydol oes eich Prosiect. Rydym yn ceisio eu gwneud yn gymesur â lefel y Grant rydych yn ei dderbyn.

Rydym yn gwerthfawrogi mai dyma’r tro cyntaf i chi dderbyn arian gennym o bosib a’ch bod yn ansicr ynglŷn â sut i wneud cais am eich Grant a rhoi’r newyddion diweddaraf i ni am eich cynnydd. Bydd y ddogfen hon yn esbonio beth i’w wneud ac yn ateb unrhyw gwestiynau sydd gennych chi.

Rydym yn hoffi gweithio mewn ffordd gydweithredol, felly cadwch mewn cysylltiad â ni os ydych chi angen ein cymorth. Eich pwynt cyswllt cyntaf gyda Chronfa Dreftadaeth y Loteri Genedlaethol yw’r person a enwir yn eich e-bost Hysbysiad Grant. Rydym yn disgwyl i chi ymateb yn brydlon i unrhyw geisiadau am wybodaeth a thrafod unrhyw newidiadau sylweddol i’ch Prosiect gyda ni. Rhaid i chi fynd i’r afael ag unrhyw faterion a nodwn gydol eich Prosiect.

Hoffem ymweld neu gyfarfod â phob sefydliad rydym yn ei ariannu ond, yn anffodus, nid yw hyn yn bosib bob amser. Fodd bynnag, byddem yn ddiolchgar pe baech yn ein gwahodd ni i ddigwyddiadau ac agoriadau allweddol y prosiect, a byddwn yn ceisio anfon cynrychiolydd lle bo modd.

Byddwn yn cynnal archwiliadau ar ddiwedd eich Prosiect i gadarnhau ei fod wedi cyflawni’r Canlyniadau a nodwyd yn eich Cais a’r Dibenion Cymeradwy a amlinellir yn y Cytundeb Cyfreithiol. Nid oes angen i chi gyflwyno unrhyw anfonebau i ni, ond mae’n bwysig iawn eich bod yn eu cadw nhw rhag ofn y bydd eu hangen at ddibenion archwilio.

Mae’r ddogfen hon yn amlinellu ein harferion safonol, ond cofiwch y gallwn ni ddewis amrywio ein prosesau gan ddibynnu ar amgylchiadau penodol eich Prosiect.

Rydym wedi creu Rhestr Termau ddefnyddiol sydd i’w gweld yn Atodiad B. Os ydych chi’n ansicr ynglŷn ag unrhyw dermau a ddefnyddir yn y ddogfen, edrychwch ar yr adran hon.

Gair i gall

• peidiwch â chychwyn eich Prosiect cyn i ni roi caniatâd i chi
• ystyriwch werthuso’ch Prosiect o’r cychwyn
• cydnabyddwch eich cyllid a hyrwyddwch y Loteri Genedlaethol
• cadwch gofnod o wariant eich Prosiect
• cadwch bob anfoneb a derbynneb
• byddwch yn ymwybodol o’ch Dibenion Cymeradwy
• adolygwch a dysgwch o’r hyn rydych chi’n ei wneud
• gofalwch eich bod yn siarad â ni am unrhyw broblemau
• cadwch dystiolaeth o’r Prosiect, er enghraifft, tystiolaeth o lansiadau, gweithdai a deunydd hyrwyddo
• ac yn anad dim, mwynhewch eich Prosiect

Amserlen y prosiect

1. dyfarnu’r grant
2. cyflwyno'r Cytundeb Cyfreithiol o fewn tri mis i ddyddiad derbyn yr e-bost yn gofyn i chi gwblhau hyn
3. cyflawni eich gweithgaredd prosiect cyn pen 12 mis
4. cyflwyno Adroddiad Diwedd Grant o fewn tri mis i gwblhau eich Prosiect
5. hyd Contract y Grant: hyd at bum mlynedd

Sut y byddwn yn gweithio gyda chi

Mae’r adran hon yn esbonio’r canllawiau rydym yn disgwyl i chi eu dilyn wrth gyflawni’ch Prosiect. Os ydych chi’n ansicr ynglŷn ag unrhyw un o’r pwyntiau a godir, cysylltwch â ni.

Dogfennau pwysig

Rydym yn argymell y dylech chi ymgyfarwyddo â’r dogfennau canlynol cyn cychwyn ar eich Prosiect:

• Contract y Grant
• Canllaw ar Wneud Cais
• Adran cydnabod grantiau ar ein gwefan
• Canllaw gwerthuso prosiect

• Canllawiau arfer da

Mae'r holl ganllawiau ar gael yn yr adran Ariannu a'r adran Canllawiau arfer da ar y wefan.

Dyddiad Terfyn y Grant

Dyddiad Terfyn y Grant yw’r dyddiad y mae’n rhaid i chi gwblhau eich Prosiect ac anfon eich Adroddiad Diwedd Grant atom. Rydym yn caniatáu hyd at 18 mis i chi gwblhau eich Prosiect, gan gynnwys tri mis i gwblhau'r Cytundeb Cyfreithiol, 12 mis i gyflawni gweithgarwch eich Prosiect a thri mis i gyflwyno’ch Adroddiad Diwedd Grant.

