Diweddarwyd y dudalen ddiwethaf: 20 Mai 2024. Gweld pob diweddariad.

Cyflwyniad

Ar ôl i grant gael ei ddyfarnu i chi, mae'n bwysig deall y camau nesaf y mae'n rhaid i chi eu cymryd. Mae’r arian y byddwch yn ei dderbyn yn arian cyhoeddus gan chwaraewyr y Loteri Genedlaethol, ac mae'n ddyletswydd arnom i sicrhau y caiff ei reoli mewn ffordd atebol.

Trwy ddarllen a deall y gofynion a amlinellir yn yr arweiniad hwn, eich cais wedi'i gwblhau, yr arweiniad ymgeisio a'r telerau ac amodau (gan gynnwys ein diffiniadau), gallwch fod yn siŵr y bydd eich prosiect yn cydymffurfio â'n gofynion.  

Ar ôl darllen y dogfennau hyn, os oes gennych gwestiynau neu bryderon sydd heb eu hateb, cysylltwch â ni am gefnogaeth bellach. Eich pwynt cyswllt cyntaf â Chronfa Treftadaeth y Loteri Genedlaethol yw eich Rheolwr Buddsoddi

Mae'r holl arweiniad ar gael yn adrannau Ariannu ac Arweiniad arfer da y wefan.

Llinell amser y prosiect

1. cytunwch i'ch telerau grant o fewn chwe mis o'r dyddiad y gwnaethoch dderbyn yr e-bost yn gofyn i chi wneud hynny
2. cyflwynwch weithgaredd eich prosiect
3. cyflwynwch yr adroddiad cwblhau o fewn tri mis i gwblhau eich prosiect
4. cydymffurfiwch â'r telerau y cytunwyd arnynt am gyfnod eich contract grant, hyd at 20 mlynedd

Cytuno i'r telerau ac amodau

Unwaith y byddwn wedi dweud wrthych bod grant wedi'i ddyfarnu i chi, byddwch yn derbyn e-bost yn eich gwahodd i fewngofnodi i'ch cyfrif ar-lein i wirio a chytuno i fanylion eich prosiect a llofnodi telerau ac amodau eich grant.

I gytuno i'r grant, bydd angen i chi:

• wirio bod y manylion sydd gennym am eich prosiect yn gywir 
• anfon unrhyw dystiolaeth newydd ar gyfer eich prosiect atom, er enghraifft cyfraniadau arian parod, caniatadau neu drwyddedau
• ddweud wrthym a fu unrhyw newidiadau sylweddol i'ch prosiect ers i chi gyflwyno eich cais, er enghraifft newidiadau i bartneriaid y prosiect neu gyfraniadau arian parod
• rhoi manylion dau lofnodai cyfreithiol ar gyfer eich sefydliad i ni, fel y gallwn anfon dolen atynt i lawrlwytho, darllen, llofnodi ac uwchlwytho’r telerau ac amodau. Os mai chi yw'r llofnodwr cyfreithiol ar gyfer eich sefydliad, byddwch yn cael eich tywys yn syth i'r broses telerau ac amodau yn y cam hwn heb fod angen e-bost. 
• lawrlwytho, darllen a llofnodi'r telerau ac amodau

Bydd angen hefyd i chi anfon y canlynol atom, os yn berthnasol:

• prawf o berchnogaeth ar eiddo gan gynnwys, er enghraifft, copïau diweddar o gofrestr teitl y Gofrestrfa Tir (gyda chynllun), lesau a thystiolaeth o unrhyw forgeisi presennol
• cynllun prosiect a chofrestr risgiau wedi'u diweddaru os bu newidiadau sylweddol i'ch prosiect ers i chi wneud eich cais am grant
• rhagolwg llif arian parod y prosiect, yn dangos pryd y disgwyliwch dderbyn unrhyw gyfraniadau arian parod a thaliadau grant
• strwythur rheoli prosiect a dulliau o ddewis ymgynghorwyr, contractwyr a chyflenwyr

Cyn i ni allu prosesu eich telerau ac amodau, bydd angen i chi fod wedi gwneud y canlynol, os yn berthnasol:

• sicrhau'r holl gyfraniadau arian parod, caniatadau statudol ac unrhyw drwyddedau angenrheidiol
• bodloni ein gofynion o ran perchnogaeth

Rhaid i chi gyflwyno'r wybodaeth hon o fewn chwe mis i dderbyn yr e-bost.

