Trwy ddarllen y canllaw hwn fe gewch awgrymiadau ar sut i gynllunio rheoli a chynnal a chadw'n llwyddiannus, gan gynnwys sut i strwythuro eich cynllun, camau i'w cymryd wrth baratoi eich cynllun a sut i gysylltu â chynlluniau cysylltiedig eraill. Mae hefyd yn cynnwys atodiadau ar yr hyn a olygwn wrth reoli a chynnal a chadw a dolenni i arweiniad pellach sy'n benodol i wahanol fathau o dreftadaeth.

Er mwyn sicrhau bod y dreftadaeth rydym yn ei chefnogi'n cael ei gwerthfawrogi a’i chynnal ac y gofalir amdani dros bawb, nawr ac yn y dyfodol, os ydych chi’n gwneud cais am grant o fwy na £250,000 a bod eich prosiect yn cynnwys gwaith cyfalaf, creu deunydd newydd neu brynu adeilad hanesyddol, adeiledd, treftadaeth trafnidiaeth neu dir, gofynnwn i chi baratoi cynllun rheoli a chynnal a chadw.

Os ydych chi'n rhedeg prosiect ardal, yn lle hynny bydd angen i chi greu cynllun rheoli ardal fel rhan o'ch cynllun gweithredu ardal.

Ynghylch cynllunio rheoli a chynnal a chadw

Mae cynllun rheoli a chynnal a chadw yn manylu ar sut y bydd canlyniadau eich prosiect yn cael eu cynnal a chadw, pwy fydd yn ei wneud, pa sgiliau y bydd eu hangen arnynt, pryd y bydd angen gwneud pethau a beth fydd cost y gwaith hwn. Gall cynllun eich helpu i ofalu am eich treftadaeth, datblygu eich prosiect, meddwl am adnoddau a gobeithio, sicrhau nad yw'r un problemau'n codi eto.

Fel rhan o'n telerau grant, gofynnwn i chi sicrhau bod y gwaith a ariannwn yn cael ei gadw mewn cyflwr da a bod buddion eich prosiect yn cael eu cynnal yn y dyfodol.

Os bydd gofyn i chi gynhyrchu cynllun rheoli a chynnal a chadw fel rhan o'ch prosiect, byddwn yn disgwyl i'ch sefydliad:

• fabwysiadu eich cynllun rheoli a chynnal a chadw
• ei integreiddio i'ch polisïau rheoli a gofal presennol
• darparu adnoddau ariannol i roi’r cynllun hwnnw ar waith drwy gydol cyfnod eich contract grant

Gallwch gynnwys costau rheoli a chynnal a chadw uwch am uchafswm o bum mlynedd ar ôl y prosiect o fewn cyllideb eich cais rownd gyflwyno.

Mae hyn yn cynnwys unrhyw gostau uwch sy'n codi o ganlyniad i waith cyfalaf a wnaed yn ystod eich prosiect. Os byddwch yn gwneud hyn, rhaid cynnwys cynnydd mewn costau rheoli a chynnal a chadw yn adrannau costau ac incwm eich ffurflen gais. Dylid darparu tystiolaeth o gostau ac incwm ar ffurf llythyr sy'n datgan eu gwerth, wedi'i lofnodi gan swyddog ariannol uchaf eich sefydliad.

Cysylltiadau ag agweddau eraill ar eich prosiect

Ni ddylid cynllunio rheoli a chynnal a chadw ar wahân i agweddau eraill ar gynllunio eich prosiect.

Cyn i chi baratoi cynllun rheoli a chynnal a chadw, bydd angen i chi drefnu arolwg cyflwr neu adroddiad ar eich treftadaeth, megis arolwg adeilad neu arolwg o gynefin, tirwedd neu gasgliad. Dylech hefyd sicrhau eich bod yn deall sut mae eich adeilad neu safle'n gweithredu o ran ei berfformiad amgylcheddol.

Os yw eich prosiect yn ymwneud â gwaith cyfalaf, creu deunydd newydd neu brynu adeilad, adeiledd, treftadaeth trafnidiaeth hanesyddol neu dirwedd hanesyddol wedi'i dylunio fel parc, byddwn yn gofyn i chi baratoi cynllun cadwraeth yn ychwanegol at eich cynllun rheoli a chynnal a chadw yn gynnar yn y cam datblygu neu fel rhan o'ch cais rownd gyflwyno, a chynllun gweithgareddau fel rhan o'ch cais rownd gyflwyno. Mae'n bwysig bod y cynlluniau hyn yn cysylltu â'i gilydd.

Ceir syniadau ar sut y gallwch gysylltu cynlluniau gwahanol wedi'u cynnwys yn Atodiad 2 y canllaw hwn.