Os byddwch chi’n wynebu oedi wrth gyflawni eich Prosiect, gallwch wneud cais am estyniad i Ddyddiad Terfyn y Grant.

Rydym yn ceisio bod yn hyblyg ond ni allwn warantu estyniad. Os bydd eich Prosiect yn cymryd mwy nag uchafswm o ddwy flynedd i’w gwblhau o ddyddiad cwblhau eich Cytundeb Cyfreithiol, gallwn ddewis cau eich Grant a gofyn i chi ad-dalu eich Grant neu ran ohono.

Hyrwyddo eich Grant Loteri Genedlaethol

Mae hyrwyddo a chydnabod y Loteri Genedlaethol yn amod o Gontract y Grant.

Gallwch chi ddod o hyd i syniadau cydnabod a hyrwyddo, a’r brand rydym yn disgwyl i chi ei ddefnyddio, ar ein gwefan.

Rhaid i chi gydnabod eich Grant yn gyhoeddus cyn gynted ag y bydd eich Prosiect yn cychwyn trwy ddangos logo cydnabod Cronfa Dreftadaeth y Loteri Genedlaethol.

Rhaid i chi sicrhau hefyd eich bod yn cynnwys logo’r Loteri Genedlaethol ar unrhyw wybodaeth rydych yn ei chynhyrchu am eich Prosiect, er enghraifft, gwybodaeth neu ddeunyddiau ymgynghoriad cyhoeddus neu godi arian. I gael mwy o wybodaeth, ewch i’n gwefan.

Os na fyddwch chi’n cydymffurfio â’n canllawiau cydnabyddiaeth, rydym yn cadw’r hawl i ofyn i chi ad-dalu eich Grant neu ran ohono.

Os ydych chi angen unrhyw help neu os oes gennych chi unrhyw gwestiynau ynglŷn â chydnabod eich Grant, cysylltwch â ni.

Cyhoeddusrwydd i'ch grant

Mae’n bwysig rhoi cyhoeddusrwydd i’ch Grant yn y cyfryngau lleol fel bod chwaraewyr y Loteri Genedlaethol yn gwybod ble mae eu harian yn cael ei wario. Byddwn yn cyhoeddi’r ffaith eich bod chi wedi cael Grant ar ein gwefan o fewn 20 diwrnod i ddyfarnu eich Grant.

Gallwn eich helpu chi gydag ymholiadau ynghylch cyhoeddusrwydd a’r cyfryngau. Mae templed datganiad i’r wasg ar gael ar ein gwefan. Mae’r templed yn cynnwys y geiriad cywir, felly y cyfan sydd angen i chi ei wneud yw ychwanegu gwybodaeth eich Prosiect lle bo angen.

Caffael: ymgynghorwyr, contractwyr a chyflenwyr

Ym mhob prosiect, pryd bynnag y byddwch yn defnyddio eich Grant i brynu nwyddau, gwaith neu wasanaethau, byddwn yn gofyn i chi roi manylion yr hyn sydd wedi'i gaffael (sef y broses brynu, tendro a dethol). Os ydych chi wedi prynu nwyddau, gwaith neu wasanaethau eisoes, bydd angen i chi ddweud wrthym sut wnaethoch chi hynny. Ni allwn dalu eich Grant os nad ydych wedi dilyn y weithdrefn a amlinellir isod.

Dylech ystyried cydraddoldeb o safbwynt triniaeth, tryloywder, cyd-gydnabyddiaeth a chymesuredd bob amser wrth gaffael unrhyw nwyddau, gwaith neu wasanaethau.

Os ydych chi’n Gorff Cyhoeddus sydd wedi derbyn grant neu os yw eich prosiect yn destun deddfwriaeth Caffael Cyhoeddus, mae'n rhaid i chi ddilyn y ddeddfwriaeth berthnasol.

Rhaid i weithdrefnau i recriwtio ymgynghorwyr a chontractwyr fod yn deg ac agored a chydymffurfio â’r ddeddfwriaeth gydraddoldeb a chyflogaeth berthnasol. Dylai ffioedd ar gyfer unrhyw ymgynghorwyr neu weithwyr proffesiynol eraill rydych chi'n eu recriwtio yn ystod y prosiect gydymffurfio â chanllawiau proffesiynol a bod yn seiliedig ar fanyleb ysgrifenedig glir. Mae angen i chi gael caniatâd ysgrifenedig gennym yn gyntaf os oes gennych gysylltiadau ag unrhyw un o'r contractwyr, cyflenwyr neu ymgynghorwyr rydych am eu penodi. Mae hyn yn cynnwys, er enghraifft, os ydynt yn ffrindiau agos neu'n berthnasau, neu os oes unrhyw gysylltiad ariannol megis perchnogaeth y cyflenwyr hyn.

Os nad ydych chi'n siŵr am eich rhwymedigaethau, rydym yn eich cynghori i ofyn am gyngor proffesiynol neu gyfreithiol.

