Trwy ddarllen y canllaw hwn byddwch yn dysgu sut i gynllunio a rhedeg prosiect hanes llafar llwyddiannus. Mae'n esbonio beth yw hanes llafar a sut i redeg prosiect hanes llafar o gwmpasu i gynllunio a rhoi ar waith, gan gynnwys yr angen am gytundebau recordio ac archifo. Mae hefyd yn edrych ar sut i gyllidebu ar gyfer prosiect hanes llafar ac yn darparu ffynonellau gwybodaeth bellach.  

Ynghylch hanes llafar

Mae hanes llafar yn cofnodi profiadau pobl a'r safbwyntiau sy'n siapio'r ffordd y maent yn gwneud synnwyr o'u bywydau. Mae'n dystiolaeth o'r gorffennol o lygad y ffynnon. Mae angen recordio, dogfennu ac archifo hanes llafar yn unol â safonau proffesiynol. Dim ond wedyn y gallwn fod yn siŵr y bydd recordiadau'n cael eu cadw a'u gwneud yn hygyrch i genedlaethau'r presennol a'r dyfodol.

Mae hefyd yn bwysig defnyddio'r tystiolaethau hyn. Gellir rhannu hanesion llafar fel adnodd yn eu rhinwedd eu hunain neu fel rhan o’r ffordd yr ydym yn esbonio casgliad amgueddfa, adeilad, cymuned neu le hanesyddol.

Dylai cyfweliadau hanes llafar fod yn gofnodion sylweddol o'r gorffennol. Os yw eich prosiect yn canolbwyntio ar waith atgofion mewn grŵp, sgyrsiau byr anstrwythuredig neu vox pops, mae'n bosibl na fydd y canllaw hwn yn ddefnyddiol i chi. Er y gall y gweithgareddau hyn fod yn ddefnyddiol wrth ennyn diddordeb pobl mewn treftadaeth, nid ydym yn ystyried eu bod yn hanes llafar.

Rôl hanes llafar

Oni bai ein bod yn casglu ac yn achub atgofion pobl gallant gael eu colli. Gall hanesion llafar:

• lenwi bylchau mewn tystiolaeth hanesyddol a diogelu hanes sydd mewn perygl
• codi safbwyntiau newydd a herio ein barn am y gorffennol
• rhoi llais i bobl sydd wedi'u heithrio o gofnodion hanesyddol traddodiadol
• dogfennu traddodiadau a storïau a drosglwyddir o un genhedlaeth i'r llall
• cofnodi diwylliant newidiol a pharhaus lle neu gymuned, neu newidiadau mewn arferion bob dydd
• cyfrannu at gadwraeth tafodieithoedd a ffyrdd o siarad

Mae gan bawb, waeth beth fo'u cefndir, stori unigryw i'w hadrodd. Mae hanes llafar yn caniatáu i bobl na fyddai eu lleisiau fel arall yn cael eu clywed i rannu eu profiadau. Gall y weithred o ailadrodd digwyddiadau bywyd helpu pobl i ddeall eu bywydau ac yn aml mae'n cyfrannu at ymdeimlad o les a hunaniaeth, ar gyfer unigolion a chymunedau. Ar eu mwyaf pwerus, gall hanesion llafar esbonio, cyfoethogi dealltwriaeth ac annog uniaethu ag eraill. Gall prosiectau hanes llafar hefyd gyfrannu at ein hegwyddorion buddsoddi.

Weithiau mae tystiolaethau pobl yn gwrth-ddweud ei gilydd. Gall atgofion fod yn ddetholus ac mae cyfweliadau'n cofnodi gwahanol safbwyntiau, yn aml wedi'u dylanwadu gan ffactorau megis oedran, rhyw, statws cymdeithasol a chefndir diwylliannol. Fel unrhyw ffynhonnell hanesyddol, mae hanesion llafar yn agored i'w dadlau, eu dadansoddi a'u dehongli. Dyna'r hyn sy'n gwneud hanes llafar yn heriol ac yn gyffrous ac yr un mor werthfawr â data hanesyddol arall.

Cwmpasu eich prosiect

Gall hanes llafar ymwneud ag amrywiaeth enfawr o themâu. Er enghraifft, mae cyfweliadau wedi cofnodi newidiadau mewn diwydiant, arwyddocâd lleoedd hoff annwyl a hanes cymunedau.