Beth i'w roi mewn cynllun rheoli a chynnal a chadw

Dylai cynllun rheoli ddisgrifio:

• y sefyllfa bresennol
• dadansoddiad, nodau ac amcanion – datblygu'r sefyllfa a ddymunir yn y dyfodol
• ffordd o symud tuag at y sefyllfa a ddymunir yn y dyfodol
• dull o fesur cynnydd

Mae angen i'ch cynllun fod yn hygyrch i'r gynulleidfa arfaethedig ac efallai y byddwch am ystyried crynodeb cyffredinol os yw'r cynllun ei hun yn mynd yn rhy dechnegol.

Bydd croesgyfeirio â chynlluniau eraill a chrynhoi cynnwys o ddogfennau eraill yn helpu cadw maint y cynllun i lawr a'i wneud yn haws i'w ddarllen.

Awgrymwn i chi ddefnyddio'r strwythur hwn:

1. Cyflwyniad
2. Y sefyllfa bresennol
3. Dadansoddiad, nodau ac amcanion
4. Cynllun gweithredu

1. Cyflwyniad

Adran fer sy'n cynnwys:

• pwy ysgrifennodd y cynllun, pryd a pham
• pwy yr ymgynghorwyd â nhw?
• cwmpas y cynllun
• cysylltiadau â gwaith cynllunio arall
• disgrifiad byr iawn o'ch prosiect a'r hyn y bydd yn ymdrin ag ef
• unrhyw fylchau yn y cynllun
• a yw'r cynllun yn cwmpasu'r safle, casgliad neu ased cyfan sydd o dan eich perchnogaeth neu ddim ond ardal y prosiect
• sut mae'r dreftadaeth wedi newid dros amser, pam ei bod yn bwysig ac i bwy

2. Y sefyllfa bresennol (lle rydyn ni nawr)

Mae strwythuro'r adran hon yn allweddol i wneud y cynllun yn ddarllenadwy. Awgrymir y penawdau a ganlyn.

Y safle, casgliad neu ased

• pwy sy'n gyfrifol am reoli a chynnal a chadw ar hyn o bryd
• beth maen nhw'n ei wneud, pryd maen nhw'n ei wneud a chyda pha adnoddau
• beth yw cyflwr eich treftadaeth ar hyn o bryd (gan ddefnyddio eich arolwg cyflwr)
• pa safonau rheoli a chynnal a chadw sydd angen i chi eu bodloni
• rhowch grynodeb byr o'ch prosiect a pha waith y bydd yn ei wneud

Cynllun gweithgareddau

Dylai eich cynllun gweithgareddau ddarparu gwybodaeth ddefnyddiol i chi i’ch helpu cwblhau’r adran hon, a ddylai gynnwys:

• eich cynulleidfa bresennol gan gynnwys mathau o ddefnydd, niferoedd ymwelwyr blynyddol, proffil ymwelwyr, rhesymau dros ddefnyddio, hyd aros, lefelau boddhad
• eich cynulleidfa bosibl gan gynnwys y rhai nad ydynt yn ddefnyddwyr a rhwystrau wedi'u nodi neu ganfyddedig i fwy o ddefnydd
• cwmpas a natur presennol ymgysylltu cymunedol a gwirfoddoli gan gynnwys yr amrywiaeth a’r math o bobl sy’n cymryd rhan a’r hyn y maent yn ei wneud
• digwyddiadau a gweithgareddau presennol gan gynnwys pwy sy’n eu rhedeg, sut y cânt eu hariannu, sut y cânt eu marchnata a’u hyrwyddo, pwy sy’n eu mynychu a pha mor llwyddiannus y maent
• rôl bresennol grwpiau defnyddwyr y safle neu wirfoddolwyr, eu sgiliau, unrhyw gyfrifoldebau rheoli a sut y maent yn cymryd rhan mewn gwneud penderfyniadau

Y sefydliad

Rhowch fanylion unrhyw sefydliadau sy'n ymwneud â rheoli a chynnal a chadw'r safle, y casgliad neu'r ased.

Cyd-destun polisi

Nodwch bolisi cenedlaethol, rhanbarthol a lleol allweddol sy'n effeithio'n uniongyrchol ar reoli a chynnal a chadw eich safle, casgliad neu ased. Dim ond materion sy’n effeithio’n uniongyrchol arnoch chi y dylech eu cynnwys ac ystyriwch ddefnyddio atodiadau i gynnwys cyd-destun polisi ehangach.