Er bod gennym gontract safonol ar gyfer y rhan fwyaf o brosiectau, mae'n bosibl y byddwn yn amrywio ein prosesau a’n telerau gan ddibynnu ar amgylchiadau penodol eich prosiect. Os yn berthnasol, byddwch yn cael gwybod am unrhyw delerau ychwanegol yn y cam hwn.

Unwaith y byddwn wedi prosesu’r wybodaeth rydych wedi'i darparu, byddwn yn cadarnhau hyn i chi mewn e-bost. Yna gallwch chi ddechrau gweithio ar eich prosiect. Ni ddylech ddechrau unrhyw waith ar eich prosiect hyd nes y byddwch wedi derbyn caniatâd ysgrifenedig gennym i wneud hynny. Os byddwch yn dechrau unrhyw waith cyn cael y caniatâd hwn, fe fydd ar eich menter eich hun.  

Sut y byddwn yn talu eich grant

Ar ôl i chi gytuno i delerau'r grant, gofynnir i chi fewngofnodi i'ch cyfrif ar-lein i ddarparu eich manylion banc.  

Unwaith y byddwch wedi darparu eich manylion banc a'u bod wedi'u gwirio gennym, mae'r taliad cyntaf yn cael ei brosesu a thelir 50% o'r grant i'r cyfrif banc y gwnaethoch ddarparu manylion amdano.

Ar ôl i chi wario'r 50% cyntaf o gostau eich prosiect, byddwch yn gallu cyflwyno cais am daliad ar-lein am y 30% nesaf o'ch grant. Rhaid i chi ddarparu tystiolaeth i ddangos sut y gwariwyd y 50% cyntaf o gostau eich prosiect.  

Byddwn yn talu'r 20% sy'n weddill o'ch grant mewn ôl-ddyledion unwaith y byddwch wedi gwario holl gostau eich prosiect. Rhaid i chi gyflwyno cais am daliad terfynol a thystiolaeth i ddangos sut y gwariwyd y taliad blaenorol o 30% o'ch grant. Rhaid i chi hefyd ddarparu'r adroddiad cwblhau, gwerthusiad a thystiolaeth o gydnabod y grant fel y cytunwyd yn eich contract.  

Unwaith y byddwch wedi gwneud eich cais am daliad terfynol, ni fyddwn yn derbyn unrhyw geisiadau pellach am daliadau gennych. Dylech felly gytuno ar eich cyfrifon terfynol gyda'ch contractwyr a'ch cyflenwyr cyn i chi wneud cais am y taliad grant terfynol.

Os yw eich prosiect yn ymwneud â chaffael treftadaeth, byddwn yn talu swm llawn y grant sydd ei angen ar gyfer y pryniant mewn un taliad.

Anelwn at ryddhau pob taliad grant o fewn 10 diwrnod gwaith ar ôl derbyn cais am daliad a'r dogfennau ategol gofynnol.  

Os byddwch yn gwario llai na'ch costau cytunedig a bod eich prosiect yn cael ei gwblhau o dan y gyllideb, bydd angen i chi ddychwelyd unrhyw arian gan y grant Loteri Genedlaethol a dalwyd i chi nad ydych wedi'i wario. Byddwn yn cytuno â chi ar y swm sydd i'w ddychwelyd fel rhan o gwblhau eich prosiect.  

Cwblhau eich prosiect

Rhaid i chi gyflwyno adroddiad cwblhau o fewn tri mis i gwblhau eich prosiect. Efallai y byddwn hefyd yn gofyn am ddiweddariadau ychwanegol ar eich cynnydd yn ystod oes eich prosiect. Byddwn yn eich hysbysu am yr amlder sy'n eich cefnogi orau ac sy'n adlewyrchu risg y prosiect.

Byddwch yn derbyn dyddiad dod i ben y grant sy'n seiliedig ar amserlen y prosiect y gwnaethoch ei nodi yn eich cais. Rhaid i chi gwblhau eich prosiect ac anfon eich adroddiad cwblhau atom erbyn dyddiad dod i ben y grant.

Os byddwch yn profi oedi wrth gyflwyno'ch prosiect, gallwch ofyn am estyniad i ddyddiad dod i ben y grant. Ni allwn warantu estyniad, ac os bydd eich prosiect yn cymryd mwy nag uchafswm o bum mlynedd i’w gwblhau o’r dyddiad y gwnaethoch gytuno i delerau’r grant, mae'n bosibl y byddwn yn cau eich grant ac yn gofyn am ad-daliad o'r cyfan neu ran o'r arian y gwnaethoch ei dderbyn.

