Defnyddiwch y nodiadau hyn wrth i chi weithio drwy adrannau’r fersiwn papur neu electronig o’r cynlluniwr i’ch helpu i:

• ddiffinio nodau eich prosiect
• asesu pa adnoddau sydd ar gael gennych
• nodi cwmpas eich prosiect a chreu cyllideb
• creu cynllun i ddod o hyd i’r adnoddau y mae eu hangen arnoch
• dadlau achos busnes neu baratoi cais am gyllid

Sut i ddefnyddio cynlluniwr y prosiect digideiddio

Bydd y cynlluniwr yn eich tywys drwy’r camau y mae eu hangen arnoch i droi eich syniad digideiddio yn gynllun diffiniedig. Gellir ei ddefnyddio ar gyfer prosiectau o bob maint.

Bydd y meysydd yn y cynlluniwr yn gofyn i chi fod yn benodol yn eich atebion i’r rhestr o gwestiynau a ddarperir:

• Dalen 1. Ble ydym ni nawr? Mae’r ddalen hon yn eich helpu i amlinellu gweledigaeth eich prosiect ac adolygu’r adnoddau sydd gennych yn barod.  
• Dalen 2. Beth mae ei angen arnom? Nawr, rydych chi’n barod i gynllunio’r prosiect yn fanylach a nodi beth fydd ei angen arnoch chi. Mae’r ddalen hon yn eich helpu i fapio’r broses ddigideiddio a phennu’r adnoddau y bydd eu hangen arnoch i fwrw ymlaen. Adolygwch eich atebion o’r ddwy ddalen i lunio rhestr o bwyntiau gweithredu a chamau nesaf.

Gallwch ddefnyddio’r cynlluniwr i daflu syniadau yn unigol neu fel grŵp. Ni ddylai Dalen 1 gymryd mwy na 2 awr i’w llenwi. Efallai bydd angen ymchwil a thaflu syniadau ychwanegol dros gyfnod hwy ar Ddalen 2. Hefyd, cewch enghreifftiau o’r cynlluniwr wedi’u cwblhau ar ddiwedd y llawlyfr hwn.

Bwriedir i’r cynlluniwr, y llawlyfr a’r enghreifftiau gael eu hargraffu yn ôl maint A4. Gallwch lawrlwytho fersiwn fwy o’r cynlluniwr i’w argraffu yn ôl maint A3. Neu, gallwch ei lenwi ar-lein gan ddefnyddio Google Sheets neu lawrlwytho fersiwn i’w llenwi gan ddefnyddio Microsoft Excel.

Dalen 1. Ble ydych chi nawr? 

Gweledigaeth 

Eich gweledigaeth ar gyfer y prosiect yw’r sylfaen a ddylai lywio pob agwedd ar y gwaith a cheisiadau am gyllid yn y dyfodol. Bydd cael gweledigaeth glir i’ch prosiect yn arbed amser ac arian i chi yn nes ymlaen. 

Syniad 

Disgrifiwch eich prosiect yn y maes hwn. Yn syml, pam rydych chi am wneud y prosiect hwn? 

Prosiect

Disgrifiwch nodweddion craidd eich prosiect digideiddio. Rhestrwch unrhyw gynnwys neu weithgareddau y bydd eich prosiect yn eu creu, fel copïau digidol, gwefannau, digwyddiadau neu becynnau cymorth. Beth rydych chi am ei wneud a phryd? 

Deunyddiau 

Yn y maes hwn, disgrifiwch y casgliadau yr hoffech eu digideiddio a/neu eu cyhoeddi. Pa ddeunyddiau ydych chi’n eu digideiddio a phryd? 

Awgrym: Bydd eich atebion yn llywio’r broses ddigideiddio a chostau’r prosiect. Er enghraifft, os bydd angen i chi deithio i wahanol leoliadau, rhaid i chi gynnwys costau ac amser teithio yn eich cynllun. Efallai bydd angen i chi brynu offer digideiddio cludadwy hefyd. I’r gwrthwyneb, os ydych chi’n gweithio gyda phartner digideiddio allanol, ystyriwch ymhle mae’r deunyddiau a sut bydd eich partner yn cael atynt i’w digideiddio.

Tîm

Yn y maes hwn, rhestrwch y bobl a’r partneriaid a fydd yn gweithio gyda chi ar y prosiect. Pwy fydd eu hangen arnoch chi yn eich tîm?