Rheoli a chynnal a chadw ar hyn o bryd

Dylech gynnwys y strwythur rheoli presennol, wedi'i ddangos fel organogram yn amlygu'r meysydd gwasanaeth allweddol. Rhestrwch bawb sy'n chwarae rhan mewn rheoli a chynnal a chadw gan gynnwys yr holl swyddi staff a gyflogir yn uniongyrchol neu'n anuniongyrchol trwy gontractau, yn amser llawn neu'n rhan-amser.

Dangoswch yr holl adrannau a sefydliadau allanol eraill (rhanddeiliaid) sy'n cynorthwyo neu'n llywio'r gwaith o reoli a chynnal a chadw'r safle, y casgliad neu'r ased fel organogram.

Dylech gynnwys disgrifiad byr o’r safonau cynnal a chadw presennol gan gynnwys pwy sy’n eu darparu, sut y cânt eu caffael, a ydynt yn cael eu cyflwyno gan staff ar y safle a pha gyfleusterau cynnal a chadw sy’n bodoli ar y safle.

Dylech hefyd ddisgrifio gweithdrefnau gweithredol ar gyfer archwilio, atgyweirio a gwneud gwaith cynnal a chadw sydd heb ei gynllunio megis delio â graffiti ac ymddygiad gwrthgymdeithasol.

3. Dadansoddiad, nodau ac amcanion (lle rydym eisiau cyrraedd)

Dywedwch sut rydych wedi gwerthuso’n feirniadol:

• eich treftadaeth, ei chyflwr cyffredinol a’r bygythiadau presennol i’w harwyddocâd treftadaeth
• perfformiad y sefydliad rheoli, digonolrwydd yr adnoddau presennol, lefelau sgiliau, gweithdrefnau a rheoli amgylcheddol
• safbwyntiau, syniadau a dyheadau eich cynulleidfaoedd presennol a phosibl

Gallwch gynnwys elfennau o gynlluniau eraill a gynhyrchwyd fel rhan o'ch prosiect fel bod gennych asesiad cynhwysfawr. Bydd hyn yn eich galluogi i ddatblygu nid yn unig gweledigaeth gyffredinol ond hefyd rhai nodau ac amcanion clir y gellir eu trosi'n gamau gweithredu gydag amserlenni ac adnoddau sydd wedi'u nodi.

Rheoli a chynnal a chadw arfaethedig

Ystyriwch y nodau cyffredinol rydych wedi'u diffinio ar gyfer eich prosiect. Aseswch sut y gallai fod angen i'ch gweithdrefnau, prosesau ac adnoddau rheoli a chynnal a chadw newid i gynnal y gwaith cyfalaf a'r gweithgareddau arfaethedig.

Er mwyn darparu cymhariaeth uniongyrchol â'r wybodaeth a ddarperir o dan 'rheoli a chynnal a chadw presennol' uchod, gofynnir i chi ddarparu:

• organogram o'r sefydliad rheoli arfaethedig. Amlygwch feysydd gwasanaeth allweddol sy'n gyfrifol am y safle, y casgliad neu'r ased neu sy'n chwarae rhan yn y gwaith o'i reoli a'i gyflwyno, gan gynnwys yr holl swyddi staff a gyflogir yn uniongyrchol neu'n anuniongyrchol.
• organogram yn dangos sut y bydd yr holl adrannau a sefydliadau allanol eraill yn ymwneud â rheoli a chynnal a chadw'r safle, y casgliad neu’r ased yn y dyfodol
• disgrifiad o'r gweithrediadau rheoli a chynnal a chadw arfaethedig, sut y cânt eu caffael a'u cyflwyno, eu hamlder neu eu targedau perfformiad. Gellir cyflwyno hwn naill ai fel testun neu dabl o weithrediadau cyfnodol.
• disgrifiad o sut y byddwch yn ymateb i unrhyw broblemau yn y dyfodol megis newid yn yr hinsawdd a digwyddiadau tywydd eithafol, graffiti, fandaliaeth, sbwriel, cwynion neu bryderon o ran diogelwch, gan osod targedau clir ar gyfer ymateb

Dangoswch eich bod wedi meddwl am sut mae angen gofalu am y safle, y casgliad neu’r ased ar ôl cwblhau’r gwaith cyfalaf. Esboniwch yr angen am unrhyw gostau rheoli a chynnal a chadw uwch yr ydych wedi'u dyrannu i'r prosiect neu pam y credwch nad oes angen costau ychwanegol.