• Fel rhan o'r prosiect Cumbrian Landscape Story, recordiodd Ted Bowness ei stori ar gyfer llwybr sain High Fell: “Bydden ni’n mynd i gneua ddiwedd Awst a Medi, ysgwyd y coed a byddai’r cnau’n dod i lawr fel plu eira. Cnau cyll brown hardd. Hyfryd.” 
• Rhannodd y cyn-löwr y Parch. Kenneth Bailey ei brofiad ar gyfer y prosiect Digging Deep, Coalminers of African Caribbean Heritage: “Ni chawsom yr un faint o arian â’r bobl wyn … chwe phunt, 10 swllt yr wythnos, dyna beth oedd fy nghyflog … roedd y glowyr gwyn, neu’r gweithwyr cynnal a chadw gwyn, yn cael mwy.” 
• Trwy'r prosiect Rainbow Jews, rhannodd Russell Vandyck: “Roedd gorymdeithiau balchder wir yn sefydlu yn yr '80au, felly meddylion ni beth am gael stondin y Grŵp Hoyw Iddewig, 'Bagel a chaws hufen'? Byddem bob amser yn gwerthu allan ... ac ymunodd rhai pobl â'r grŵp ar sail hynny.” 

Mae hanesion llafar hefyd wedi herio ystrydebau ac archwilio pynciau sensitif. Er enghraifft, cofnododd prosiect Scope, Speaking for Ourselves, brofiadau pobl â pharlys yr ymennydd, gan gynnwys y rhagfarn y maent wedi'i wynebu.

Beth yw eich thema?

Bydd angen i chi benderfynu ar thema ar gyfer eich prosiect: boed yn ymwneud â chymuned, lle, digwyddiad, gweithgaredd neu fater penodol, neu bwnc arall. Efallai y byddwch am dorri hyn i lawr i bynciau. Er enghraifft, gallai hanes cymdogaeth ymwneud â chartrefi pobl, bywyd teuluol, lle maent yn gweithio, yn siopa ac yn treulio eu hamser hamdden. Ond peidiwch â bod yn rhy ragnodol oherwydd y gall pynciau ddod i'r amlwg na fyddwch yn eu disgwyl.

A oes angen neu alw am eich prosiect?

Casglwch dystiolaeth o ddiddordeb yn y pwnc rydych wedi'i ddewis drwy ymgynghori â sefydliadau, cymunedau ac unigolion allweddol. Gwiriwch gyda rhwydweithwyr rhanbarthol y Gymdeithas Hanes Llafar, adran Hanes Llafar y Llyfrgell Brydeinig os yw'n brosiect cenedlaethol neu'ch archif leol i weld a yw eich pwnc dewisol yn dyblygu prosiectau eraill ac, os felly, sut y gellid ei addasu i wella casgliadau sydd eisoes yn bodoli.

Rhannu hanesion llafar

Dylid rhannu hanesion llafar, er enghraifft trwy wefannau, arddangosfeydd, gosodiadau celf, perfformiadau theatrig neu gerddorol, deunyddiau addysgol, ffilmiau ac apiau taith gerdded. Gallant ychwanegu pobl at y dehongliad o adeiladau a thirweddau. Ystyriwch sut y byddwch yn defnyddio'ch storïau ac yn ennyn diddordeb cynulleidfa ehangach yn y deunydd. Er enghraifft:

• Creodd NHS at 70: the Story of Our Lives archif ddigidol o hanes y gwasanaeth. Hyfforddwyd 150 o wirfoddolwyr i gasglu cyfweliadau gan staff, cleifion a theuluoedd, sydd wedi cael eu defnyddio mewn arddangosfeydd teithiol a ffilmiau byr. 
• Cofnododd Stories from the Estate brofiadau trigolion cynnar a fu'n byw yn Ystâd Twinbrook, Gorllewin Belfast yn y 1970au yn ystod rhai o gyfnodau gwaethaf y gwrthdaro. Ochr yn ochr â'u tystiolaeth, mae ffotograffau ac erthyglau papur newydd yn helpu creu darlun o'r cyfnod trwy arddangosfa ar-lein.   
• Mae Amgueddfa Iddewig Manceinion yn defnyddio adroddiadau llafar mewn orielau â thema ac yn y synagog ei hun i ddod â straeon yn fyw. Mae ystafell wedi'i neilltuo ar gyfer hanesion llafar hefyd, lle gall ymwelwyr eistedd a gwrando ar ddetholiadau o ystod o gyfweliadau.
• Gwnaeth tri deg o fyfyrwyr gyfweld â gwneuthurwyr theatr ar gyfer y prosiect The Soho Poly: Inspiring Future Generations, gan gofnodi hanes cynhwysol. Mae cyfweliadau ar gael ar-lein ac maent yn rhan o adnodd addysg i ysbrydoli cenedlaethau’r dyfodol. Mae taith gerdded ar theatr radical hefyd.

Mae prosiectau hanes llafar bob amser yn gorfod casglu hanesion llafar newydd. Rydym hefyd yn croesawu ceisiadau sy'n ymwneud â hanesion llafar y maent eisoes ar gael yn ein harchifau. Mae UL Sound Directory yn rhestru llawer o'r casgliadau hyn.