Awgrym: Disgrifiwch y bobl yn eich tîm mor fanwl â phosibl. Ai staff presennol ydyn nhw? Partneriaid newydd? Gwirfoddolwyr? Y cyhoedd? Bydd y maes hwn yn eich helpu i nodi pa adnoddau y bydd eu hangen arnoch i gefnogi eich prosiect. Efallai bydd angen llythyr o gefnogaeth ar gyfer unrhyw gyfraniadau sylweddol at y prosiect. 

Cynulleidfaoedd a defnyddwyr 

Defnyddiwch y maes hwn i nodi eich cynulleidfaoedd a’ch grwpiau defnyddwyr? Pwy fydd yn elwa o’r prosiect? Sut byddwch chi’n sicrhau eu bod yn gallu cael at y deunyddiau wedi’u digideiddio?

Meddyliwch am grwpiau penodol ymhlith y cyhoedd. Meddyliwch am:   

• y gymuned leol
• cymunedau o ddiddordeb
• pobl o ardal ddaearyddol neu’n gysylltiedig ag ardal ddaearyddol 
• plant ac ysgolion
• ymchwilwyr 
• y cyfryngau  

Adnoddau 

Bydd angen aelodau tîm, gwirfoddolwyr, partneriaid neu gontractwyr arnoch i helpu gyda’r meysydd canlynol. Neu, efallai y bydd angen i chi ailfeddwl cwmpas eich prosiect neu ei rannu yn ôl y rhannau gwahanol hyn o’r broses ddigideiddio.

Sgiliau 

Rhestrwch y sgiliau sydd gennych yn eich tîm yn barod, neu yn eich rhwydwaith ehangach o bartneriaid, i gynorthwyo â chyflawni eich prosiect. 

A all aelodau’r tîm neu bartneriaid helpu gyda:  

• rheoli’r prosiect 
• clirio hawliau a chaniatâd 
• offer technegol a digideiddio 
• meddalwedd a golygu 
• catalogio 
• mewnbynnu a rheoli data 
• archifo 
• gwefannau 
• platfform cyhoeddi 
• cyhoeddusrwydd ac ymgysylltu  

Cyllid presennol

Adolygwch y cyllid presennol y gallwch ei neilltuo i’ch prosiect. Cynhwyswch y cyfraniadau y gall partneriaid eich prosiect eu gwneud i’ch prosiect. A oes gennych y cyllid yn barod, a beth allwch chi ei wneud heb gyllid?

Awgrym: Gall fod digon o adnoddau gennych i beilota eich syniad trwy ddigideiddio detholiad o ddeunyddiau. Mae dechrau’n fach ac uwchraddio yn nes ymlaen yn syniad da. Byddwch yn ennill profiad a gwybodaeth yn ystod y peilot a fydd yn eich helpu i arbed amser a chostau mewn fersiynau o’ch prosiect yn y dyfodol. 

Dalen 2: Beth mae ei angen arnom? 

Proses

Mae eich strategaeth ddigideiddio yn ganolog i’ch prosiect. Bydd y penderfyniad a wnewch ym mhob cam o’r broses ddigideiddio yn llywio eich amserlen a’ch cyllideb. 

Efallai na fydd gennych yr holl atebion i’r cwestiynau yn y cynlluniwr hwn, ac nid oes unrhyw beth o’i le ar hynny. Cofnodwch y cwestiwn yn y categori ‘Anghenion’ isod a gallwch fynd yn ôl ato maes o law.

Caniatâd 

Defnyddiwch y maes hwn i nodi pob caniatâd y gall fod ei angen arnoch yng ngwahanol gamau’r prosiect. Dylid cael rhai cyn cyflwyno’r cais am gyllid. Bydd eraill yn codi yn ystod y prosiect a gallant lywio amserlen a chyllideb eich prosiect. 

Hefyd, ystyriwch a yw cyhoeddi deunyddiau’r prosiect ar-lein neu ddefnyddio trwyddedau agored yn briodol. Er enghraifft, gall y deunyddiau fod yn sensitif yn ddiwylliannol neu gall trydydd parti fod yn berchen ar hawliau ynddynt.

Awgrym: Edrychwch ar ganllawiau Cronfa Treftadaeth y Loteri Genedlaethol ar drwyddedu agored, GDPR a hawlfraint. 

Digideiddio

Defnyddiwch y maes hwn i ddisgrifio sut byddwch yn digideiddio’r deunyddiau (delweddau, recordiadau sain, gwrthrychau 3D ac ati). Nodwch bwy fydd yn cyflawni’r digideiddio, unrhyw offer neu dechnoleg ofynnol, a’r ansawdd neu’r fformatau y bydd eu hangen.