Cynllun gweithgareddau a thechnoleg ddigidol

Edrychwch ar sut y bydd eich cynllun rheoli a chynnal a chadw yn y dyfodol yn parhau i gefnogi'r cynigion a nodir yn eich cynllun gweithgareddau. Efallai y bydd angen gofalu am gyfleusterau newydd megis:

• arddangosfeydd
• mannau addysg
• arddangosiadau electronig a dyfeisiau rhyngweithiol

Nodwch pa hyfforddiant y byddwch yn ei ddarparu i sicrhau bod gan staff a gwirfoddolwyr y sgiliau i gynnal a chadw a rheoli'ch treftadaeth ar ôl i'r prosiect ddod i ben, a phryd a sut y byddwch yn darparu'r hyfforddiant hwn.

Mae arnom angen i unrhyw allbynnau digidol (er enghraifft, tudalennau gwe a dogfennau, gwaith clyweled, mapiau ac arolygon) y byddwch yn eu creu gydag arian grant fod ar gael, yn hygyrch ac yn agored. Mae hyn yn golygu bod yn rhaid i chi ddarparu mynediad rhydd i ddeunyddiau am o leiaf bum mlynedd, gan ddibynnu ar werth eich prosiect. Gallwch gael gwybod mwy am y gofynion hyn yn ein canllaw arfer da digidol.

Diogelu'r amgylchedd

Disgwyliwn i bob prosiect a ariannwn warchod yr amgylchedd. Am ragor o wybodaeth gweler ein canllaw arfer da cynaladwyedd amgylcheddol.

Risg

Bydd angen i chi ystyried:

• natur ac amrywiaeth y risgiau i’r safle, y casgliad neu'r ased ar ôl cwblhau’r prosiect
• eich cynigion ar gyfer rheoli’r risgiau

Gofynnir i chi am hyn fel rhan o'ch cais rownd gyflwyno.

4. Cynllun gweithredu (sut y byddwn yn cyrraedd yno)

Mae'r adran hon yn crynhoi popeth sydd angen i chi ei wneud a phryd, fel arfer ar ffurf tabl. Dylai camau gweithredu lifo o'ch amcanion. Dylai eich cynllun gweithredu fod yn glir ynghylch:

• pwy sydd angen arwain ar y camau gweithredu
• pwy sydd angen eu cefnogi
• pa sgiliau fydd eu hangen arnynt
• pryd y bydd angen iddo ddigwydd
• pa nod neu amcan y mae'r cam gweithredu'n ymwneud ag ef
• pa adnoddau sydd eu hangen (os oes gofyniad am arian gan y prosiect, esboniwch ble mae hyn yn ymddangos yng nghostau’r prosiect)

Tabl incwm a gwariant

Lluniwch dabl incwm a gwariant sy’n cwmpasu pum mlynedd ar ôl cwblhau’r gwaith ymarferol. Ar ôl cwblhau'r gwaith ymarferol, diweddarwch hwn gyda:

• holl oblygiadau ariannol eich trefniadau rheoli a chynnal a chadw presennol ac arfaethedig
• goblygiadau rheoli a chynnal a chadw sy'n deillio o unrhyw waith a gweithgareddau cyfalaf eraill
• crynodeb o unrhyw incwm a gwariant o unrhyw weithgarwch masnachol
• pob eitem o wariant
• golwg ar gostau oes gyfan a chostau cyfleusterau gwahanol
• lwfans ar gyfer gwaith a gaiff ei wneud gan wirfoddolwyr ac unrhyw gyfraniadau mewn nwyddau

Fe’ch anogir yn gryf i feddwl am ddulliau arloesol o godi incwm i gefnogi'ch costau yn y dyfodol megis grantiau, ariannu gan awdurdodau lleol, tenantiaethau, lesau, mynediad masnachol, consesiynau, rhentu, caffis, siopau, priodasau, parcio, ffioedd mynediad, ffilmio, digwyddiadau, nawdd, atafaelu carbon ac enillion net bioamrywiaeth.

Monitro, gwerthuso ac adolygu'r cynllun

Esboniwch sut y bydd y cynllun ei hun yn cael ei adolygu a'i ddiweddaru.

Unwaith y byddwch yn y cam cyflwyno, adolygwch y cynllun o leiaf unwaith y flwyddyn i adlewyrchu gwybodaeth newydd, ymchwil newydd a newidiadau dylunio, ac i amlygu’r hyn a gyflawnwyd.

Awgrymiadau ar gyfer cynllunio llwyddiannus

Cael cymorth arbenigol

Efallai y bydd angen help arnoch chi a'ch tîm i baratoi'r cynllun rheoli a chynnal a chadw neu i hyfforddi staff i'w roi ar waith. Os oes angen cymorth arbenigol arnoch i baratoi eich cynllun, gwnewch yn siŵr eich bod yn nodi'r gost fel rhan o'ch gwaith datblygu prosiect.