Mae hyd yr amser y mae telerau eich contract grant yn berthnasol yn dibynnu ar y gweithgareddau craidd a gyflawnir yn eich prosiect.

Ar gyfer prosiectau sy'n seiliedig ar weithgareddau, er enghraifft arddangosfa neu ddigwyddiad heb unrhyw allbynnau digidol neu waith cyfalaf, daw'r telerau ac amodau i ben ar ddyddiad cwblhau'r prosiect.

Ar gyfer prosiectau sy'n creu allbynnau digidol, er enghraifft creu gwefan, mae'r telerau ac amodau'n berthnasol tan bum mlynedd ar ôl dyddiad cwblhau'r prosiect. Os yw'r ymgeisydd arweiniol yn berchennog preifat ar dreftadaeth, bydd y telerau'n berthnasol am 10 mlynedd o ddyddiad cwblhau'r prosiect.

Ar gyfer prosiectau cyfalaf, er enghraifft adeiladu o'r newydd neu waith adfer, mae'r telerau'n berthnasol tan bum mlynedd ar ôl dyddiad cwblhau'r prosiect. Os ydych yn unigolyn preifat neu'n sefydliad masnachol er-elw, bydd y telerau ac amodau'n berthnasol am 10 mlynedd ar ôl dyddiad cwblhau'r prosiect.

Os yw eich prosiect yn ymwneud â phrynu eitem treftadaeth, tir neu adeilad, bydd y telerau ac amodau'n berthnasol am gyfnod amhenodol. Os, yn y dyfodol, y byddwch am werthu, dinistrio neu waredu'r hyn yr ydych wedi'i brynu, rhaid i chi ofyn am ein caniatâd a gallwn hawlio'ch grant cyfan neu ran ohono'n ôl neu ofyn am gyfran o'r enillion yn gymesur â swm y grant Gallwch ddod o hyd i ragor o wybodaeth am gaffael adeiladau, tir neu eitemau treftadaeth yn yr arweiniad ymgeisio.  

Pan fyddwn wedi derbyn yr holl ddogfennaeth angenrheidiol i gofnodi bod eich prosiect wedi'i gwblhau, byddwn yn cadarnhau hyn gyda chi. Gelwir hyn yn ddyddiad cwblhau'r prosiect.

Wrth gwblhau rydym yn golygu:

• bod eich prosiect wedi'i orffen, a'ch bod wedi cyflawni'ch dibenion cymeradwy
• rydych wedi cydnabod eich grant yn briodol
• rydych wedi gwerthuso eich prosiect a chyflwyno adroddiad cwblhau
• gallwch ddarparu ffotograffau digidol manylder uchel sy'n dogfennu eich prosiect
• os oedd eich prosiect yn cynnwys gwaith cyfalaf, rydych wedi darparu tystysgrif cwblhau ymarferol
• os yn berthnasol, rydych wedi rhestru allbynnau digidol y prosiect a darparu cyfeiriad gwe (URL) y wefan neu wefannau lle gellir cael mynediad iddynt
• os yn berthnasol, rydych wedi ffeilio’ch cynllun cadwraeth gyda’r llyfrgell gyhoeddus, archif a/neu gronfa ddata berthnasol, ac wedi rhannu’r manylion gyda’ch Rheolwr Buddsoddi

Byddwn yn parhau i gadw mewn cysylltiad â chi o bryd i'w gilydd ar ôl i'r prosiect gael ei gwblhau gan gynnwys drwy ein harolygon cwsmeriaid.

Gweithio gyda ni

Rydym yn eich annog i gadw mewn cysylltiad â ni, fel y gallwn glywed am y pethau rydych yn eu cyflawni drwy gydol eich prosiect.  

Er nad yw bob amser yn bosibl i ni ymweld neu gwrdd â’r sefydliadau a ariannwn, gofynnir i chi ein gwahodd i ddigwyddiadau ac agoriadau prosiect allweddol a byddwn yn ceisio anfon cynrychiolydd lle bo modd.

Rydym yn deall y gall problemau neu faterion arwyddocaol godi yn ystod prosiect. Gallai hyn gynnwys unrhyw broblemau o fewn eich sefydliad, newidiadau i gostau'r prosiect, oedi difrifol, methiant i gyflawni eich dibenion cymeradwy neu gyflwyno yn erbyn ein hegwyddorion buddsoddi. Rhaid i chi gysylltu â ni cyn gynted â phosibl, fel y gallwn ymateb a'ch cefnogi fel y bo'n briodol.

