Diweddarwyd y dudalen hon: 30 Mai 2023. Gweld yr holl ddiweddariadau.

Cyflwyniad

Llongyfarchiadau ar dderbyn Grant; edrychwn ymlaen at eich helpu chi i gyflawni Prosiect llwyddiannus. Mae’r arian y byddwch chi’n ei dderbyn yn arian cyhoeddus gan chwaraewyr y Loteri Genedlaethol, felly mae gennym ddyletswydd i sicrhau ei fod yn cael ei reoli mewn ffordd atebol. Mae hyn yn golygu bod amryw o brosesau y mae angen i chi eu dilyn gydol oes eich Prosiect. Rydym yn ceisio eu gwneud yn gymesur â lefel y Grant rydych yn ei dderbyn.

Rydym yn gwerthfawrogi mai dyma’r tro cyntaf i chi dderbyn arian gennym o bosib a’ch bod yn ansicr ynglŷn â sut i wneud cais am eich Grant a rhoi’r newyddion diweddaraf i ni am eich cynnydd. Bydd y ddogfen hon yn esbonio beth i’w wneud ac yn ateb unrhyw gwestiynau sydd gennych chi.

Rydym yn hoffi gweithio mewn ffordd gydweithredol, felly cadwch mewn cysylltiad â ni os ydych chi angen ein cymorth. Eich pwynt cyswllt cyntaf gyda Chronfa Dreftadaeth y Loteri Genedlaethol yw’r person a enwir yn eich e-bost Hysbysiad Grant. Rydym yn disgwyl i chi ymateb yn brydlon i unrhyw geisiadau am wybodaeth a thrafod unrhyw newidiadau sylweddol i’ch Prosiect gyda ni. Rhaid i chi fynd i’r afael ag unrhyw faterion a nodwn gydol eich Prosiect.

Byddwn mewn cysylltiad cyn bo hir i drefnu cyfarfod cychwynnol ac efallai y byddwn yn trefnu nifer o gyfarfodydd gyda chi, gan gynnwys ymweliadau safle, trwy gydol cyfnodau Datblygu a Chyflawni eich Prosiect. Byddem yn ddiolchgar pe baech yn ein gwahodd ni i ddigwyddiadau ac agoriadau allweddol y prosiect, a byddwn yn ceisio anfon cynrychiolydd lle bo hynny’n bosibl.

Byddwn yn cynnal gwiriadau trwy gydol eich Prosiect i gadarnhau eich bod yn cyflawni'r Canlyniadau a nodwyd yn eich Cais a'r Dibenion Cymeradwy a nodir yn eich Llythyr Hysbysiad Grant.

Mae'ch Contract Grant gyda ni, y Cyllidwr, yn cynnwys y canlynol:

• Llythyr Hysbysiad Grant;
• Telerau Safonol y Grant;
• Unrhyw Amodau Grant Ychwanegol;
• Ffurflen Caniatâd i Ddechrau wedi’i llofnodi.

Os na fyddwch yn cydymffurfio â Chontract y Grant, rydym yn cadw'r hawl i ofyn am ad-daliad o'ch Grant neu'r cyfan ohono.

Mae’r ddogfen hon yn amlinellu ein harferion safonol, ond cofiwch y gallwn ni ddewis amrywio ein prosesau yn dibynnu ar amgylchiadau penodol eich Prosiect.

Rydym wedi creu Rhestr Termau ddefnyddiol sydd i’w gweld yn Atodiad D. Os ydych chi’n ansicr ynglŷn ag unrhyw dermau a ddefnyddir yn y ddogfen, edrychwch yr adran hon.

Mae'r canllaw hwn yn cyfeirio at y camau Datblygu a Chyflawni. Nid yw dyfarniad cyfnod Datblygu yn gwarantu y byddwch yn derbyn dyfarniad cam Cyflawni.

Gair i gall

• peidiwch â chychwyn eich Prosiect cyn i ni roi caniatâd i chi 
• ystyriwch werthuso’ch Prosiect o’r cychwyn 
• cydnabyddwch eich cyllid a hyrwyddwch y Loteri Genedlaethol 
• cadwch gofnod o wariant eich Prosiect
• cadwch gofnod o amserlen eich Prosiect 
• cadwch bob anfoneb a derbynneb 
• byddwch yn ymwybodol o’ch Dibenion Cymeradwy
• adolygwch a dysgwch o’r hyn rydych yn ei wneud 
• cofiwch hawlio eich Grant
• gofalwch eich bod yn siarad â ni am unrhyw broblemau
• cadwch dystiolaeth o’r Prosiect, er enghraifft, tystiolaeth o lansiadau, gweithdai a deunydd hyrwyddo 
• ac yn anad dim, mwynhewch eich Prosiect

Amserlen y prosiect

Cam datblygu (dwy flynedd i’w gwblhau)

1. cyfarfod cychwynnol dyfarniad datblygu
2. cyflwyno Caniatâd i Ddechrau o fewn chwe mis
3. cwblhau adolygiad o’r Cyfnod Datblygu
4. cyflwyno Cais Cylch Darparu
5. cyflwyno Adroddiad Cwblhau o fewn tri mis 

Cam cyflawni (pum mlynedd i’w gwblhau)

1. dyfarnu’r grant
2. cyflwyno Caniatâd i Ddechrau o fewn chwe mis
3. cyflwyno gweithgaredd eich Prosiect
4. cyflwyno Adroddiad Cwblhau o fewn tri mis
5. hyd telerau’r contract – hyd at 20 mlynedd 

Sut y byddwn yn gweithio gyda chi

Mae’r adran hon yn esbonio’r canllawiau rydym yn disgwyl i chi eu dilyn wrth gyflawni’ch Prosiect. Os ydych chi’n ansicr ynglŷn ag unrhyw un o’r pwyntiau a godir, cysylltwch â ni.