Cynnwys pobl

Defnyddiwch y broses i ddwyn ynghyd y bobl a fydd yn hanfodol i lwyddiant eich prosiect neu strategaeth rheoli. Gwnewch yn siŵr bod y ddogfen yn cynnwys ystod eang o safbwyntiau. Gall oedi a chostau ychwanegol godi os nad yw'r bobl iawn yn cymryd rhan. Hefyd, rhowch gopïau o'r cynllun gorffenedig i unrhyw un sy'n ymwneud â gofalu am eich safle gan gynnwys gwirfoddolwyr, staff a chontractwyr.

Rheoli'r cynllun

Gwnewch yn siŵr bod y cynllun yr ydych chi'n ei baratoi, neu'n ei gomisiynu, yn eich helpu i ofalu am yr ased. Byddwch yn barod i reoli'r broses gynllunio o’r drafodaeth gyntaf ar y syniad hyd at y broses gomisiynu i sicrhau bod pobl yn defnyddio’r cynllun yn y tymor hir.

Cyfryngu

Defnyddiwch y cynllun i gyfryngu rhwng gwahanol syniadau am dreftadaeth a'i chadwraeth. Er enghraifft, efallai y bydd gan arbenigwyr treftadaeth adeiledig ac ecolegwyr ddyheadau amrywiol ynglŷn â sut i ofalu am eich safle, casgliad neu ased.

Trefnu gwybodaeth

Gall cynllun gael ei lethu’n hawdd gan y maint o wybodaeth sydd ei hangen er mwyn gofalu am ased treftadaeth cymhleth. Cadwch ffeil rheoli a chynnal a chadw ddiogel a diweddarwch hi'n rheolaidd. Cadwch gopïau o arolygon a gwybodaeth arall yn y ffeil, yn ogystal â chopi o'ch cynllun rheoli a chynnal a chadw. Efallai y byddwch hefyd am gadw copi bob dydd cyfredol.

Ei fabwysiadu a'i ddefnyddio

Disgwyliwn i chi fabwysiadu'r cynllun yn ffurfiol fel rhan o bolisïau rheoli eich sefydliad. Disgwyliwn hefyd weld y cynllun wedi'i labelu'n glir fel un sydd wedi'i fabwysiadu, gydag enwau'r rhai sy'n gyfrifol am ei fabwysiadu ar ran eich sefydliad a'r dyddiad y cafodd y cynllun ei fabwysiadu.

Ei gyhoeddi

Gwnewch yn siŵr bod copi gan bawb sydd angen defnyddio'r cynllun. Cadwch brif gopi mewn archif ddiogel gan y byddwn o bosibl yn gofyn am ei weld yn y dyfodol. Dylai'r cynllun fod ar gael ar eich gwefan fel y gall pobl eraill ddysgu ohono.

Arweiniad gwahanol ar gyfer gwahanol fathau o dreftadaeth

Tirweddau, parciau cyhoeddus, mynwentydd a gerddi

Os yw eich prosiect yn adfer tirwedd, parc cyhoeddus, mynwent neu ardd, fel rhan o'n telerau grant dylech ennill a chadw Gwobr y Faner Werdd unwaith y bydd gwaith cyfalaf eich prosiect wedi cyrraedd y cam cwblhau ymarferol. Bydd yn ofynnol i chi gadw Gwobr y Faner Werdd ar lefel llwyddiant uchel am o leiaf saith mlynedd.

I'ch cynorthwyo i ennill Gwobr y Faner Werdd gallwch ddefnyddio templed rheoli a chynnal a chadw safonol Gwobr y Faner Werdd er mwyn cynhyrchu eich cynllun ar gyfer cais eich prosiect. Nid oes angen cynhyrchu dau gynllun.

Bydd arweiniad Gwobr y Faner Werdd yn eich helpu paratoi cynllun rheoli a chynnal a chadw a fydd yn ein bodloni ni a Gwobr y Faner Werdd.

Adeiladau hanesyddol

Y ffordd orau o fynd i’r afael â gofal hirdymor adeiladau hanesyddol yw canolbwyntio ar waith cynnal a chadw ataliol rheolaidd, sy’n:

• cynnal golwg yr adeilad ac yn ymestyn ei oes
• atal colli ffabrig gwreiddiol, oherwydd bod llai o ddeunydd yn cael ei golli mewn gwaith graddfa fach rheolaidd nag mewn prosiectau adfer helaeth
• ymestyn y cyfnod rhwng prosiectau atgyweirio, gan roi llai o faich ar adnoddau prin
• lleihau'r angen am ddeunyddiau newydd, sydd yn ei dro yn lleihau prosesu, cludiant, gwastraff a'r defnydd o ynni