O dan £10,000

Os ydych chi’n prynu nwyddau, gwaith neu wasanaethau am lai na £10,000 nid oes angen i chi dendro'n agored am y rhain na chael sawl dyfynbris. Byddwn yn dal i ddisgwyl i chi ddangos gwerth cyffredinol am arian.

Rhwng £10,000 a £50,000

Rhaid i chi gael o leiaf dri dyfynbris cystadleuol ar gyfer unrhyw nwyddau, gwaith a gwasanaethau gwerth £10,000 neu fwy (ac eithrio TAW) yr ydym wedi cytuno i'w hariannu. 

Nid oes angen i chi benodi'r contractwr, y cyflenwr na'r ymgynghorydd sy'n darparu'r dyfynbris isaf o reidrwydd. Wrth benderfynu pwy i'w benodi ar gyfer eich prosiect, dylech edrych ar y gwerth am arian cyffredinol y mae'r dyfynbris yn ei gynnig, a sgiliau, profiad a hyfywedd ariannol y contractwr, y cyflenwr neu'r ymgynghorydd.

Mwy na £50,000

Ar gyfer unrhyw nwyddau, gwaith a gwasanaethau sy’n werth mwy na £50,000 (ac eithrio TAW), rhaid i chi ddarparu prawf o weithdrefnau tendro cystadleuol. Dylai eich prawf fod yn adroddiad ar y tendrau rydych wedi’u derbyn, ynghyd â’ch penderfyniad ynghylch pa un i’w dderbyn.

Nid oes angen i chi benodi'r contractwr, y cyflenwr na'r ymgynghorydd sy'n darparu'r dyfynbris isaf o reidrwydd. Wrth benderfynu pwy i'w benodi ar gyfer eich prosiect, dylech edrych ar y gwerth am arian cyffredinol y mae'r dyfynbris yn ei gynnig, a sgiliau, profiad a hyfywedd ariannol y contractwr, y cyflenwr neu'r ymgynghorydd.

Mewn rhai amgylchiadau, nid oes angen i chi ymgymryd â gweithdrefn dendro gystadleuol a gallwch wahodd un sefydliad yn unig i dendro. Dyma pryd:

• Mae cyfanswm pris y contract yn llai na £10,000.
• Mae cytundeb fframwaith ar waith i gyflenwi nwyddau, gwaith neu wasanaethau a oedd yn arfer bod yn destun tendrau cystadleuol, ac mae’r nwyddau neu’r gwasanaethau’n uniongyrchol berthnasol i gwmpas y gwaith prosiect sydd i’w gyflawni.
• Mae contract prosiect ar waith, a oedd yn arfer bod yn destun tendr cystadleuol, ac mae’n rhesymegol i ymestyn y contract i gwmpasu gwaith ychwanegol y prosiect. Yn yr achos hwn, rhaid i chi gadarnhau:
  • Yn achos gwaith cyfalaf, y gall prisiau’r rhan fwyaf o elfennau’r gwaith, gan gynnwys costau rhagarweiniol, gorbenion ac elw, gael eu cymhwyso’n uniongyrchol o’r contract presennol i’r gwaith newydd.
  • Bod y gwaith newydd yn llai o ran maint ac o fath tebyg i waith y prif gontract.
  • Ni fydd y contractwr yn hawlio cost amhariad neu estyniad i’r prif gontract os bydd y gwaith newydd yn cael ei gyflwyno.
  • Bod y contract presennol yn cyfyngu ar y gwaith a gyflawnir gan eraill.
• Mae’r nwyddau, y gwaith neu’r gwasanaethau sy’n ofynnol yn unigryw fel y’u hamlinellir mewn manyleb gofyniad heb ei frandio ac nid oes modd eu cael nhw o ffynonellau eraill trwy dendr cystadleuol.
• Gallwch ddangos eich bod wedi ceisio tendro’r nwyddau, y gwaith neu’r gwasanaethau yn agored a chystadleuol ond na chafwyd digon o ddiddordeb. Cafodd yr unig dendr a gyflwynwyd ei gyflwyno gan ddarparwr gwasanaethau a oedd yn credu ei fod yn gwneud hynny mewn cystadleuaeth ag eraill.
• Gwaith brys lle gellir dangos y byddai’r amser y mae’n ei gymryd i gael tendrau’n rhoi’r prosiect mewn perygl ac yn ychwanegu’n sylweddol at y costau yn y pen draw.
• Nid yw’r cwmni sy’n darparu’r tendr sengl yn gysylltiedig, naill ai drwy berchnogaeth neu drwy gysylltiadau teuluol, ag uwch gynrychiolwyr y derbynnydd grant.