Dogfennau pwysig

Rydym yn argymell y dylech chi ymgyfarwyddo â’r dogfennau canlynol cyn cychwyn ar eich Prosiect:

• Contract y Grant
• canllaw ar wneud cais 
• adran cydnabod grantiau ar ein gwefan 
• canllaw gwerthuso prosiect
• canllaw arfer da

Mae'r holl ganllawiau ar gael yn yr adran Ariannu a'r adran Canllawiau arfer da ar ein gwefan.

Rydym yn argymell y dylai pawb sy’n cyfrannu at gyflawni eich Prosiect fod yn gyfarwydd â’r Cais a gyflwynwyd i ni. Yn benodol, dylent fod yn gyfarwydd â'r Canlyniadau a'r Dibenion Cymeradwy rydych wedi ymrwymo i'w cyflawni.

Dyddiad Terfyn y Grant

Nodir Dyddiad Terfyn y Grant yn eich Llythyr Hysbysiad Grant. Mae’n seiliedig ar amserlen y Prosiect a nodwyd yn eich Cais.

Rhaid i chi gwblhau eich Prosiect a chyflwyno eich Adroddiad Cwblhau a’ch ffurflen Cais am Daliad Terfynol erbyn Dyddiad Terfyn y Grant.

Os byddwch chi’n wynebu oedi wrth gyflawni eich Prosiect, gallwch wneud cais am estyniad i Ddyddiad Terfyn y Grant.

Rydym yn ceisio bod yn hyblyg ond ni allwn warantu estyniad. Os na fyddwch yn cwblhau eich cam Datblygu erbyn Dyddiad Terfyn y Grant, mae eich Prosiect mewn perygl difrifol. Efallai y byddwn yn penderfynu tynnu cynnig eich Grant yn ôl ac ni fyddwch yn gallu bwrw ymlaen â cham Cyflawni eich Prosiect.

Os yw cam Cyflawni eich Prosiect yn cymryd mwy nag uchafswm o bum mlynedd i’w gwblhau o ddyddiad eich Llythyr Hysbysiad Grant, gallwn gau eich Grant a gofyn am ad-daliad o'ch Grant cyfan neu ran ohono.

Hyrwyddo eich Grant Loteri Genedlaethol

Mae hyrwyddo a chydnabod y Loteri Genedlaethol yn amod o Gontract y Grant. Gallwch ddysgu mwy am ein gofynion sylfaenol ar gyfer cydnabyddiaeth ar ein gwefan. Yn ogystal â chydnabod eich Grant, rydym yn disgwyl i chi ddarparu mynediad a/neu gynigion arbennig i chwaraewyr y Loteri Genedlaethol, bob blwyddyn o leiaf. Er enghraifft, efallai y byddwn yn gofyn i chi gymryd rhan mewn ymgyrch i ddiolch i chwaraewyr y Loteri, er enghraifft, yr ymgyrch #Diolchichi.

Rydym yn eich annog i ddatblygu cynigion neu hyrwyddiadau arloesol a chreadigol i ddiolch i chwaraewyr y Loteri Genedlaethol am eu cefnogaeth ac i godi ymwybyddiaeth o’r cyllid a gawsoch. Mae enghreifftiau o’r rhain, a phethau creadigol eraill mae Prosiectau wedi’u gwneud ar gael ar ein gwefan.

Os yw eich Grant am fwy na £1m tuag at ofod arddangos, canolfan ymwelwyr, gardd gymunedol neu gyfleuster cyhoeddus arall newydd, hoffem drafod hefyd sut y gallai'r Loteri Genedlaethol gael ei hymgorffori orau yn enw'r gofod neu'r safle.

Rhaid i chi gydnabod eich Grant yn gyhoeddus cyn gynted ag y bydd eich Prosiect yn cychwyn trwy ddangos logo cydnabod y Loteri Genedlaethol. Mae'r logo ar gael yn yr adran gydnabyddiaeth ar ein gwefan. 

Rhaid i chi sicrhau hefyd eich bod yn cynnwys logo’r Loteri Genedlaethol ar unrhyw wybodaeth rydych yn ei chynhyrchu am eich Prosiect, er enghraifft, gwybodaeth neu ddeunyddiau ymgynghoriad cyhoeddus neu godi arian. Yn ogystal, rhaid i chi gynnwys y logo ar bob dyluniad neu gynllun, pob adroddiad neu arolwg arbenigol ac ar bob dogfen dendro neu hysbyseb swydd a ariennir gan eich Grant. I gael mwy o wybodaeth, ewch i’n gwefan.

Os na fyddwch chi’n cydymffurfio â’n canllawiau cydnabyddiaeth, rydym yn cadw’r hawl i ofyn i chi ad-dalu eich Grant neu ran ohono.
Os ydych chi angen unrhyw help neu os oes gennych chi unrhyw gwestiynau ynglŷn â chydnabod eich Grant, cysylltwch â ni.

Cyhoeddusrwydd i’r grant

Mae’n bwysig i chi roi cyhoeddusrwydd i’ch Grant yn y cyfryngau lleol fel bod chwaraewyr y Loteri Genedlaethol yn gwybod ble mae eu harian yn cael ei wario. Rydym yn gofyn i chi gadw manylion eich Grant yn gyfrinachol nes ein bod wedi trafod a chytuno ar eich cynlluniau cyhoeddusrwydd. Byddwn yn cyhoeddi’r ffaith eich bod chi wedi cael Grant ar ein gwefan o fewn 20 diwrnod i ddyfarnu eich Grant.