Cynllunio eich prosiect hanes llafar

Amser 

Mae pobl yn aml yn tanamcangyfrif yr amser sydd ei angen i gynnal prosiect hanes llafar effeithiol. Mae’n cymryd amser i feithrin perthynas â phartneriaid posibl, gwirfoddolwyr a chyfranogwyr, a gall y broses o gasglu a dogfennu eich cyfweliadau gymryd llawer o amser hefyd.

Cynlluniwch y gwahanol gamau yn eich prosiect. Gallai recriwtio gweithiwr hanes llafar proffesiynol a hyfforddi gwirfoddolwyr fod yn gam cyntaf. Rhowch ddigon o amser i nodi a recriwtio trawstoriad eang o gyfweleion, yn enwedig os ydych yn cyfweld â phobl nad ydynt yn gyfarwydd â'ch sefydliad, neu'n delio â phwnc sensitif.

Byddwch yn benodol yn eich cais ynghylch y nifer o gyfweliadau y byddwch yn eu recordio, pa mor hir y byddant, faint fydd yn cael eu crynhoi a/neu eu trawsgrifio a'u harchifo i gasgliad.

Gellir disgwyl i gyfwelydd amser llawn profiadol gwblhau cyfweliadau gyda rhwng 30 a 50 o bobl mewn blwyddyn (150-250 awr). Gallai straeon bywyd cyfan hirach gymryd mwy o oriau dros nifer o ddiwrnodau neu wythnosau. 

Ar gyfartaledd mae'n cymryd dwy awr i grynhoi cyfweliad awr (cymhareb 2:1). Mae trawsgrifiadau gair-am-air llawn yn cymryd mwy o amser (cymhareb 6:1). Bydd angen i chi neilltuo digon o amser i wneud hyn. Efallai y bydd angen hefyd i chi gyflogi trawsgrifiwr cymwys. Gallwch ddefnyddio meddalwedd lleferydd-i-destun, ond bydd angen ei wirio a'i gywiro â llaw o hyd, a all fod yn dasg sylweddol gan ddibynnu ar ansawdd sain y recordiad a pha mor acennog yw'r lleferydd.

Felly, yn ogystal ag amser ar gyfer y cyfweliad, cynlluniwch hefyd ar gyfer:

• hyfforddi, paratoi ac ymchwil
• adeiladu a chynnal perthynas â chyfweleion a/neu wirfoddolwyr
• trafod y dogfennau cyn y cyfweliad gyda chyfweleion a dod o hyd i ganiatâd
• teithio i gyfweliadau
• canslo a gohirio
• uwchlwytho a gwneud copïau wrth gefn o'r cyfweliadau a recordiwyd
• dogfennu pob cyfweliad (gyda chrynodeb ysgrifenedig)
• trawsgrifio neu gyfieithu cyfweliadau os oes angen
• dod o hyd i gytundebau i recordio'r cyfwelai
• dewis a golygu detholiadau o'r cyfweliadau a datblygu allbynnau

Staffio

Efallai y bydd angen staff newydd, gwirfoddolwyr neu weithwyr llawrydd, neu gyfuniad o’r rhain arnoch i gyflwyno'ch prosiect ar draws ystod o rolau, er enghraifft:

• rheolwr prosiect
• hanesydd llafar neu hyfforddwr hanes llafar
• cyfwelwyr/gweithwyr maes
• cyfieithwyr
• trawsgrifwyr
• archifydd
• rheolwr data
• gweithiwr allgymorth/addysgwr/artist i gynnal sesiynau gweithdy
• gwerthuswr
• dylunydd gwe

I gael rhagor o arweiniad ar recriwtio gweler 'cyfwelwyr a staff a gwirfoddolwyr eraill' yn nes ymlaen yn y canllaw hwn.

Offer

Yn gyntaf penderfynwch a ydych am recordio ar ffurf sain neu fideo. Mae gan bob un ei rinweddau ei hun ond mae fideo'n tueddu i fod yn ddrutach ac yn gofyn am sgiliau gwahanol. Yn gyffredinol, mae cyfweliadau sain un-i-un yn annog awyrgylch preifat a hamddenol i bobl siarad yn agored. Efallai y bydd yr allbynnau rydych am eu creu'n dylanwadu ar eich fformat hefyd (er enghraifft, bydd angen cyfweliadau fideo ar gyfer arddangosiadau clyweled neu ffilmiau YouTube). Mae hefyd yn bosibl cyfuno cyfweliadau sain hirach â recordiadau fideo dilynol byrrach, yn enwedig lle mae rhywbeth sy’n weledol ddiddorol i’w ddogfennu, megis lle neu ddarn o offer.