Byddwn yn ei gwneud yn ofynnol hefyd i chi ystyried gwerthoedd cymdeithasol yn eich proses gaffael, gan gynnwys:

• cadwyni cyflenwi amrywiol
• gwell cyflogadwyedd a sgiliau
• cynhwysiant, iechyd meddwl a llesiant
• cynaliadwyedd amgylcheddol
• cadwyni cyflenwi cymuned ddiogel

Dylech sicrhau bod unrhyw gontractwr/cyflenwr/ymgynghorydd a allai gyfrannu at greu Allbynnau Digidol yn ymwybodol o'n gofyniad i brosiectau rannu'r rhain o dan Drwydded Creative Commons Attribution 4.0 International neu drwydded gyfatebol, a sicrhau bod gennych gytundeb i'r gwaith dilynol gael ei rannu fel hyn.

Lle nad yw hyn yn bosibl, rhaid i chi ofyn am gytundeb ysgrifenedig i wneud trefniadau amgen gyda ni, er enghraifft i ddefnyddio Trwydded Agored amgen, cyn cyhoeddi unrhyw gontract gwaith.

Recriwtio staff

Rhaid i bob swydd gael ei hysbysebu, gyda’r eithriadau canlynol:

• Os oes gennych chi aelod o staff cymwys ar eich cyflogres rydych chi’n ei symud i’r swydd a grëwyd gan eich Prosiect.
• Os oes gennych chi aelod staff cymwys ar eich cyflogres rydych chi’n cynyddu ei oriau fel y gall weithio ar y Prosiect. Yn yr achos hwn, byddwn yn ariannu cost ei oriau ychwanegol a dreulir ar y Prosiect a bydd angen i chi ddweud wrthym am y rôl y bydd yn ei chyflawni.

Efallai y byddwn yn gofyn am gael gweld tystiolaeth o’r weithdrefn recriwtio a ddilynwyd, felly cadwch y cofnodion hyn yn ddiogel.

Os ydych chi’n symud aelod o staff presennol i swydd a grëwyd gan y Prosiect, gallwn naill ai dalu am gost yr aelod o staff neu gost llenwi ei swydd wag, pa un bynnag yw’r lleiaf (ystyr swydd wag yw pan fydd gweithiwr cyflogedig yn cael swydd newydd a bod y swydd wag yn cael ei llenwi dros dro gan weithiwr cyflogedig arall).

Os hoffech chi benodi unrhyw aelodau staff newydd ar eich Prosiect sy’n gysylltiedig ag unrhyw aelodau staff yn eich sefydliad, er enghraifft, unrhyw ffrindiau agos, perthnasau neu gyn-aelodau staff, bydd angen i chi gael caniatâd ysgrifenedig gennym ni yn gyntaf.

Dylai pob cyflog fod yn seiliedig ar ganllawiau’r sector neu swyddi tebyg mewn mannau eraill.

Rydym wedi ymrwymo i sicrhau bod y sector treftadaeth yn gynhwysol ac yn gynaliadwy. Rhaid i chi ddefnyddio’r gyfradd Cyflog Byw (a Chyflog Byw Llundain lle bo hynny’n berthnasol) ar gyfer holl staff y Prosiect.

Cytuno ar eich Grant

Ar ôl i ni roi gwybod i chi am eich dyfarniad Grant, byddwch yn derbyn e-bost yn gofyn i chi fewngofnodi i'ch cyfrif ar-lein er mwyn cadarnhau a chytuno ar eich Grant. Cyfeirir at hyn fel y Cytundeb Cyfreithiol. Ar ôl i chi gwblhau proses y Cytundeb Cyfreithiol, byddwn yn gofyn i chi gyflwyno eich manylion banc er mwyn i ni allu talu eich Grant i chi.

Er mwyn cytuno i dderbyn y Grant, bydd angen i chi wneud y canlynol:

• Rhoi gwybod i ni a oes unrhyw newidiadau i'ch Prosiect ers cyflwyno'ch cais gwreiddiol, er enghraifft, newidiadau i bartneriaid neu gyfraniadau arian parod.
• Cadarnhau bod y manylion sydd gennym am eich prosiect yn gywir.
• Anfon unrhyw dystiolaeth newydd yn ymwneud â'ch prosiect, er enghraifft cyfraniadau arian parod, caniatâd neu drwyddedau.
• Darllen telerau ac amodau'r Grant a Thelerau Safonol y Grant.
• Darllen y canllawiau Derbyn Grant.
• Darparu manylion dau lofnodwr cyfreithiol ar gyfer eich sefydliad, fel y gallwn anfon dolen atynt i lawrlwytho, darllen, llofnodi a llwytho'r telerau ac amodau.

Bydd angen i chi anfon y canlynol hefyd:

• Prawf o gyfraniadau arian parod a/neu gynllun codi arian (gorfodol os yn berthnasol) 
• Prawf o berchnogaeth eiddo, gan gynnwys, er enghraifft, copïau diweddar o gofrestr teitlau'r Gofrestrfa Tir (gyda chynllun), prydlesi a thystiolaeth o unrhyw forgeisi presennol (gorfodol os yn berthnasol) ac ati.
• Prawf o unrhyw ganiatâd neu drwyddedau statudol angenrheidiol (gorfodol os yn berthnasol).