Gallwn eich helpu chi gydag ymholiadau ynghylch cyhoeddusrwydd a’r cyfryngau. Mae templed datganiad i’r wasg ar gael ar ein gwefan. Mae’r templed yn cynnwys y geiriad cywir, felly y cyfan sydd angen i chi ei wneud yw ychwanegu gwybodaeth eich Prosiect lle bo angen.

Ymgynghorwyr Cymorth Prosiect (a elwir yn ymgynghorwyr Ros)

Byddwn yn cynnal asesiad risg i benderfynu anghenion eich Prosiect. Mewn rhai amgylchiadau efallai y byddwn yn comisiynu ymgynghorydd Prosiect o'n Cofrestr Gwasanaethau Cymorth (Ros) i'ch helpu chi i gyflawni'ch Prosiect. Gall y cymorth hwn ymwneud â rheoli Prosiect yn gyffredinol neu â meysydd penodol fel rheoli gwaith adeiladu, cynllunio busnes, yr amgylchedd naturiol, ymgysylltu â'r cyhoedd a digidol. Yn ogystal ag arbenigedd arbenigol, mae ein hymgynghorwyr yn fedrus wrth ddarparu cymorth mentora yn ogystal â monitro Prosiectau. Ni sy’n penodi’r ymgynghorydd ac yn talu amdano. Mae’n gweithio ar ein rhan ni a bydd yn adrodd yn ôl i ni.

Byddwn yn llunio briff ar gyfer yr ymgynghorydd, yn penderfynu ar hyd y comisiwn ac yn comisiynu'r ymgynghorydd yn ffurfiol. Efallai y bydd yr ymgynghorydd yn mynychu neu'n galw cyfarfodydd cynnydd gyda chi a'ch tîm Prosiect, yn ymweld â safleoedd ac yn adolygu dogfennau’r Prosiect yn unol â’n cyfarwyddyd.

Os oes gennych unrhyw gwestiynau ynglŷn â rôl eich ymgynghorydd, siaradwch â ni. 

Yn ogystal â rhoi cyngor ac arweiniad i chi, bydd yr ymgynghorydd yn adrodd yn ôl i ni ar eich cynnydd yn erbyn eich Dibenion Cymeradwy. Nodwch mai dim ond ni sy’n gallu cytuno ar newidiadau i'ch Dibenion Cymeradwy.

Cyfarfod cychwynnolAr ôl i ni eich hysbysu bod eich Grant wedi bod yn llwyddiannus ar gyfer y cam Datblygu neu Gyflawni, fel arfer byddwn yn cysylltu â chi i drefnu cyfarfod cychwynnol.

Pwrpas cyfarfod cychwynnol yw:

• egluro gwaith y cam Datblygu;
• cytuno ar waith rheoli prosiect, caffael a rhaglen y prosiect yn y cam Datblygu;
• nodi gofynion adrodd, monitro a hawlio Grant;
• trafod unrhyw bwyntiau cyfreithiol yn ymwneud â pherchnogaeth;
• sicrhau bod cyllid partneriaeth ar waith ar gyfer y cam hwn;
• trafod gwerthusiad eich Prosiect;
• trafod gwytnwch sefydliadol;
• trafod cydnabyddiaeth y Loteri Genedlaethol;
• os yw'n berthnasol, gallem eich cyflwyno i ymgynghorydd Ros

Yn ystod y cyfarfod cychwynnol byddwn yn cytuno ar y dulliau cyfathrebu a phryd y bydd eich adolygiad cam Datblygu yn debygol o ddigwydd.

Hefyd, byddwn yn cytuno ar strwythur adrodd ar gyfer pryd y dylech gyflwyno Adroddiadau Cynnydd a Ffurflen Gwneud Cais am Daliad.

Adolygiad o’r cam datblygu

Fel y nodir yn eich Llythyr Hysbysiad Grant, byddwn yn cynnal adolygiad ffurfiol o'ch cynnydd unwaith y bydd cynigion a chostau amlinellol wedi'u datblygu. Bydd amseriad yr adolygiad yn cael ei drafod yn eich cyfarfod cychwynnol.

Prif bwrpas yr adolygiad yw:

• cadarnhau bod y Prosiect yn cael ei ddatblygu yn unol â'r Dibenion Cymeradwy a nodwyd yn eich Llythyr Hysbysiad Grant a'r Canlyniadau a ddewiswyd gennych yn eich Cais;
• rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf am gostau a chynnydd codi arian;
• rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf am gydymffurfiaeth â'n gofynion perchnogaeth eiddo, er enghraifft, cynnydd ar drafodaethau prydles;
• trafod a oes modd rheoli risgiau'r Prosiect.

Bydd angen i chi gyflwyno Adroddiad Cynnydd cyn yr adolygiad. Mae angen cynnwys dogfennau drafft allweddol gyda’r Adroddiad Cynnydd gan ddibynnu ar y math o Brosiect rydych chi'n ei gwblhau.

Gall y dogfennau allweddol gynnwys y canlynol:

• Cynllun Gweithgaredd neu Gynllun Gweithredu Ardal;
• cynllun cost sy’n gyfwerth â cham 2 RIBA;
• lluniadau a chynlluniau sy’n gyfwerth â cham 2 RIBA;
• Cynllun Dehongli;
• Cynllun Busnes;
• Cynllun Cadwraeth;
• cyllid partneriaeth cam cyflawni;
• manylion sefyllfa perchnogaeth eiddo;
• amserlen ar gyfer cwblhau'r cam Datblygu ac ar gyfer y cam Cyflawni;
• Cofrestr Risg.