Ar gyfer y ddau fformat, bydd angen offer a meddalwedd cyfrifiadurol arnoch hefyd i gyrchu, ailenwi, gwneud copïau wrth gefn a dogfennu'r recordiadau. Mae angen capasiti storio data mawr ar gyfer fideo. Ceisiwch gyngor cyfredol ar yr offer mwyaf addas, ymgyfarwyddwch â'r opsiynau technegol a mynnwch ddyfynbrisiau ar gyfer costau.

Mae gan wefan y Gymdeithas Hanes Llafar gyngor diweddar ar offer a chyngor ar recordio o bell dros y rhyngrwyd.

Allbynnau'r prosiect

Meddyliwch am sut rydych am ennyn diddordeb y cyhoedd yn eich prosiect hanes llafar, e.e.: digwyddiadau, cyhoeddiadau, perfformiadau, adnoddau dysgu neu wefan, a chynlluniwch ba adnoddau y bydd eu hangen arnoch.

Partneriaid

Ystyriwch y partneriaethau y bydd eu hangen arnoch. Gall gweithio gyda sefydliadau cymunedol, colegau neu grwpiau ieuenctid eich helpu i gyrraedd gwahanol bobl, recriwtio gwirfoddolwyr a chyfweleion, a chasglu storïau newydd.

Bydd partneriaethau gydag amgueddfa, llyfrgell neu archif leol yn helpu sicrhau bod yr hanesion llafar yn cael eu dogfennu a’u harchifo'n unol â safonau proffesiynol, eu cadw yn unol â deddfwriaeth diogelu data a'u bod yn hygyrch yn y tymor hir. Ystyriwch ble i adneuo hanesion llafar a deunyddiau eraill ar gyfer y dyfodol, a chysylltwch â phartneriaid posibl fel rhan o’ch cynllunio – bydd angen iddynt gytuno i dderbyn eich recordiadau ac efallai y bydd costau cysylltiedig y gallwch eu cynnwys yn eich cyllideb.

Efallai y bydd angen hefyd i chi ddatblygu partneriaethau i rannu'r hanesion llafar. Er enghraifft, gweithiwch gyda sefydliadau lletya os ydych am gynnal arddangosfa, neu gydag athrawon os ydych yn bwriadu cynhyrchu adnoddau ysgol.

Gwerthuso

Mae angen ymwreiddio gwerthusiad o'ch prosiect o'r cychwyn cyntaf. Gall adborth parhaus gan staff, gwirfoddolwyr a chyfranogwyr a phartneriaid eich helpu i gyrraedd eich targedau a'ch canlyniadau, a sicrhau ansawdd trwy gydol cam cyflwyno'r prosiect. Dylai eich gwerthusiad ganolbwyntio ar yr hyn sydd wedi newid o ganlyniad i'ch prosiect.

Cyfwelwyr a staff a gwirfoddolwyr eraill

Mae ansawdd y cyfweliad yn dibynnu i raddau helaeth ar sgiliau'r cyfwelydd, felly ystyriwch yn ofalus pwy rydych chi'n eu defnyddio i gynnal eich cyfweliadau. Mewn rhai achosion, mae angen lefel uchel o arbenigedd a phroffesiynoldeb. Er enghraifft, efallai na fydd yn briodol i wirfoddolwyr dibrofiad gyfweld â goroeswyr trawma neu ddioddefwyr cam-drin.

Fodd bynnag, efallai y bydd adegau hefyd pan fydd gwerth mewn defnyddio gwirfoddolwyr, yn enwedig rhai o'r un cefndir diwylliannol. Os felly, gwnewch yn siŵr eu bod nhw'n cael eu hyfforddi'n briodol fel bod y cyfweliadau'n uchel eu hansawdd. Ystyriwch ryw neu gefndir diwylliannol y rhai sy'n cael eu cyfweld hefyd. Ar rai materion sensitif, er enghraifft rhai pynciau sy'n ymwneud ag iechyd, efallai y bydd angen i chi baru rhyw y cyfwelydd a'r cyfwelai.

Os ydych yn gweithio gyda gwirfoddolwyr mewn rolau eraill, efallai y byddai’n ddefnyddiol recriwtio pobl sy'n medru iaith benodol, neu'n gwybod am gymuned leol neu fater penodol. Beth bynnag fo’r prosiect, dylech gyflogi pobl sydd ag arbenigedd profedig mewn hanes llafar i weithio ochr yn ochr â gwirfoddolwyr, sicrhau bod y cyfweleion yn cael eu trin yn sensitif ac yn briodol a bod y recordiadau'n uchel eu hansawdd. Dylai gwirfoddolwyr hefyd lofnodi cytundebau gwirfoddolwyr – gweler ein canllaw arfer da - gwirfoddoli am fwy o wybodaeth.