Rhaid cyflwyno'r Cytundeb Cyfreithiol o fewn tri mis i ddyddiad derbyn yr e-bost yn gofyn i chi gwblhau hyn. Os oes oedi sylweddol, mae'n bosibl y byddwn ni'n penderfynu tynnu'r cynnig Grant yn ôl.

Ar ôl i chi gwblhau'r Cytundeb Cyfreithiol, byddwch yn derbyn e-bost arall yn gofyn i chi ddarparu eich manylion banc a chopi o gyfriflen banc, slip talu i mewn neu siec ddiweddar.

Derbyn eich Taliad Grant

Ar ôl i chi gwblhau'r Cytundeb Cyfreithiol, byddwch yn derbyn e-bost arall yn gofyn i chi ddarparu eich manylion banc er mwyn i ni dalu eich Grant. Bydd angen copi o gyfriflen banc, slip talu i mewn neu siec ddiweddar arnom.

Rhaid i enw eich cyfrif banc gyfateb i enw'r sefydliad yn eich Cais.

Cyn i ni allu rhoi caniatâd i chi gychwyn eich prosiect a chyn rhyddhau eich Grant, bydd angen i chi gwblhau’r tasgau canlynol (os yn berthnasol) hefyd:

• Sicrhau’r holl gyllid partneriaeth (os nodir yn eich Cais).
• Cael caniatâd statudol, er enghraifft, cydsyniad neu gynneddf adeiladau rhestredig.
• Sicrhau unrhyw drwyddedau angenrheidiol, er enghraifft, trwydded madfallod y dŵr neu ystlumod.
• Sicrhau perchnogaeth Eiddo rhydd-ddaliad neu lesddaliad i fodloni ein gofynion – gweler Atodiad A.

Byddwn yn rhyddhau 100% o’ch Grant unwaith y bydd y Cytundeb Cyfreithiol wedi'i brosesu. Byddwn yn defnyddio'r wybodaeth sy'n cael ei darparu gennych gyda'r ffurflen hon i'n helpu i fonitro cynnydd a pherfformiad eich Prosiect.

Ein nod yw rhyddhau eich Grant o fewn 10 diwrnod gwaith i dderbyn eich ffurflen a’r dogfennau ategol. Yna, gallwch gychwyn ar eich Prosiect. Ni ddylech chi gychwyn unrhyw waith ar eich Prosiect hyd nes y byddwch chi wedi cael caniatâd ysgrifenedig gennym ni i wneud hynny. Os byddwch chi’n gwneud hynny, byddwch chi’n gwneud hynny ar eich menter eich hun.

Adroddiad Diwedd Grant

Ar ôl i chi orffen eich prosiect, bydd angen i chi gwblhau'r Adroddiad Diwedd Grant. Rydym yn argymell y dylech chi wneud hyn cyn gynted ag y gallwch chi grynhoi’r holl wybodaeth a thra bod y Prosiect yn dal i fod yn ffres yn eich meddwl.

Rhowch wybod i ni pan fyddwch wedi gorffen neu ar fin gorffen eich prosiect er mwyn i ni anfon yr Adroddiad Diwedd Grant atoch.

Bydd angen i chi anfon y canlynol hefyd:

• cofnod ffotograffig o'ch Prosiect (gorfodol)
• adroddiad gwerthuso (gorfodol)
• tystiolaeth eich bod wedi cydnabod eich grant (gorfodol)
• unrhyw ddogfennau perthnasol eraill megis tystiolaeth o ganiatâd statudol, trwyddedau neu gyllid partneriaeth newydd, cofnod o weithgareddau neu ddigwyddiadau, disgrifiadau swydd, CVs neu gontractau cyflogaeth (os yn berthnasol)

Mae'n bwysig bod dogfennau sy'n cael eu cyflwyno yn ddarllenadwy a bod ganddynt deitlau sy'n disgrifio eu cynnwys mewn modd defnyddiol.

Rhaid i chi anfon eich Adroddiad Diwedd Grant atom o fewn tri mis i gwblhau eich Prosiect ac erbyn Dyddiad Terfyn eich Grant. Os na fyddwn yn derbyn yr adroddiad o fewn yr amserlen hon, gallwn ofyn i chi ad-dalu eich Grant gan na fydd gennym unrhyw dystiolaeth bod y Prosiect wedi cael ei gyflawni.

Mae 'cwblhau' yn golygu:

• bod eich Prosiect wedi gorffen, a’ch bod wedi cyflawni eich Dibenion Cymeradwy
• eich bod wedi cydnabod eich Grant a hyrwyddo’r Loteri Genedlaethol
• eich bod wedi gwerthuso eich Prosiect a chreu adroddiad byr (hyd at 10 tudalen)
• eich bod yn gallu cyflenwi ffotograffau (JPEGs) o’r Prosiect a phrawf o gydnabyddiaeth o’n cyllid

Rhoi’r newyddion diweddaraf i ni am eich Prosiect

Ar ôl i ni gadarnhau bod gennych chi ganiatâd i gychwyn eich Prosiect, nid oes angen i chi gyflwyno unrhyw ffurflenni eraill hyd nes y byddwch chi wedi cwblhau eich Prosiect. Rhaid i chi gyflwyno eich Adroddiad Diwedd Grant o fewn tri mis i gwblhau eich Prosiect ac erbyn Dyddiad Terfyn eich Grant.