Disgwyliwn i chi ymateb yn brydlon i unrhyw geisiadau am wybodaeth ac i drafod unrhyw newidiadau sylweddol i'ch prosiect gyda ni. Byddwn yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i chi am unrhyw newidiadau i bolisi neu arferion grant y Loteri Genedlaethol a allai effeithio ar eich ariannu.

Ni allwch newid dibenion cymeradwy eich prosiect heb gael ein cydsyniad ysgrifenedig ymlaen llaw. Os ydych am i ni ystyried unrhyw newidiadau i’ch dibenion cymeradwy, rhaid i chi anfon manylion ysgrifenedig y rhesymau dros y cais ac esbonio sut y bydd yn effeithio ar:

• ansawdd eich prosiect
• cost eich prosiect
• yr amser sydd ei angen arnoch i gwblhau eich prosiect
• hyfywedd eich prosiect yn y dyfodol

Mae'n bosibl wedyn y byddwn yn ailasesu'r prosiect neu'n cymryd unrhyw gamau eraill yr ystyriwn eu bod yn angenrheidiol. Efallai y byddwn yn penderfynu rhoi caniatâd ar gyfer y newid dim ond os byddwch yn cytuno i delerau ac amodau ychwanegol fel y bo angen.

Rhaid i unrhyw newidiadau y cytunir arnynt gyda ni fod yn ysgrifenedig a dylid eu hadrodd hefyd yn eich diweddariadau prosiect ac/neu adroddiad cwblhau fel y bo'n berthnasol

Os oes angen i chi wneud mân newidiadau i'r gyllideb a symud arian rhwng y penawdau cost a ddarparwyd yn eich cais er mwyn cyflawni eich dibenion cymeradwy, gallwch adrodd ar hyn yn eich diweddariad prosiect. Rhaid i chi ddangos sut mae'r newidiadau hyn wedi eich helpu i gyflwyno eich Prosiect.

Rhaid i chi gysylltu â ni ymlaen llaw os ydych am gynnig unrhyw newidiadau sylweddol i'r penawdau costau hyn ac ar gyfer unrhyw wariant mawr o'ch cyllideb wrth gefn.

Os bydd cyfanswm cost y prosiect yn cynyddu yn ystod y prosiect, dim ond mewn amgylchiadau eithriadol y byddwn yn ystyried cynyddu eich grant. Yn yr achos hwn bydd yn rhaid i chi ddarparu gwybodaeth bellach a gaiff ei hadolygu ar sail yr achos unigol.

Diweddariadau prosiect

Wrth gytuno i delerau ac amodau eich grant, byddwn yn rhoi gwybod i chi faint o ddiweddariadau prosiect y disgwyliwn i chi eu darparu yn ystod cyfnod cyflwyno'ch prosiect.

Gan ddefnyddio'r diweddariadau hyn, byddwn yn monitro cynnydd eich prosiect i gadarnhau ei fod yn cyflwyno'r prosiect a fanylwyd yn eich cais a'r dibenion cymeradwy a nodir yn eich contract grant.

Dylai eich diweddariadau prosiect gynnwys y canlynol:

• ffotograffau yn dangos cynnydd eich prosiect (gorfodol)
• cofnod o weithgareddau neu ddigwyddiadau rydych wedi’u trefnu (gorfodol)
• disgrifiadau swydd/manylion recriwtio (gorfodol os yn berthnasol)
• adroddiadau caffael (gorfodol os yn berthnasol)
• cynnydd o ran cyrraedd cerrig milltir allweddol, er enghraifft penodi contractwyr neu staff
• materion yn codi er mwyn i ni allu ymateb a'ch cefnogi fel y bo'n briodol

Bydd angen i chi fewngofnodi i'ch cyfrif ar-lein a dewis y prosiect yr hoffech roi diweddariad ar ei gyfer. Yna bydd angen i chi ateb cyfres o gwestiynau i roi diweddariad ar sut gynnydd y mae eich prosiect yn ei wneud.  

Ar ôl i chi ddarparu'r wybodaeth hon ac uwchlwytho unrhyw dystiolaeth ategol, byddwch yn gallu cyflwyno eich diweddariad prosiect.

Byddwch hefyd yn gallu cyflwyno cais am daliad os oes angen.  

Darparu tystiolaeth o wariant

Rhaid i chi ddarparu anfonebau ar gyfer yr holl wariant dros £500. Dylai pob anfoneb a gyflwynir i ni fod ar gyfer gwaith cymwys tuag at y prosiect rydym wedi cytuno i'w hariannu. Dylent fod yn glir, yn ddarllenadwy a heb gael eu difrodi na'u hystrywio.