Arfer da

Mae angen cynnal arolygiadau cynnal a chadw blynyddol cynlluniedig mewn ffordd ofalus a threfnus. Yn ddelfrydol, dylech anelu at gwblhau arolygiad gweledol llawn o'ch adeiladau o leiaf unwaith y flwyddyn. Dechreuwch trwy baratoi rhestr wirio yn nodi holl elfennau'r adeilad y mae angen eu harolygu. Mae templedi ar gael gan:

• gwefan Historic England
• gwefan y Cynllun Stiwardiaeth Cefn Gwlad
• Mae gan Historic England restr wirio cynnal a chadw ar gyfer mannau addoli hefyd

Cynghorion gwych

• Nid oes rhaid i'r arolygiad gael ei gynnal mewn un diwrnod ond efallai y gall fynd i'r afael ag un adran ar y tro.
• Mae’n ddefnyddiol cynnal yr arolygiadau allanol yn ystod, neu’n syth ar ôl, glaw trwm, gan fod hyn yn amlygu a yw nwyddau dŵr glaw yn gweithio’n iawn ai beidio. Ac mae bob amser yn werth gwirio ardaloedd bregus ar ôl glaw trwm neu eira.
• Efallai ei fod yn haws arolygu pob wyneb o’r adeilad yn ei dro, gan ddechrau drwy edrych i fyny ar y to a gweithio i lawr. Mae binocwlars yn gymorth defnyddiol.
• Fodd bynnag, os yw rhannau o'r adeilad yn anhygyrch, ystyriwch a oes angen i chi geisio cymorth proffesiynol.
• Gall difrod stormydd i orchuddion to a fflachiadau metel roi llwybr i ddŵr dreiddio i mewn i'r adeilad, y mae angen mynd i'r afael ag ef mor gyflym â phosibl.
• Os bydd eich arolygiad yn nodi materion sy'n peri pryder, dylech geisio cyngor pellach gan bensaer neu syrfëwr adeiladu.

Yr hyn a olygwn wrth ‘rheoli’ a ‘cynnal a chadw’

Pan fyddwn yn siarad am reoli a chynnal a chadw, mae rheoli'n cynnwys yr holl weithgareddau a all gadw treftadaeth mewn cyflwr da, megis rhoi gweithdrefnau neu drefniadau ar waith ar gyfer:

• monitro a rheoli amgylcheddol
• trin a thrafod diogel a phriodol
• parodrwydd ar gyfer argyfwng
• storio a diogelwch
• caffael a gwaredu
• cydymffurfio â deddfwriaeth a rheoliadau a dod o hyd i ganiatadau neu drwyddedau lle bo angen
• croesawu ymwelwyr a defnyddwyr eraill
• cael mynediad at y sgiliau arbenigol sydd eu hangen i ofalu am eich treftadaeth
• darparu hyfforddiant i wirfoddolwyr ac eraill sy'n gofalu am eich treftadaeth
• cyfranogiad y gymuned
• monitro
• bodloni safonau rheoli ar gyfer treftadaeth (e.e.: Gwobr y Faner Werdd i barciau, BS 4971 ar gyfer cadwraeth a gofalu am gasgliadau llyfrgell neu BS EN 16893 ar gyfer cadwraeth treftadaeth ddiwylliannol ar safleoedd ac adeiladau newydd a fwriedir ar gyfer storio a defnyddio casgliadau)
• dogfennu safleoedd, rhywogaethau, casgliadau, adeiladau neu dirweddau
• bodloni safonau eraill (e.e.: safonau gweithredu ar gyfer rheilffyrdd hanesyddol)

Cynnal a chadw yw'r gwaith bob dydd arferol sydd ei angen i atal dirywiad megis:

• cynnal a chadw dehongliadau, arddangosfeydd a gweithgareddau rhyngweithiol
• cynnal a chadw goleuadau
• cynnal a chadw cyfleusterau ar gyfer ymwelwyr a gwasanaethau eraill
• cadw llwybrau, ffensys a mynedfeydd mewn cyflwr da
• clirio cwteri a chadw draeniau'n glir
• peintio gwaith coed ac ailosod teils to sydd wedi llithro
• cadw gwrthrychau gweithio mewn cyflwr gweithredol da
• cadw allbynnau digidol i weithio fel y'i fwriedir
• mudo ffeiliau digidol i fformat priodol i osgoi darfodiad
• delio â sbwriel, casglu a gwaredu gwastraff
• cadw tŷ a glanhau rheolaidd
• arolygiadau rheolaidd o offer, adeileddau a gwasanaethau
• gofalu am goed a llystyfiant arall

Cysylltiadau â chynlluniau eraill

Cysylltiadau â'r cynllun cadwraeth

• Gallai'r ffordd y mae'r cynllun cadwraeth yn diffinio parthau'r safle eich helpu i drefnu'r adran disgrifiad o'r safle yn y cynllun rheoli.
• Gwnewch yn siŵr eich bod yn crynhoi unrhyw ddynodiadau adeiledig, tirwedd neu natur a gwybodaeth hanesyddol ddefnyddiol arall o'r cynllun cadwraeth.
• Gwnewch yn siŵr bod y cynllun rheoli a chynnal a chadw yn cynnwys crynodeb o arwyddocâd y safle, casgliad neu ased.