Fodd bynnag, rhaid i chi gysylltu â ni cyn gynted â phosibl ynglŷn ag unrhyw broblemau neu faterion sylweddol (er enghraifft, materion a allai arwain at newidiadau mewn costau, oedi difrifol neu fethu â chyflawni’r Dibenion Cymeradwy a’r Canlyniadau) sy’n codi yn ystod eich Prosiect fel y gallwn ni ymateb a’ch cynorthwyo chi fel sy’n briodol. Rhowch wybod i ni ymlaen llaw am unrhyw ddigwyddiadau a rhowch y newyddion diweddaraf i ni am unrhyw lwyddiannau a straeon newyddion da.

Newidiadau i'r prosiect

Ni allwch newid Dibenion Cymeradwy eich Prosiect heb ganiatâd ysgrifenedig ymlaen llaw gennym ni. Os ydych chi eisiau i ni ystyried unrhyw newidiadau i’ch Dibenion Cymeradwy, rhaid i chi anfon manylion ysgrifenedig am y rhesymau dros y cais ac esbonio sut y bydd yn effeithio ar:

• ansawdd a Chanlyniadau eich Prosiect
• cost eich Prosiect
• yr amser rydych chi ei angen i gwblhau eich Prosiect
• hyfywedd eich Prosiect yn y dyfodol

Rhaid i unrhyw newidiadau y cytunir arnynt gyda ni fod yn ysgrifenedig a chael eu hadrodd yn eich Adroddiad Diwedd Grant hefyd.

Oedi i'r amserlen

Os ydych chi'n meddwl na fyddwch chi’n gallu cwblhau eich Prosiect cyn Dyddiad Terfyn eich Grant, cysylltwch â ni fel y gallwn ni drafod y mater gyda chi. Rydym yn ceisio bod yn hyblyg ond ni allwn warantu estyniad ac nid ydym yn disgwyl i’ch Prosiect gymryd mwy na dwy flynedd i’w gwblhau o’r dyddiad y gwnaethoch chi gwblhau eich Cytundeb Cyfreithiol.

Newidiadau yn y gyllideb

Os ydych chi angen symud arian rhwng y penawdau cost yn eich Cais er mwyn cyflawni eich Dibenion Cymeradwy, rhaid i chi ddangos sut mae’r newidiadau hyn wedi eich helpu i gyflawni eich Prosiect yn eich Adroddiad Diwedd Grant. Cysylltwch â ni ymlaen llaw os ydych chi eisiau trafod unrhyw newidiadau sylweddol.

Os byddwch chi’n gwario llai na’ch costau cytunedig a’ch bod yn cwblhau eich Prosiect heb wario’r gyllideb i gyd, bydd angen i chi ddychwelyd unrhyw gyllid Grant sydd heb ei wario wrth gwblhau eich Adroddiad Diwedd Grant.

Os bydd cyfanswm costau’r Prosiect yn cynyddu yn ystod y Prosiect, dim ond o dan amgylchiadau eithriadol y byddwn yn ystyried cynyddu eich Grant. Yn yr achos hwn, bydd rhaid i chi ddarparu mwy o wybodaeth.

Prosiectau sydd ddim yn gwario eu holl arian

Os byddwch chi’n gwario llai na’ch costau cytunedig a’ch bod yn cwblhau eich Prosiect heb wario’r gyllideb i gyd, bydd angen i chi ddychwelyd unrhyw gyllid Grant sydd heb ei wario atom. Bydd hyn yn cael ei gyfrifo yn seiliedig ar gostau cyffredinol eich Prosiect a Chanran y Grant.

Enghraifft ymarferol:

• Cyfanswm costau’r Prosiect yw £8,000; mae eich sefydliad yn cyfrannu £800 o’ch cronfeydd wrth gefn a’ch Grant yw £7,200. Felly, Canran y Grant yw 90% (eich Grant wedi’i rannu gyda chyfanswm costau’r Prosiect).

Os byddwch chi’n cwblhau eich Prosiect heb wario’r gyllideb i gyd, bydd angen i chi ddychwelyd rhan o’ch Grant i ni yn seiliedig ar Ganran y Grant.

Enghraifft ymarferol:

• Os mai cyfanswm gwariant y Prosiect yw £7,500, yna yn seiliedig ar Ganran Grant o 90%, byddai eich Grant yn cael ei addasu i £6,750. Felly, byddai angen i chi ddychwelyd £450 atom trwy drosglwyddiad BACS (e-bostiwch ni i gael ein manylion banc).

Dyddiad Cwblhau'r Prosiect a Hyd Contract y Grant

Ar ddiwedd eich Prosiect, byddwn yn anfon gohebiaeth atoch i roi gwybod i chi ein bod wedi derbyn yr holl ddogfennau angenrheidiol i gofnodi bod eich Prosiect wedi'i gwblhau. Dyddiad ffurfiol Cwblhau'r Prosiect yw'r dyddiad a ddangosir yn yr ohebiaeth hon.