Os oes newidiadau sylweddol wedi bod i'ch Prosiect, mae'r adolygiad yn rhoi cyfle i ni dynnu sylw at risgiau, meysydd pryder a lle mae angen gwaith pellach.

Os ydym yn codi pryderon difrifol ynghylch hyfywedd eich Prosiect, neu ei fod wedi newid yn sylweddol o ran y Canlyniadau a'r Dibenion Cymeradwy, efallai y byddwn yn penderfynu bod adolygiad eich cam Datblygu wedi methu. Os yw adolygiad eich cam Datblygu yn methu, ni fyddwch yn gallu bwrw ymlaen â'ch Prosiect na chyflwyno Cais am y cam Cyflawni.

Caffael: ymgynghorwyr, contractwyr a chyflenwyr

Ym mhob prosiect, pryd bynnag y byddwch yn defnyddio eich Grant i brynu nwyddau, gwaith neu wasanaethau, byddwn yn gofyn i chi roi manylion am yr hyn sydd wedi'i gaffael, sy’n cynnwys y broses brynu, tendro a dethol. Os ydych chi eisoes wedi prynu nwyddau, gwaith neu wasanaethau ar gyfer eich Prosiect, bydd angen i chi ddweud wrthym sut wnaethoch chi hynny. Ni allwn dalu eich Grant os nad ydych wedi dilyn y weithdrefn hon.
Dylech bob amser ystyried cydraddoldeb o safbwynt triniaeth, tryloywder, cyd-gydnabyddiaeth a chymesuredd wrth gaffael unrhyw nwyddau, gwaith neu wasanaethau.

Os ydych yn Gorff Cyhoeddus sydd wedi derbyn grant neu os yw eich Prosiect yn destun deddfwriaeth Caffael Cyhoeddus, mae'n rhaid i chi ddilyn y ddeddfwriaeth berthnasol.

Rhaid i weithdrefnau i recriwtio ymgynghorwyr a chontractwyr fod yn deg ac agored a chydymffurfio â’r ddeddfwriaeth gydraddoldeb a chyflogaeth berthnasol. Dylai ffioedd ar gyfer unrhyw ymgynghorwyr neu weithwyr proffesiynol eraill rydych chi'n eu recriwtio yn ystod y prosiect gydymffurfio â chanllawiau proffesiynol a bod yn seiliedig ar fanyleb ysgrifenedig glir. Os oes unrhyw un o'r contractwyr, cyflenwyr neu ymgynghorwyr yr hoffech eu penodi yn gysylltiedig, er enghraifft ffrindiau agos neu berthnasau, neu os oes unrhyw gyswllt ariannol fel perchnogaeth y cyflenwyr hyn bydd angen i chi gael ein caniatâd ysgrifenedig gennym yn gyntaf.

Os nad ydych chi'n siŵr am eich rhwymedigaethau, rydym yn eich cynghori i ofyn am gyngor proffesiynol neu gyfreithiol.

O dan £10,000

Os ydych chi’n prynu nwyddau, gwaith neu wasanaethau am lai na £10,000 nid oes angen i chi dendro'n agored am y rhain na chael sawl dyfynbris. Byddwn yn dal i ddisgwyl i chi ddangos gwerth cyffredinol am arian.

Rhwng £10,000 a £50,000

Rhaid i chi gael o leiaf dri dyfynbris cystadleuol ar gyfer unrhyw nwyddau, gwaith a gwasanaethau gwerth £10,000 neu fwy (ac eithrio TAW) yr ydym wedi cytuno i'w hariannu. 

Nid oes angen i chi benodi'r contractwr, y cyflenwr na'r ymgynghorydd sy'n darparu'r dyfynbris isaf o reidrwydd. Wrth benderfynu pwy i'w benodi ar gyfer eich prosiect, dylech edrych ar y gwerth am arian cyffredinol y mae'r dyfynbris yn ei gynnig, a sgiliau, profiad a hyfywedd ariannol y contractwr, y cyflenwr neu'r ymgynghorydd.

Mwy na £50,000

Ar gyfer unrhyw nwyddau, gwaith a gwasanaethau sy’n werth mwy na £50,000 (ac eithrio TAW), rhaid i chi ddarparu prawf o weithdrefnau tendro cystadleuol. Dylai eich prawf fod yn adroddiad ar y tendrau rydych wedi’u derbyn, ynghyd â’ch penderfyniad ynghylch pa un i’w dderbyn.

Nid oes angen i chi benodi'r contractwr, y cyflenwr na'r ymgynghorydd sy'n darparu'r dyfynbris isaf o reidrwydd. Wrth benderfynu pwy i'w benodi ar gyfer eich prosiect, dylech edrych ar y gwerth am arian cyffredinol y mae'r dyfynbris yn ei gynnig, a sgiliau, profiad a hyfywedd ariannol y contractwr, y cyflenwr neu'r ymgynghorydd.