Efallai y bydd angen cyfieithwyr neu gyfieithwyr ar y pryd arnoch hefyd. Mae dadleuon o blaid ac yn erbyn defnyddio aelodau teulu a’r gymuned neu weithwyr proffesiynol yn y rôl hon. Ceisiwch gyngor gan weithwyr proffesiynol profiadol, cynrychiolwyr cymunedol neu'r cyfweleion eu hunain os nad ydych yn siŵr beth i'w wneud a phennwch eich cyllideb yn unol â hynny.

Hyfforddiant a mentora

Mae angen asesu sgiliau staff a gwirfoddolwyr pan fyddant yn ymuno â'ch prosiect a bydd angen i raglen hyfforddi gael ei theilwra i'w hanghenion. Argymhellir lleiafswm o dri i bum diwrnod o hyfforddiant/mentora dros gyfnod eich prosiect, yn enwedig os nad oes gennych brofiad o recordio hanesion llafar. Mae'r Gymdeithas Hanes Llafar a'r Llyfrgell Brydeinig yn cynnal ystod o gyrsiau ac mae eraill ar gael. Efallai y bydd angen hyfforddiant a mentora arbenigol arall. Gallai hyn gynnwys hyfforddiant i weithio gyda phobl agored i niwed os yw'r prosiect yn ymwneud â phlant, oedolion agored i niwed neu oedolion amlieithog. Meddyliwch am unrhyw sgiliau, hyfforddiant a chymorth parhaus eraill y gallai fod eu hangen ar wirfoddolwyr.

Cysylltwch â'ch tîm Cronfa Treftadaeth leol i weld a allant eich rhoi mewn cysylltiad â phrosiectau hanes llafar eraill neu cysylltwch ag un o rhwydweithwyr rhanbarthol y Gymdeithas Hanes Llafar.

Risgiau ymarferol a diogelu

Yn unol â'ch cyfrifoldeb statudol, rhaid i chi nodi ac asesu unrhyw risgiau posibl mewn perthynas â diogelwch personol cyfwelwyr a chyfweleion, yn enwedig os ydynt yn agored i niwed. Sicrhewch fod gennych brosesau diogelu yn eu lle. Mae gwefan NCVO yn rhestru darparwyr cyngor a hyfforddiant diogelu. Os ydych yn gweithio gyda myfyrwyr neu bobl ifanc, dylech gynnwys yr ysgol, y coleg neu'r gweithwyr ieuenctid cyn gynted â phosibl. Ceisiwch gyngor gan sefydliadau anabledd lleol os ydych yn bwriadu cynnwys pobl anabl fel cyfwelwyr neu gyfweleion. Efallai y bydd angen hefyd i chi gyllidebu ar gyfer offer arbenigol.

Eich cyfrifoldebau: cytundebau recordio, hawlfraint, diogelu data, trwyddedu ac embargos

Cytundebau recordio

Mae angen i bob cyfwelai lofnodi dwy ddogfen. Bydd y rhain yn eich helpu i reoli eich perthynas â nhw ac yn eich helpu i gydymffurfio â deddfwriaeth diogelu data (gan gynnwys GDPR). 

Cytundeb Cymryd Rhan mewn Cyfweliad

Mae cyfwelai'n llofnodi hwn cyn i'r cyfweliad ddechrau. Gellir ei gyfuno â thaflen wybodaeth i esbonio eich prosiect i gyfweleion. Mae angen i chi ddogfennu cytundeb pob unigolyn i gymryd rhan mewn cyfweliad ac esbonio sut y byddwch yn storio, yn defnyddio ac yn darparu mynediad i'w data personol, yn ystod y prosiect a phan fydd recordiadau'n cael eu harchifo a'u cyrchu yn y dyfodol.

Cytundeb Recordio Cyfweliad

Mae cyfwelai'n llofnodi hwn ar ôl i'r cyfweliad gael ei gwblhau. Mae’n pennu sut y dylai eu cyfweliad gael ei archifo, ei darparu'n gyhoeddus (yn gyfan gwbl neu’n rhannol) a'i ddefnyddio o bosibl i greu cyhoeddiadau, arddangosfeydd, adnoddau dysgu ac allbynnau eraill. Dylid dangos y Cytundeb Recordio Cyfweliad i gyfranogwyr cyn y cyfweliad ond ei lofnodi ar ôl i'r cyfweliad gael ei wneud. Mewn rhai achosion, gyda deunydd sensitif mae'n bosibl y bydd pobl eisiau i'r cyfan neu ran/nau o'r cyfweliad aros yn gyfrinachol ('wedi'i olygu') neu ei ryddhau dim ond ar ôl cyfnod penodol o amser ('dan embargo’). Dylid gwneud y ceisiadau hyn yn glir ar y ffurflen y mae'r cyfwelai'n ei llofnodi, a'u harchifo ochr yn ochr â'r recordiad i gyfeirio atynt yn y dyfodol.