Mae eich Contract Grant yn nodi am ba hyd y bydd Contract y Grant yn berthnasol i’ch Prosiect, ac felly am ba hyd y bydd rhaid i chi gyflawni ymrwymiadau parhaus eich Prosiect. Mae’r rhain yn cychwyn ar ôl i ni brosesu eich Cytundeb Cyfreithiol a gallant bara sawl blwyddyn ar ôl i chi gwblhau eich Prosiect, gan ddibynnu ar natur eich Prosiect.

• Gweithgarwch (er enghraifft arddangosfa a/neu ddigwyddiad heb unrhyw Allbynnau Digidol): mae Contract y Grant yn dod i ben ar Ddyddiad Cwblhau’r Prosiect.
• Cyfalaf (er enghraifft, gwaith adeiladu neu adfer newydd): pum mlynedd ar ôl Dyddiad Cwblhau'r Prosiect.
• Allbynnau Digidol (er enghraifft, creu gwefan): pum mlynedd ar ôl Dyddiad Cwblhau'r Prosiect.
• Caffael: os yw eich Prosiect yn cynnwys prynu eitem dreftadaeth, tir neu adeilad, bydd telerau Contract y Grant yn para am gyfnod amhenodol. Os byddwch chi eisiau cael gwared ar yr hyn rydych chi wedi’i brynu yn y dyfodol, rhaid i chi ofyn am ein caniatâd ac efallai y byddwn yn hawlio eich Grant i gyd, neu ran ohono, yn ôl (mae mwy o wybodaeth yn Atodiad A).

Bydd oedi o ran cyflwyno eich Adroddiad Diwedd Grant yn ymestyn hyd Contract y Grant.

Atodiad A: Perchnogaeth eiddo

Perchnogaeth eiddo

Os bydd eich Cais yn llwyddiannus, rydym yn disgwyl mai chi sy'n berchen ar unrhyw Eiddo (tir, adeiladau, eitemau treftadaeth neu eiddo deallusol) y byddwch yn gwario eich Grant arno. Os na fyddwch yn bodloni ein gofynion perchnogaeth, bydd angen i chi wella eich hawliau (er enghraifft, trwy newid neu ymestyn prydles) neu byddwn yn ei gwneud hi’n ofynnol i’r perchennog fod yn rhan o Gontract y Grant.

Ar gyfer Prosiectau Cyfalaf sy'n cynnwys gwaith i adeilad neu dir

Rydym yn disgwyl i’r rhydd-ddaliad fod yn eiddo i chi, ond os nad yw’r rhydd-ddaliad yn eiddo i’ch sefydliad chi, byddwch angen prydles sydd ag o leiaf bum mlynedd yn weddill arni ar ôl Dyddiad Cwblhau’r Prosiect. Fel arall, bydd angen i’r perchennog fod yn dderbynnydd grant ar y cyd neu lofnodi llythyr ffurfiol y byddwn yn ei baratoi yn cytuno i gydymffurfio â thelerau Contract y Grant.

Ar gyfer caffaeliadau

Os yw eich Prosiect yn cynnwys prynu tir neu adeiladau, rhaid i chi eu prynu nhw trwy rydd-ddaliad neu gyda phrydles sydd ag o leiaf 99 mlynedd yn weddill arni ar ôl Dyddiad Cwblhau’r Prosiect, a bydd Contract y Grant yn para am gyfnod amhenodol. Ni allwn ariannu unigolion preifat na sefydliadau masnachol ‘sy’n gwneud elw’ i brynu adeiladau neu dir.

Eitemau treftadaeth

Ar gyfer Prosiectau sy’n ymwneud â phrynu eitem dreftadaeth neu wneud gwaith cadwraeth ar eitem dreftadaeth (er enghraifft, trên stêm neu beintiad), rydym yn disgwyl i chi brynu neu fod yn berchen ar yr eitem yn ei chyfanrwydd. Ni allwn ariannu unigolion preifat na sefydliadau masnachol ‘sy’n gwneud elw’ i brynu eitemau treftadaeth.

Os ydych chi’n benthyca eitem(au) fel rhan o’r Prosiect (er enghraifft, ar gyfer arddangosfa) a gofynnir i chi gyfrannu at y costau cadwraeth, efallai y byddwn yn derbyn y gost hon os yw’n rhan fach o’ch Prosiect. Efallai y bydd angen i berchnogion yr eitem(au) fod yn rhan o Gontract y Grant os dyfernir Grant. Cysylltwch â ni i siarad am hyn os ydych chi'n meddwl y bydd hyn yn berthnasol i’ch Prosiect.

Allbynnau Digidol

Os ydych chi’n creu allbynnau digidol fel rhan o’ch Prosiect, rydym yn disgwyl mai chi sy'n berchen ar hawlfraint yr holl ddeunydd digidol neu fod gennych gytundeb ffurfiol gyda pherchennog yr hawlfraint i ddefnyddio’r deunydd ac i fodloni ein gofynion.