Awgrym: Meddyliwch am eich defnyddwyr wrth ddewis safonau, fformatau a chydraniad delweddau. Er enghraifft, pa gydraniad delweddau fydd yn eu helpu i wneud y mwyaf o’ch casgliadau digidol?

Rheoli data 

Llenwch y maes hwn gyda’ch cynlluniau rheoli data. Mae digideiddio’n cynhyrchu amrywiaeth o ddeunyddiau newydd, fel asedau digidol, metadata, setiau data, llifoedd gwaith ac allbynnau eraill prosiect. Gall gwahanol ddata alw am wahanol ddulliau o reoli, storio a chyhoeddi data.

Os yw eich prosiect yn cynnwys data personol, bydd angen cynllun ar wahân arnoch ar gyfer storio data a rheoli hawliau. 

Awgrym: Pa wybodaeth ddylai gael ei chynnwys yn eich metadata? Pa wybodaeth fydd yn helpu defnyddwyr i wneud y mwyaf o’ch casgliadau digidol? Os bydd angen cyllid ychwanegol, a ydych chi wedi darllen gofynion trwyddedu’r cyllidwr ar gyfer allbynnau’r prosiect? Ble byddwch chi’n storio’ch data?    

Cyhoeddi ac ymgysylltu 

Defnyddiwch y maes hwn i ddisgrifio ble a sut y byddwch chi’n cyhoeddi allbynnau eich prosiect, fel delweddau, sain, fideo, unrhyw setiau data, pecynnau cymorth neu allbynnau eraill. Gallwch hyd yn oed gyhoeddi’r deunyddiau ar fwy nag un platfform i wella cyrhaeddiad y prosiect, fel Wikimedia Commons a Flickr Pro. Hefyd, ystyriwch sut byddwch yn rhannu’r wybodaeth hon gyda’r cyhoedd, trwy ddatganiadau i’r wasg, y cyfryngau cymdeithasol neu ddigwyddiadau cyhoeddus.

Awgrym: Gwiriwch a oes gan y cyllidwr unrhyw ofynion cyhoeddi. Er enghraifft, mae Cronfa Treftadaeth y Loteri Genedlaethol yn gofyn bod allbynnau pob prosiect ar gael i’r cyhoedd am rhwng 5 ac 20 mlynedd. Gallai gwybod hyn lywio pa blatfformau byddwch chi’n eu defnyddio.

Adnoddau 

Dylai eich adnoddau (amser ac arian) gefnogi syniad eich prosiect a’ch cynllun digideiddio. Gwnewch yn siŵr bod eich amserlen a’ch cyllideb yn ymateb i’r pwyntiau a nodoch yn y meysydd Gweledigaeth a Phroses.  

Amserlen 

Nawr bod gennych gynllun prosiect cychwynnol, gallwch amcangyfrif amserlen resymol i’r prosiect. Rhannwch eich prosiect yn gyfnodau gwaith gyda cherrig milltir, dyddiadau dechrau a dyddiadau gorffen penodol. 

Bydd angen i chi amcangyfrif faint o amser y bydd holl feysydd y gwaith digideiddio yn ei gymryd. Os ydych chi’n cael trafferth â hyn, gofynnwch am farn arbenigwr a/neu cynhaliwch brosiect peilot bach. Dechreuwch trwy ofyn faint sydd i’w wneud ym mhob maes gwaith:  

• ymchwil a chwmpasu 
• archwiliad
• digideiddio
• caffael caledwedd a meddalwedd 
• hyfforddiant 
• catalogio a rheoli data
• digwyddiadau a gweithdai 
• cyflwyno terfynol  

Cyllideb 

Bydd angen i chi amcangyfrif y costau ar gyfer treuliau allweddol. Defnyddiwch y rhestr wirio i eitemeiddio costau eich prosiect, ynghyd ag unrhyw gyfraniadau arian neu gyfraniadau nad ydynt yn arian gan eich sefydliad neu gan bartneriaid eich prosiect. Gall fod angen i chi wneud mwy o ymchwil neu ofyn i gyflenwyr am ddyfynbrisiau i fod yn fwy sicr eich costau. 

Awgrym: Mae cyfraniadau arian yn cyfeirio at arian y mae eich sefydliad neu bartner y prosiect yn ei ddarparu i’r prosiect. Mae cyfraniadau nad ydynt yn arian yn cynnwys pob math arall o gefnogaeth i’r prosiect, fel offer, amser staff, arbenigedd, hurio lleoliad. Gallech hefyd gynnwys cost wrth gefn sydd rhwng 5 a 10% o gyfanswm y gyllideb. 

Rhestr wirio o gostau