Cysylltiadau â'r prif gynllun prosiect a dyluniad cyffredinol y prosiect

• Edrychwch ar yr holl elfennau cyfalaf a phenderfynwch sut y byddant yn cael eu cynnal a chadw, pwy fydd yn ei wneud, pa sgiliau y bydd eu hangen arnynt, pryd y bydd angen gwneud pethau a beth fydd y gost.
• Penderfynwch a oes ymyriadau rheoli ar wahân i brosiectau cyfalaf (e.e.: a oes angen i chi wneud gwaith ffisegol arall i wella'ch treftadaeth y tu hwnt i'n buddsoddiad ni?)
• Pan fyddwch yn adolygu'r cynllun rheoli yn ystod y cam cyflwyno, gwnewch yn siŵr eich bod yn cofnodi gwybodaeth allweddol er mwyn cynnal ansawdd nodweddion sydd newydd eu hadfer (e.e.: tarddiad a manyleb y deunyddiau, y palet o liwiau a ddefnyddir i beintio nodweddion/dodrefn, cynlluniau plannu).

Cysylltiadau â'r cynllun gweithgareddau

• Yn y cynllun rheoli a chynnal a chadw, dylech gynnwys disgrifiad byr o ddemograffeg eich ardal i ddangos eich bod yn deall y cyd-destun.
• Nodwch sut y bydd y lefelau presennol ac arfaethedig o wirfoddoli ac ymgysylltu cymunedol sydd wedi'u nodi yn eich cynllun gweithgareddau'n cael eu rheoli a'u cynnal yn y dyfodol.
• Nodwch sut fydd y gymuned leol yn cymryd rhan yn weithredol wrth reoli a gofalu am y safle, y casgliad neu'r ased yn y dyfodol.

Os oes gennych brosiect sy'n cynnwys ffrydiau incwm masnachol, megis caffi neu ganolfan ymwelwyr, bydd angen gwybodaeth arnom am weithrediad y busnesau hyn, wedi'i ddisgrifio yn eich cynllun rheoli a chynnal a chadw.

Atodiad 3: Camau paratoi cynllun rheoli a chynnal a chadw

Cam 1: Cyn eich cais cam datblygu

Gweithiwch allan yn gyntaf:

• pwy y mae angen ymgynghori â nhw neu eu cynnwys
• pa wybodaeth sydd eisoes ar gael neu y mae angen dod o hyd iddi
• pwy fydd yn ysgrifennu'r cynllun
• pa adnoddau fydd eu hangen

Eich treftadaeth

Meddyliwch am eich treftadaeth ac ystyriwch a yw'r holl sefydliadau cywir yn ymwneud â'i rheoli a'i chynnal a chadw ar hyn o bryd. Ystyriwch ai'r safonau cynnal a chadw cyffredinol yw'r hyn sydd ei angen? Meddyliwch sut y gellid gwella safonau naill ai drwy fuddsoddiad cyfalaf neu drwy newidiadau mewn arferion gwaith.

Cyllidebau ac adnoddau

Adolygwch y strwythur staffio ac adnoddau ehangach presennol. Ystyriwch sut y gallai fod angen i hyn newid yn y dyfodol ac wrth ymateb i'n buddsoddiad yn y prosiect.

Ystyriwch a oes modd cynnal a chadw popeth sydd i'w gyflwyno drwy'r prosiect yn briodol gyda chyllidebau ac adnoddau rheoli a chynnal a chadw presennol. Os mai 'oes' yw'r ateb, bydd angen i chi roi esboniad clir o sut y caiff hyn ei gyflawni a sut y caiff safonau eu cynnal. Os mai 'nac oes' yw'r ateb, bydd angen i chi nodi arian ac adnoddau ychwanegol ac esbonio sut y caiff y rhain eu cynnal yn y tymor hir.