Mae gan y Gymdeithas Hanes Llafar fwy o wybodaeth am GDPR a chytundebau templed y gallwch ei addasu ar gyfer eich prosiect.

Hawlfraint

Mae cyhoeddi ac ailddefnyddio deunydd recordio cyfweliad yn y dyfodol yn symlach os bydd rheolwyr prosiect neu gyfwelwyr yn ceisio trosglwyddo ('aseinio') hawlfraint o'r cyfwelai i'r prosiect neu'r man adneuo. Yn ymarferol, os yw perthnasoedd da wedi'u sefydlu a'u cynnal, mae'r rhan fwyaf o bobl yn gyfforddus i aseinio hawlfraint gan wybod y bydd eu profiadau'n helpu meithrin dealltwriaeth y cyhoedd o'r gorffennol.

Diogelu data

Bydd archif gyhoeddus, amgueddfa neu debyg hefyd yn ei chael hi'n haws cydymffurfio â deddfwriaeth diogelu data. Yn gryno, rhaid cyfiawnhau pob achos o brosesu data personol neu sensitif, megis recordiadau a dogfennaeth hanes llafar, gyda ‘sail gyfreithiol ar gyfer prosesu’. Mae 'Archifo er budd y cyhoedd' yn un sail gyfreithiol o'r fath ac mae'r Gymdeithas Hanes Llafar yn argymell i chi ei ddefnyddio yn eich dogfennaeth. Mae unrhyw sefydliad neu unigolyn sy'n archifo data personol 'at ddibenion sydd â gwerth cyhoeddus y tu hwnt i fuddiannau uniongyrchol y sefydliad ei hun' yn 'archifo er budd y cyhoedd’.

Ystyriaethau trwyddedu

Mae ein ariannu'n mynnu bod prosiectau'n sicrhau y caiff eu hallbynnau digidol (gan gynnwys delweddau, ymchwil, deunyddiau addysgol, adroddiadau prosiect, meddalwedd, cynnwys gwe ac apiau, cronfeydd data, modelau 3D, recordiadau sain a fideo) eu darparu am ddim ar-lein am o leiaf bum mlynedd o ddyddiad cwblhau’r prosiect, eu bod yn hygyrch a lle bo modd wedi'u trwyddedu'n agored – gweler ein canllaw arfer da digidol am fwy o wybodaeth.

Fodd bynnag, efallai na fydd bob amser yn briodol defnyddio trwydded agored ar gyfer cynnwys sydd ar gael ar-lein.

Anogir prosiectau i ystyried addasrwydd trwydded agored yn ofalus mewn perthynas â phrosiectau sy’n cynnwys cyfraniadau gan blant, pobl ifanc ac oedolion agored i niwed, deunydd sy’n dangos plant a phobl ifanc, a chyfweliadau sy’n debygol o gynnwys data personol hynod sensitif megis naratifau am salwch, profiadau trawmatig (megis gwrthdaro neu gam-drin) a gwahaniaethu. Mae trwyddedau agored mewn grym am byth, a gallai ailddefnyddio yn y dyfodol gyfyngu ar allu deiliad hawliau i olygu deunyddiau. Pan gaiff cynnwys ei ryddhau o dan drwydded agored, dylid esbonio’r caniatâd i wneud hynny’n ofalus a chael y caniatâd hwnnw'n ysgrifenedig. Yn ymarferol mae'n anodd darogan ymlaen llaw a fydd cyfweliadau'n cynnwys deunydd o'r fath ai beidio. Dylech godi unrhyw bryderon am y materion hyn gyda'ch cyswllt yn y Gronfa Treftadaeth cyn gynted â phosibl.  

Mae'r Gymdeithas Hanes Llafar wedi cyhoeddi canllawiau moesegol ac mae Gwasanaeth Data'r DU yn darparu cyngor ar gynnwys plant a phobl ag anawsterau dysgu.  

Archifo ac embargos

Yn olaf, oherwydd ei union natur, mae hanes llafar yn ymwneud ag atgofion a phrofiadau personol a chyfrinachol pobl, a byddant hefyd yn siarad am bobl eraill yn eu cyfweliadau wedi'u recordio. Bydd rhywfaint o’r hyn a ddywedant yn sensitif (ac yn anaml, yn enllibus) ac efallai na fydd yn briodol yn y tymor byr i rannu’r rhannau hyn o’u cyfweliad yn gyhoeddus, megis darparu'r recordiadau mewn archif gyhoeddus, ar wefan neu mewn arddangosfa. Gall y rhannau hyn o gyfweliadau gael eu harchifo’n ddiogel ond eu cau i’r cyhoedd (dan embargo) am gyfnod o flynyddoedd y cytunir arno gyda’r cyfwelai. Mae hyn yn eich galluogi i ddefnyddio gweddill y cyfweliad a'i rannu ar-lein neu mewn ffyrdd eraill. 