Mewn rhai amgylchiadau, nid oes angen i chi ymgymryd â gweithdrefn dendro gystadleuol a gallwch wahodd un sefydliad yn unig i dendro. Dyma pryd:

• mae cyfanswm pris y contract yn llai na £10,000.
• mae cytundeb fframwaith ar waith i gyflenwi nwyddau, gwaith neu wasanaethau a oedd yn arfer bod yn destun tendrau cystadleuol, ac mae’r nwyddau neu’r gwasanaethau’n uniongyrchol berthnasol i gwmpas y Prosiect. Neu mae contract prosiect ar waith, a oedd yn arfer bod yn destun tendr cystadleuol, ac mae’n rhesymegol i ymestyn y contract i gwmpasu gwaith ychwanegol y prosiect. Yn yr achos hwn, rhaid i chi gadarnhau:
  • yn achos gwaith cyfalaf, y gall prisiau’r rhan fwyaf o elfennau’r gwaith, gan gynnwys costau rhagarweiniol, gorbenion ac elw, gael eu cymhwyso’n uniongyrchol o’r contract presennol i’r gwaith newydd
  • bod y gwaith newydd yn llai o ran maint ac o fath tebyg i waith y prif gontract.
  • ni fydd y contractwr yn hawlio cost amhariad neu estyniad i’r prif gontract os bydd y gwaith newydd yn cael ei gyflwyno
  • bod y contract presennol yn cyfyngu ar y gwaith a gyflawnir gan eraill
• mae’r nwyddau, y gwaith neu’r gwasanaethau sy’n ofynnol yn unigryw fel y’u hamlinellir mewn manyleb gofyniad heb ei frandio ac nid oes modd eu cael nhw o ffynonellau eraill trwy dendr cystadleuol
• gallwch ddangos eich bod wedi ceisio tendro’r nwyddau, y gwaith neu’r gwasanaethau yn agored a chystadleuol ond na chafwyd digon o ddiddordeb. Cafodd yr unig dendr a gyflwynwyd ei gyflwyno gan ddarparwr gwasanaethau a oedd yn credu ei fod yn gwneud hynny mewn cystadleuaeth ag eraill
• gwaith brys lle gellir dangos y byddai’r amser y mae’n ei gymryd i gael tendrau’n rhoi’r prosiect mewn perygl ac yn ychwanegu’n sylweddol at y costau yn y pen draw
• Nid yw’r cwmni sy’n darparu’r tendr sengl yn gysylltiedig, naill ai drwy berchnogaeth neu drwy gysylltiadau teuluol, ag uwch gynrychiolwyr y derbynnydd grant

Byddwn yn ei gwneud yn ofynnol hefyd i chi ystyried gwerthoedd cymdeithasol yn eich proses gaffael, gan gynnwys:

• cadwyni cyflenwi amrywiol
• gwell cyflogadwyedd a sgiliau 
• cynhwysiant, iechyd meddwl a llesiant
• cynaliadwyedd amgylcheddol 
• cadwyni cyflenwi diogel

Dylech sicrhau bod unrhyw gontractwr/cyflenwr/ymgynghorydd neu bartner a allai gyfrannu at greu Allbynnau Digidol yn ymwybodol o'n gofyniad i brosiectau rannu'r rhain o dan Drwydded Creative Commons Attribution 4.0 International neu drwydded gyfatebol. Mae angen i chi sicrhau bod gennych gytundeb i’r gwaith gael ei rannu fel hyn. Lle nad yw hyn yn bosibl, rhaid i chi ofyn am gytundeb ysgrifenedig i wneud trefniadau amgen gyda ni, er enghraifft i ddefnyddio Trwydded Agored amgen, cyn cyhoeddi unrhyw gontract gwaith.

Recriwtio staff

Rhaid i bob swydd gael ei hysbysebu, gyda’r eithriadau canlynol:

• os oes gennych chi aelod o staff cymwys ar eich cyflogres rydych chi’n ei symud i’r swydd a grëwyd gan eich Prosiect.
• os oes gennych chi aelod o staff cymwys ar eich cyflogres rydych chi’n cynyddu ei oriau fel y gall weithio ar y Prosiect. Yn yr achos hwn, byddwn yn ariannu cost ei oriau ychwanegol a dreulir ar y Prosiect a bydd angen i chi ddweud wrthym am y rôl y bydd yn ei chyflawni.

Efallai y byddwn yn gofyn am gael gweld tystiolaeth o’r weithdrefn recriwtio a ddilynwyd.

Os ydych chi’n symud aelod o staff presennol i swydd a grëwyd gan y Prosiect, gallwn naill ai dalu am gost yr aelod o staff, neu gost llenwi ei swydd wag, pa un bynnag yw’r lleiaf. Ystyr llenwi swydd wag yw pan fydd gweithiwr cyflogedig yn cael swydd newydd a bod ei swydd wag yn cael ei llenwi dros dro gan weithiwr cyflogedig arall.

Os hoffech chi benodi unrhyw aelodau staff newydd ar eich Prosiect sy’n gysylltiedig ag unrhyw aelodau staff yn eich sefydliad, er enghraifft, unrhyw ffrindiau agos, perthnasau neu gyn-aelodau staff, bydd angen i chi cael caniatâd ysgrifenedig gennym ni yn gyntaf.

Dylai pob cyflog fod yn seiliedig ar ganllawiau’r sector neu swyddi tebyg mewn mannau eraill.

Rydym wedi ymrwymo i sicrhau bod y sector treftadaeth yn gynhwysol ac yn gynaliadwy. Rhaid i chi ddefnyddio’r gyfradd Cyflog Byw (a Chyflog Byw Llundain lle bo hynny’n berthnasol) ar gyfer holl staff y Prosiect.

TAW

Ni allwn dalu costau’r TAW y gallwch eu hadennill, felly eich cyfrifoldeb chi yw cael cyngor priodol.