Atodiad B: rhestr termau

Cais – eich ffurflen gais wedi’i chwblhau ac unrhyw ddogfennau neu wybodaeth rydych yn eu hanfon atom gyda’ch cais am Grant.

Canllaw ar Wneud Cais – y ddogfen sy'n amlinellu cwmpas y rhaglen a sut i wneud cais.

Dibenion Cymeradwy – mae’r Dibenion Cymeradwy yn crynhoi’r Prosiect a ddisgrifir yn eich Cais.

Cyllidwr – Ymddiriedolwyr Cronfa Goffa’r Dreftadaeth Genedlaethol sy’n gweinyddu Cronfa Dreftadaeth y Loteri Genedlaethol.

Grant – y swm rydym wedi’i ddyfarnu i chi ar gyfer eich Prosiect.

Contract y Grant – yn cynnwys:

• ‘Gwirio manylion eich Prosiect’
• Telerau ac Amodau
• unrhyw Amodau Grant Ychwanegol, os yn berthnasol
• Telerau Safonol y Grant
• Canllaw Derbyn Grant
• eich Cais

Dyddiad Terfyn y Grant – y dyddiad terfynol ar gyfer cwblhau’r Prosiect.

Canran y Grant – y Grant wedi’i rannu â chyfanswm costau’r Prosiect.

Cytundeb Cyfreithiol – y broses y mae'n rhaid i chi ei chwblhau i gadarnhau a chytuno ar eich Grant. Mae hyn yn cynnwys cadarnhau manylion eich Prosiect (gan gynnwys y Grant, y Dibenion Cymeradwy a Dyddiad Terfyn y Grant) a chytuno ar Gontract y Grant.

Trwydded agored – mae trwydded agored yn rhoi caniatâd i gyrchu, ailddefnyddio ac ailddosbarthu gwaith gydag ychydig o gyfyngiadau, neu ddim cyfyngiadau. Mae amrywiaeth o drwyddedau agored ar gael, ond y drwydded agored ddiofyn sydd ei hangen yw'r drwydded Creative Commons Attribution 4.0 International (CC BY 4.0), neu drwydded gyfatebol.

Canlyniadau – rydym yn disgrifio’r gwahaniaeth rydym eisiau ei wneud gyda’n cyllid trwy gyfres o naw Canlyniad. Mae canlyniadau’n newidiadau, effeithiau neu fuddiannau sy’n digwydd o ganlyniad uniongyrchol i’ch Prosiect. Bydd pob un o’r Prosiectau rydym yn eu hariannu’n cyflawni un neu fwy o’r Canlyniadau hyn.

Prosiect – y dibenion rydym wedi’u cymeradwyo fel y’u hamlinellir yn y Cais. Bydd y rhain yn ystyried unrhyw newidiadau a gytunwyd gennym ni a gennych chi yn ysgrifenedig hyd at ddyddiad ein penderfyniad i ddyfarnu’r Grant i chi ac unrhyw newidiadau rydym yn dweud wrthych amdanynt yn y Cytundeb Cyfreithiol. Weithiau, disgrifir y dibenion hyn fel Dibenion Cymeradwy ac maent yn cynnwys cael a defnyddio cyllid partneriaeth fel yr amlinellir yn y Cais a sut y gwnaethoch chi ddweud y byddech yn defnyddio’r Eiddo (os o gwbl).

Dyddiad Cwblhau'r Prosiect – dyddiad y llythyr rydym yn ei anfon atoch yn rhoi gwybod i chi ein bod wedi cofnodi bod y Prosiect wedi ei gwblhau. Noder y bydd y dyddiad hwn ar ôl y dyddiad y byddwch wedi cwblhau’r holl waith ar y Prosiect.

Eiddo – tir, adeiladau, eitemau treftadaeth neu eiddo deallusol a fydd yn elwa o'ch Grant.

Rydym, ni, ein – y Cyllidwr.

Chi, eich – Derbynnydd y Grant.

Diweddariadau i'r canllawiau

Byddwn yn adolygu’r canllawiau hyn yn rheolaidd ac yn ymateb i adborth defnyddwyr. Rydym yn cadw’r hawl i wneud newidiadau yn ôl y gofyn. Byddwn yn rhoi gwybod am unrhyw newidiadau cyn gynted â phosibl drwy’r dudalen we hon.

Newidiadau

13 Ebrill 2023: Golygwyd y canllawiau hyn yn sylweddol er mwyn sicrhau eu bod yn cefnogi defnyddwyr ein system rheoli grantiau newydd. Mae'r hen system wedi cau bellach.

Mae'r diweddariadau hyn yn cynnwys:

• dileu testun sy'n gysylltiedig â'r hen system rheoli grantiau, gan gynnwys pa gamau y dylai defnyddwyr eu cymryd i gwblhau ein hen ffurflenni cais
• dileu prosesau a oedd yn ymwneud â'n hen system, er enghraifft postio llythyrau hysbysiad am grantiau
• diweddaru iaith a therminoleg fel eu bod yn cyfateb i'n system newydd