Dylai'r anfoneb gael ei chyfeirio at y sefydliad sy'n cyflwyno'r cais am daliad.

Rhaid i anfonebau gynnwys:

• rhif anfoneb
• dyddiad y cawsant eu codi
• dyddiad y disgwylir y taliad a'r telerau talu
• sut mae'r taliad i gael ei wneud ac i bwy
• manylion cwmni, gan gynnwys enw, cyfeiriad, cyfeiriad e-bost, rhif ffôn, rhif cwmni, rhif cofrestru TAW (os yn gofrestredig ar gyfer TAW)
• disgrifiad o'r gwasanaethau a ddarparwyd
• y swm gros (heb TAW), TAW os yn gofrestredig ar gyfer TAW a'r (cyfanswm) net sy'n ddyledus

Gallwch ddarparu tabl ar wahân yn manylu ar gostau o dan £500, gan gynnwys y cyfanswm hwn fel un llinell gwariant yn eich cais am daliad.

Dylid dangos tystiolaeth o gostau cyflog trwy ddarparu slipiau cyflog neu lythyr wedi'i lofnodi gan aelod o'ch sefydliad sydd ag awdurdod ariannol.

Os yw eich prosiect yn ymwneud â chaffael treftadaeth, bydd angen i chi ddarparu anfoneb i ni am y pris prynu llawn.

Dylid adrodd am yr holl arian grant a wariwyd ar y prosiect yn erbyn y penawdau cost yn eich cais.

Ni allwn dalu costau TAW y gallwch ei adennill. Eich cyfrifoldeb chi yw ceisio cyngor priodol ynghylch adennill TAW.

Os bydd eich statws TAW yn newid yn ystod eich prosiect, byddwn yn lleihau ein cyfraniad at y costau os ydych wedi llwyddo i hawlio'r TAW yn ôl.

Grantiau cymunedol

Fel rhan o’ch prosiect, efallai eich bod wedi gofyn i ni gyfrannu tuag at gronfa o arian y gallwch ei defnyddio i ariannu grwpiau neu sefydliadau eraill, yr ydym yn eu galw’n dderbynyddion grantiau cymunedol, i gwblhau darnau o waith a fydd yn cyfrannu at nodau cyffredinol eich prosiect. Mae hwn yn cael ei alw'n grant cymunedol.

Cyn i chi lansio eich cynllun grant cymunedol, bydd angen i chi anfon manylion atom am eich prosesau ymgeisio, gwneud penderfyniadau a monitro cynnydd. Dylid anfon hwn at eich Rheolwr Buddsoddi a fydd yn ei adolygu a'i gymeradwyo.  

Wrth wneud cais am daliad i ni, rhaid i chi gynnwys rhestr o dderbynyddion grant cymunedol fel tystiolaeth o wariant. Rhaid i'r rhestr gynnwys faint a ddyfarnwyd i bob grantï, dyddiad y penderfyniad i ddyfarnu'r grant, a rhaid iddi gael ei llofnodi gan ddau berson o'ch panel penderfyniadau grant cymunedol.  

Chi sy'n gyfrifol am fonitro cynnydd grantiau cymunedol a sicrhau cydymffurfiaeth â'r telerau yr ydych wedi cytuno iddynt yn ystod eich cais am brosiect. Bydd angen i chi benderfynu sut y byddwch yn cadw mewn cysylltiad â phob derbynnydd grant cymunedol a pha wybodaeth yr hoffech ei gweld ganddynt. Gall hyn fod yn gymesur gan ddibynnu ar faint y grant ac am beth y cafodd ei ddyfarnu.  

Dylech ddweud wrthym sut mae'r cynllun grant cymunedol yn dod yn ei flaen yn eich diweddariadau prosiect i ni a gwerthuso effeithiolrwydd cyffredinol grantiau cymunedol o fewn eich prosiect yn eich adroddiad cwblhau.

Diweddariadau i'r arweiniad

Byddwn yn adolygu'r arweiniad hwn yn rheolaidd ac yn ymateb i adborth gan ddefnyddwyr. Rydym yn cadw'r hawl i wneud newidiadau fel y bo angen. Byddwn yn cyfathrebu unrhyw newidiadau cyn gynted â phosibl trwy'r dudalen we hon.

20th Mai 2024

Ychwanegwyd pwynt newydd ynghylch darparu dogfen sy’n dangos eich ‘strwythur rheoli prosiect a’ch dulliau ar gyfer dewis ymgynghorwyr, contractwyr a chyflenwyr’, os yn berthnasol.