Os bydd eich statws TAW yn newid yn ystod eich Prosiect, byddwn yn lleihau ein cyfraniad at y costau lle rydych chi wedi llwyddo i adennill y TAW.

Cofnod ffotograffig

Rydym yn disgwyl i chi gasglu ffotograffau drwy gydol eich Prosiect yn dangos eich cynnydd. Dylech gyflwyno’r lluniau gyda'ch Adroddiad Cynnydd (lle bo'n berthnasol). Bydd angen i chi ddarparu o leiaf bum ffotograff cydraniad uchel sy'n dangos gwahanol agweddau ar eich Prosiect gyda'ch Adroddiad Cwblhau a'ch ffurflen Cais am Daliad Terfynol.

Dylai'r delweddau ddangos eich Prosiect ar waith a'i ganlyniad. Bydd angen i chi ddarparu sampl o ddelweddau sy'n dangos eich Prosiect cyn, yn ystod ac ar ôl iddo gael ei orffen. Wrth gwblhau eich Adroddiad Cynnydd, eich Adroddiad Cwblhau a'ch ffurflen Cais am Daliad Terfynol, gallwch roi gwybod i ni a oes deunydd o'ch Prosiect ar gael ar y rhyngrwyd a ble y gellir dod o hyd iddo. 

Efallai y byddwn yn defnyddio eich delweddau mewn deunydd cyhoeddusrwydd. Rydych yn rhoi'r hawl i ni ddefnyddio delweddau rydych yn eu darparu ar unrhyw adeg, gan gynnwys eu newid. Rhaid i chi sicrhau'r holl hawliau sydd eu hangen arnoch chi ac arnom ni i ddefnyddio’r delweddau cyn eich bod yn eu defnyddio neu’n eu hanfon atom. Dylai'r delweddau hyn, ynghyd ag allbynnau digidol eraill o'ch prosiect, gael eu rhannu gyda Thrwydded Agored (Creative Commons Attribution 4.0 International) hefyd. Os nad chi yw deiliad yr hawliau, rhaid i chi sicrhau bod gennych gytundeb i rannu'r delweddau hyn o dan y Drwydded Agored benodedig hon.

Rhaid i chi sicrhau eich bod yn casglu caniatâd ysgrifenedig priodol gan unrhyw un sy'n ymddangos yn y delweddau hyn fel bod modd eu defnyddio mewn deunyddiau cyhoeddusrwydd a hyrwyddo, a’u rhannu ar-lein o dan y Drwydded Agored benodedig. Mae hyn yn arbennig o bwysig lle mae delweddau'n cynnwys pobl ifanc neu oedolion sy'n agored i niwed a lle mae'n rhaid cael caniatâd penodol ymlaen llaw. Os oes angen unrhyw arweiniad arnoch ynghylch hyn, siaradwch â ni.
 
Os nad yw eich delweddau'n addas i'w rhannu o dan Drwydded Agored, bydd angen rhoi trefniadau eraill ar waith. Siaradwch â ni cyn gynted â phosibl.

Cynllun Grantiau Cymunedol

Fel rhan o'ch Prosiect, efallai eich bod wedi gofyn i ni gyfrannu tuag at swm o arian wedi'i glustnodi y gallwch ei ddefnyddio i ariannu grwpiau neu sefydliadau eraill. Rydym yn cyfeirio at y rhain fel Derbynwyr Grantiau Cymunedol sy’n darparu Prosiectau bach ar wahân (Grantiau Cymunedol). Bydd y Grantiau Cymunedol hyn yn cyfrannu at nodau cyffredinol eich Prosiect. Rhaid i unrhyw Grantiau fel hyn ddangos gwerth da am arian, a dylai’r budd i’r cyhoedd fod yn fwy nag unrhyw fudd preifat. Byddwch yn rheoli'r swm cyllido, yn datblygu proses ymgeisio gyda phanel penderfyniadau ac yn monitro cynnydd. Rhaid i’r Cynllun Grant Cymunedol gael cyhoeddusrwydd gennych chi hefyd, fel ei fod yn hysbys ac yn agored i bawb.

Gall y grantiau hyn gynnwys gweithgareddau a/neu waith cyfalaf ar dir dan berchnogaeth trydydd parti (gweler Atodiad B).

I gael mwy o wybodaeth am gyflwyno Cynllun Grant Cymunedol, ac i weld Cwestiynau Cyffredin ewch i'n gwefan.

Talu eich Grant

Grantiau datblygu o dan £100,000

Telir eich Grant mewn tri rhandaliad:

• Byddwch yn derbyn 50% o’ch Grant ymlaen llaw ar ôl i chi gyflwyno’r ffurflen Caniatâd i Ddechrau a’r ffurflen Cais am Daliad yn llwyddiannus. 
• Byddwch yn derbyn y 40% nesaf ar ôl i chi allu darparu tystiolaeth eich bod wedi gwario 50% cyntaf o gyfanswm costau eich Prosiect a’ch bod wedi cyflwyno Adroddiad Cynnydd a ffurflen Cais am Daliad.

Telir 10% olaf eich Grant fel ôl-daliad pan fydd eich Prosiect wedi’i gwblhau ac ar ôl i chi anfon yr Adroddiad Cwblhau a’r Ffurflen Cais am Daliad Terfynol. Ar ôl i chi gwblhau’r ffurflen Caniatâd i Ddechrau, byddwch yn derbyn e-bost arall yn gofyn i chi ddarparu eich manylion banc a chopi o gyfriflen banc, slip talu i mewn neu siec ddiweddar.

Rhaid i enw eich cyfrif banc gyfateb i enw'r sefydliad yn eich cais.