Dogfennu ac archifo'ch recordiadau

Trefniadau archifo ac adneuo

Rhaid i recordiadau hanes llafar gael eu dogfennu, eu harchifo a'u gwneud yn hygyrch. Efallai y bydd archifdai, llyfrgelloedd, amgueddfeydd neu ganolfannau treftadaeth lleol mewn sefyllfa dda i wneud hyn neu i ddarparu cymorth proffesiynol os dymunwch ymgymryd â’r cyfrifoldeb hwn yn ei gyfanrwydd neu'n rhannol eich hun.

Cyn penderfynu ble i archifo'r hanesion llafar, gwnewch yn siŵr y byddant yn hygyrch. Er enghraifft, rhaid i'r lle yr ydych yn bwriadu adneuo'r recordiadau fod yn hawdd eu cyrraedd, gyda mynediad llawn i’r adeilad a/neu dros y we – gweler y canllawiau hygyrchedd W3C am fwy o wybodaeth. Efallai y bydd angen i chi feddwl am ganllawiau defnyddiwr amlieithog hefyd.

Dylai partneriaethau ag archifau, llyfrgelloedd, amgueddfeydd neu ganolfannau treftadaeth lleol fod yn eu lle o ddechrau eich prosiect. Bydd angen cytundeb ysgrifenedig arnoch (a elwir yn gytundeb adneuo) gyda’r sefydliad sydd wedi cytuno i archifo’ch recordiadau, yn ddelfrydol cyn gwneud eich cais. Cofiwch y gallwch gynnwys unrhyw gostau sy'n codi o archifo'ch recordiadau yn eich cyllideb. Trafodwch hyn gyda'ch partner archifo.

Os na fyddwch yn gosod y recordiadau mewn archif, llyfrgell neu amgueddfa, mae angen i chi ddangos dewis arall sy'n eu gwarchod ar gyfer y dyfodol ac yn caniatáu mynediad cyhoeddus.

Byddwch yn glir ynghylch deunydd arall yr ydych yn ei gasglu, megis ffotograffau, dogfennau neu arteffactau, a sut y bydd y rhain yn cael eu harchifo a'u gwneud yn hygyrch i'r cyhoedd. Efallai na fydd modd i chi osod yr holl ddeunydd yn yr un cartref parhaol. Gellir archifo gwefannau gydag Archif Gwe y DU.

Gwirio gyda phartneriaid archif eu bod yn cyrraedd y Safon Brydeinig cyn belled ag y bo modd BS 4971:2017 cadwraeth a gofal o gasgliadau archifau a llyfrgelloedd (PD 5454 yn flaenorol). Ceir hefyd safonau rhyngwladol ar gyfer archifo cofnodion clyweled – gweler canllawiau ar gynhyrchu a chadw gwrthrychau sain digidol am fwy o wybodaeth.

Gwneud copïau wrth gefn o'ch recordiadau

Yn ystod y prosiect ei hun, cyn i chi archifo’r recordiadau, gwnewch yn siŵr eich bod wedi neilltuo digon o amser, adnoddau staff a’r offer cyfrifiadurol cywir i wneud copïau wrth gefn o’ch holl ffeiliau sain, fideo, delwedd a thestun ar fwy nag un gyriant caled allanol a/neu system gweinydd diogel. Gofynnwch i'ch partner archif am gyngor.

Dogfennu'r cyfweliadau

Ar ôl i chi lawrlwytho, ailenwi, cadw a chopïo eich recordiad dylech ddarparu crynodeb neu drawsgrifio ei gynnwys. Defnyddiwch y system enwi ffeiliau rydych wedi'i mabwysiadu a dyddiad y cyfweliad, rhestrwch bob thema arwyddocaol wrth iddi ddigwydd, gan groesgyfeirio â'r marc trac â chod amser ar y recordiad digidol. Dylid cadw manylion personol y cyfwelai megis cyfeiriad, rhif ffôn, e-bost ac enw ar wahân i'r cofnodion a'r crynodebau, ond dylid eu croesgyfeirio'n glir yn unol â'ch polisi diogelu data.

I gynhyrchu trawsgrifiad gair am air llawn o'r recordiad gallwch naill ai gyflogi trawsgrifiwr proffesiynol neu ei wneud eich hun gan ddefnyddio meddalwedd trawsgrifio fel Express Scribe neu Start Stop. Mae meddalwedd adnabod llais yn gwella ond mae'n dibynnu ar sain o ansawdd da a Saesneg diacen clir am ganlyniadau da. Mae'r opsiynau gorau (fel Otter a Trint) yn gallu bod yn ddrud i'w defnyddio ac efallai y bydd angen gwirio a chywiro ychwanegol o hyd.