Y tîm

Nodwch y tîm a fydd yn ymwneud â pharatoi'r cynllun rheoli a chynnal a chadw yn ystod y cam datblygu. Nodwch ba sgiliau y bydd arnynt eu hangen i allu ysgrifennu'r cynllun. Penderfynwch a allwch gynhyrchu'r cynllun yn fewnol neu a oes angen cymorth neu arbenigedd ychwanegol arnoch. Os oes angen adnoddau ychwanegol, yna dylid cynnwys cost y rhain yn eich cais. Peidiwch â thanamcangyfrif yr amser y bydd yn ei gymryd na manteision cyflogi cyngor arbenigol neu gyfaill beirniadol.

Adolygu perfformiad

Meddyliwch am sut y byddwch yn adolygu eich perfformiad a gweithdrefnau rheoli amgylcheddol yn ystod y cam datblygu ac yn caniatáu ar gyfer cyngor arbenigol yn eich cais os bydd angen cymorth arbenigol.

Cam 2: Yn ystod y cam datblygu

Erbyn eich adolygiad datblygu, byddwn yn disgwyl i chi feddu ar y canlynol:

• strwythur clir i’ch cynllun rheoli a chynnal a chadw (gweler ein strwythur awgrymedig uchod)
• byddwch wedi ysgrifennu'r adran 'lle rydyn ni nawr'
• nodi nodau ac amcanion cychwynnol
• adolygu a mireinio'ch strwythur staffio gan gynnwys adnoddau staff ar gyfer rheoli prosiect a chyflwyno'r cynllun gweithgareddau
• datblygu cynllun gweithredu i gynnwys pobl, gwirfoddolwyr ac yn benodol unrhyw grwpiau sy'n defnyddio'r safle mewn trafodaethau am eu rôl yn y gwaith rheoli a chynnal a chadw
• adolygu'r dyluniadau sy'n dod i'r amlwg ar gyfer y gwaith cyfalaf a chadwraeth er mwyn nodi pa adnoddau neu sgiliau ychwanegol y gallai fod eu hangen yn y dyfodol
• ystyried eich cyllidebau incwm a gwariant cyffredinol a nodi unrhyw gyfleoedd i gynyddu incwm y safle
• datblygu eich data gwerthuso gwaelodlin ac ystyried syniadau drafft ar gyfer targedau monitro a gwerthuso

Ar ôl yr adolygiad datblygu byddwn yn disgwyl i chi:

• ddatblygu eich rhagolygon incwm a gwariant cyffredinol yn seiliedig ar ddyluniadau cam D RIBA/LI ac unrhyw incwm masnachol posibl
• nodi a chadarnhau unrhyw ymchwydd arfaethedig mewn adnoddau ariannol neu staff
• cwblhau eich strwythur staffio arfaethedig a drafftio disgrifiadau swydd priodol
• cadarnhau'r holl dargedau ar gyfer monitro a gwerthuso
• cwblhau a mabwysiadu'r cynllun rheoli a chynnal a chadw

Cam 3: Yn ystod y cam cyflwyno

Dylai'r cynllun rheoli a chynnal a chadw fod yn ddogfen fyw sy'n cael ei hadolygu a'i diweddaru wrth i'r prosiect ddatblygu. Yn ystod y cam hwn dylech:

• adolygu’r cynllun yn flynyddol
• gwirio bod eich cynlluniau i warchod yr amgylchedd ar y trywydd iawn
• diwygio a diweddaru'r cynllun i adlewyrchu unrhyw newidiadau yn natur a chwmpas y gwaith ffisegol neu unrhyw arolygon ymwelwyr newydd
• sicrhau bod rolau pobl leol, gwirfoddolwyr ac unrhyw grwpiau sy'n defnyddio'r safle'n wedi'u nodi’n glir a’u cadarnhau
• coladu gwybodaeth ddylunio megis manylebau deunydd a chynnyrch, cynlluniau, arolygon neu luniadau fel eu bod ar gael ar gyfer gweithrediadau cynnal a chadw yn y dyfodol

Cam 4: Ar ôl cwblhau'r gwaith cyfalaf

Adolygwch a diweddarwch eich cynllun rheoli a chynnal a chadw. Rydym yn disgwyl i chi:

• ymestyn y cynllun i 10 mlynedd gan ddechrau o ddyddiad cwblhau’r prosiect a chynnal ail ragolwg o unrhyw ragamcanion ariannol yn seiliedig ar y cynllun ‘fel y’i adeiladwyd'
• cyflwyno eich cynllun i ni i'w gymeradwyo

Bydd angen i chi ystyried sut yr ydych yn darparu adnoddau ar gyfer datblygu'r cynllun rheoli a chynnal a chadw wrth i chi gyflwyno'r prosiect a gwneud darpariaeth ar gyfer cost unrhyw gyngor arbenigol y gallai fod ei angen arnoch.