Byddwn yn rhoi gwybod i chi unwaith y byddwn wedi awdurdodi talu 50% o’ch Grant. Ni fyddwn yn gwneud unrhyw daliadau Grant i chi nes bod eich ffurflen Caniatâd i Ddechrau wedi’i phrosesu. 

Ein nod yw rhyddhau eich Grant o fewn 10 diwrnod gwaith i dderbyn eich ffurflen a’r dogfennau ategol.

Dim ond yn yr amgylchiadau canlynol y byddwn yn talu 10% llawn terfynol eich Grant:

• mae cyfanswm costau’r Prosiect wedi’i wario
• gallwch ddangos yn eich Adroddiad Cwblhau a’ch Cais am Daliad Terfynol eich bod wedi gwario’r 50% olaf o gostau’r prosiect

Os byddwch chi’n gwario llai na’ch costau cytunedig ar gyfer eich Cam Datblygu a’ch bod yn cwblhau eich Prosiect heb wario’r gyllideb i gyd, bydd angen i chi ddychwelyd unrhyw gyllid Grant sydd heb ei wario atom. Cyfrifir hyn ar sail costau cyffredinol eich Prosiect a Chanran y Grant a nodwyd yn eich llythyr Hysbysiad Grant. 

Os ydych chi’n gwario llai na’r disgwyl ar eich Cam Datblygu, ni allwch drosglwyddo’r tanwariant i’ch Grant Cyflawni.

Grantiau Datblygu dros £100,000 a Grantiau Cyflawni

Byddwn ni’n talu eich Grant mewn ôl-daliadau unwaith y byddwch yn darparu tystiolaeth o wariant y Prosiect. Byddwn ni’n cytuno ar amserlen ar gyfer taliadau gyda chi, a bydd taliadau’n cael eu gwneud wrth i’r Prosiect ddatblygu, yn amodol arnoch yn darparu tystiolaeth o wariant.

Bydd angen i chi gyflwyno Ffurflen Gwneud Cais am Daliad ar gyfer eich Grant. Fel arfer, rydym yn disgwyl Adroddiad Cynnydd gyda’r Ffurflen Gwneud Cais am Daliad, gan mai dim ond os ydym yn fodlon â chynnydd eich Prosiect yr ydym yn rhyddhau taliadau fel arfer.

Byddwn ni’n talu cyfran o’r costau rydych chi wedi’u hysgwyddo ar sail Canran y Grant. Er enghraifft, os ydych chi’n darparu anfonebau gwerth cyfanswm o £50,000, a Chanran y Grant yw 85%, byddwch chi’n derbyn £42,500 fel taliad Grant. 

Byddwn ni’n ceisio rhyddhau eich taliad Grant o fewn 10 diwrnod gwaith i dderbyn Ffurflen Gwneud Cais am Daliad a’r holl ddogfennau ategol. 
Wrth gyflwyno eich Cais am Daliad cyntaf, bydd angen i chi gwblhau’r ffurflen manylion banc ac anfon copi o gyfriflen banc, slip talu i mewn neu siec ddiweddar atom.

Rhaid i enw eich cyfrif banc gyfateb i enw'r sefydliad yn eich cais.

Byddwn ni’n cadw 10% terfynol eich Grant yn ôl nes bod y Prosiect wedi’i gwblhau. Dim ond os ydych chi wedi gwario holl gostau’r Prosiect a’ch bod yn dangos hynny yn eich Adroddiad Cwblhau a’ch Ffurflen Cais am Daliad Terfynol y byddwn ni’n talu’r 10% llawn.

Os byddwch chi’n gwario llai na’ch costau cytunedig a’ch bod yn cwblhau eich Prosiect heb wario’r gyllideb i gyd, bydd angen i chi ddychwelyd unrhyw gyllid Grant sydd heb ei wario atom. Bydd hyn yn cael ei gyfrifo yn seiliedig ar gostau cyffredinol eich Prosiect a Chanran y Grant.

Caniatâd i Ddechrau

Unwaith i ni eich hysbysu am ddyfarniad Grant ac ar ôl i chi dderbyn eich Llythyr Hysbysiad Grant, byddwch yn derbyn e-bost yn gofyn i chi fewngofnodi i’ch cyfrif ar-lein a chwblhau eich ffurflen Caniatâd i Ddechrau.

Fel arfer, rydym yn disgwyl i chi gyflwyno eich ffurflen Caniatâd i Ddechrau o fewn tri mis i ddyddiad eich Llythyr Hysbysiad Grant. Os oes oedi sylweddol ac nad ydym wedi derbyn y ffurflen o fewn chwe mis, gallem benderfynu tynnu’r cynnig Grant yn ôl.

Cyn y gallwn roi caniatâd i chi ddechrau eich Prosiect, a rhyddhau eich Grant, bydd angen i chi gwblhau’r tasgau canlynol (os yn berthnasol):

• sicrhau cyllid partneriaeth ar gyfer y cam Datblygu neu Gyflawni fel y bo'n briodol (os nodir hynny yn eich Cais)
• sicrhau caniatâd statudol, er enghraifft caniatâd adeilad rhestredig neu gynneddf (Cam cyflawni yn unig)
• sicrhau unrhyw drwyddedau angenrheidiol, er enghraifft trwydded madfallod y dŵr neu ystlumod
• sicrhau perchnogaeth eiddo rhydd-ddaliol neu brydlesol i fodloni ein gofynion - gweler Atodiad A (Cam dosbarthu yn unig)
• creu rhaglen ar gyfer sut y byddwch yn cwblhau'r cam Datblygu neu Gyflawni fel sy'n briodol
• creu llif arian ar gyfer y cam Datblygu neu Gyflawni fel sy'n briodol
• diffinio strwythur rheoli prosiect sy'n dangos enwau a llinellau cyfrifoldeb
• disgrifio eich cynigion ar gyfer caffael