Nid yw trawsgrifiadau llawn yn hanfodol ar gyfer archifo cyn belled â bod crynodeb o'r cynnwys ar gael. Fodd bynnag, efallai y bydd angen i chi drawsgrifio detholiadau. Mae crynhoi cyfweliad a thrawsgrifio rhannau'n dasgau sy'n cymryd llawer o amser. Mae dewis a golygu cyfweliadau, er enghraifft ar gyfer arddangosfa, gwefan neu draciau sain hefyd yn cymryd amser. I wneud gwaith golygu lleferydd sylfaenol gallwch lawrlwytho meddalwedd ffynhonnell agored am ddim fel Audacity  ond mae gwell pecynnau meddalwedd golygu cost isel, er enghraifft WaveLab neu Forge Audio Studio.

Cyllideb

Gwnewch yn siŵr bod eich cyllideb yn cynnwys holl gostau'r prosiect. Bydd y rhain yn amrywio yn ôl nifer y staff cyflogedig a/neu wirfoddol, faint o hyfforddiant ac ymchwil sydd ei angen, nifer y cyfweliadau sydd i'w recordio, teithio, a oes angen cyfieithwyr neu drawsgrifwyr cyflogedig, nifer y cyfweliadau sydd i'w dogfennu a’r allbynnau.

Mae costau staff a gwirfoddolwyr yn debygol o gynnwys:

• hyfforddiant
• teithio (caniatewch o leiaf dau ymweliad fesul cyfweliad a gynllunnir gan gynnwys darpariaeth wrth gefn ar gyfer canslo)
• recriwtio
• cyflogau a ffioedd staff y prosiect, gan gynnwys ymgynghorwyr llawrydd

Mae angen i chi gynnig cyflog teg neu ffi ar gyfer staff cyflogedig. Mae'r Gymdeithas Hanes Llafar yn darparu canllawiau ar gyfraddau contractwyr llawrydd yn seiliedig ar rolau gwahanol, yn ogystal â staff cyflogedig. Mae yna hefyd isafswm cyfraddau cyflog y cytunir arnynt yn genedlaethol ar gyfer rhai gweithwyr proffesiynol, megis archifyddion a staff amgueddfeydd. Ceisiwch gyngor pellach lle bo angen.

Gallai costau offer gynnwys:

• offer recordio sain cerdyn fflach cyflwr solet
• offer recordio fideo (DV) a thrybedd
• meicroffonau (er enghraifft, meicroffonau llabed, dau i bob recordydd ynghyd â rhai sbâr)
• cardiau cof (SD) 8GB i 16GB
• bagiau offer
• gyriannau caled allanol lluosog i wneud copïau wrth gefn
• cyfrifiadur gyda meddalwedd rheoli uwchlwytho a throsglwyddo ffeiliau digidol
• argraffydd/sganiwr
• offer/meddalwedd trawsgrifio
• meddalwedd golygu
• camera digidol
• dodrefn storio y gellir eu cloi

Efallai y byddwch eisiau cynnwys y costau y bydd partneriaid yn eu hysgwyddo, yn ogystal ag unrhyw gyfraniadau mewn nwyddau y gallant eu gwneud. Er enghraifft, gallai hyn gynnwys hyfforddi gwirfoddolwyr archifdy os nad ydynt yn gyfarwydd â thrin hanesion llafar digidol. Ystyriwch sut y byddwch yn recriwtio cyfweleion ac unrhyw gostau cysylltiedig, er enghraifft cyhoeddusrwydd, stondinau mewn digwyddiadau, teithio i gwrdd â chysylltiadau newydd.

Bydd angen hefyd i chi  gyllidebu ar gyfer unrhyw allbynnau rydych wedi'u cynllunio, megis arddangosfeydd, llwybrau sain, cyhoeddiadau neu ddigwyddiadau. Neilltuwch gyfran o gostau'r prosiect i werthuso.

Mwy o wybodaeth ac adnoddau

• Y Gymdeithas Hanes Llafar am gyngor cychwynnol, hyfforddiant, deunyddiau darllen defnyddiol, cysylltiadau lleol a rhanbarthol defnyddiol
• Mae gan Adran Hanes Llafar y Llyfrgell Brydeinig ddisgrifiadau o'i miloedd o recordiadau hanes llafar ar-lein a gallwch wrando ar y recordiadau hanes llafar ar-lein neu yn y Llyfrgell Brydeinig.
• Mae Archif Gwe y DU yn cadw gwefannau a rhywfaint o gyfryngau cymdeithasol.

Gweler hefyd:

• Oral History in the Digital Age
• British Universities Film and Video Council
• Scottish Oral History Group
• Scottish Life Archive
• Archives and Records Association
• Your local history society
• Your local archive