Bydd angen i chi wneud y canlynol hefyd:

• rhoi gwybod i ni a oes unrhyw newidiadau i'ch Prosiect ers cyflwyno'ch cais gwreiddiol, er enghraifft newidiadau i bartneriaid neu gyfraniadau arian parod
• cadarnhau bod y manylion sydd gennym am eich prosiect yn gywir
• anfon unrhyw dystiolaeth newydd yn ymwneud â’ch Prosiect atom, er enghraifft, cyfraniadau arian parod, caniatâd neu drwyddedau
• darllen y Llythyr Hysbysiad Grant a Thelerau Safonol y Grant
• darllen y canllawiau ar dderbyn grant

Bydd angen i chi anfon y canlynol hefyd:

• prawf o gyfraniadau arian parod a/neu gynllun codi arian (gorfodol os yn berthnasol)    
• prawf o berchnogaeth eiddo, gan gynnwys, er enghraifft, copïau diweddar o gofrestr teitlau'r Gofrestrfa Tir gyda chynllun, prydlesi a thystiolaeth o unrhyw forgeisi presennol (gorfodol os yn berthnasol)
• prawf o unrhyw ganiatâd neu drwyddedau statudol angenrheidiol (gorfodol os yn berthnasol)
• cynllun Prosiect wedi'i ddiweddaru (gorfodol os yw wedi'i newid yn sylweddol ers i chi wneud cais am eich Grant) 
• rhagolwg llif arian parod y prosiect (gorfodol ar gyfer Prosiectau sy'n cyflawni gwaith cyfalaf)

Bydd y ffurflen yn gofyn i chi wneud y canlynol:

• darparu manylion dau lofnodydd sydd wedi’u hawdurdodi i lofnodi ar ran eich sefydliad
• cadarnhau a ydych yn gwneud cais ar ran partneriaeth, ac os ydych, nodi enw llawn yr unigolyn sy’n llofnodi ar ran eich partner
• ticio bocs i gadarnhau eich bod yn cytuno â’r Datganiad
• lawrlwytho, llofnodi ac uwchlwytho’r ffurflen wedi’i chwblhau

Byddwn yn rhoi gwybod i chi pan fyddwn wedi cymeradwyo’ch ffurflen Caniatâd i Ddechrau. Ni ddylech chi gychwyn unrhyw waith ar eich Prosiect hyd nes y byddwch chi wedi cael caniatâd ysgrifenedig gennym ni i wneud hynny. Os byddwch chi’n gwneud hynny, byddwch chi’n gwneud hynny ar eich menter eich hun.

Rhoi'r newyddion diweddaraf i ni am eich Prosiect

Rhaid i chi gysylltu â ni cyn gynted â phosibl ynglŷn ag unrhyw broblemau neu faterion sylweddol sy'n codi yn ystod eich Prosiect. Er enghraifft, newidiadau mewn costau, oedi difrifol, neu fethu â chyflawni’r Dibenion Cymeradwy a’r Canlyniadau. O ganlyniad, byddwn ni'n gallu ymateb a'ch cefnogi chi fel sy'n briodol. 

Rhowch wybod i ni ymlaen llaw am unrhyw ddigwyddiadau a rhowch y newyddion diweddaraf i ni am unrhyw lwyddiannau a straeon newyddion da.

Newidiadau i'r prosiect

Ni allwch newid Dibenion Cymeradwy eich Prosiect heb ganiatâd ysgrifenedig ymlaen llaw gennym ni. Os ydych chi eisiau i ni ystyried unrhyw newidiadau i’ch Dibenion Cymeradwy, rhaid i chi anfon manylion ysgrifenedig y rhesymau dros y cais atom ac esbonio sut y bydd yn effeithio ar:

• ansawdd a Chanlyniadau eich Prosiect 
• cost eich Prosiect
• yr amser rydych chi ei angen i gwblhau eich Prosiect 
• hyfywedd eich Prosiect yn y dyfodol

Yna, gallwn ailasesu’r Prosiect neu gymryd unrhyw gamau eraill a ystyrir yn angenrheidiol. Byddwn ni ond yn caniatáu’r newid os byddwch yn cytuno i gadw at delerau ac amodau ychwanegol.

Rhaid i unrhyw newidiadau a gytunir gyda ni fod yn ysgrifenedig a chael eu hadrodd yn eich Adroddiad Cynnydd a/neu eich ffurflen Adroddiad Cwblhau a Gwneud Cais am Daliad Terfynol.

Oedi i'r amserlen

Os ydych chi'n meddwl na fyddwch chi’n gallu cwblhau eich Prosiect cyn Dyddiad Terfyn y Grant a nodir yn eich Llythyr Hysbysiad Grant, cofiwch gysylltu â ni.  

Rydym yn ceisio bod yn hyblyg ond ni allwn warantu estyniad. Rydym yn disgwyl i chi gwblhau cam Datblygu eich Prosiect o fewn dwy flynedd i ddyddiad eich Llythyr Hysbysiad Grant ar gyfer y Cam Datblygu. Rhaid i chi gwblhau Cam Cyflawni eich Prosiect o fewn pum mlynedd i ddyddiad eich Llythyr Hysbysiad Grant ar gyfer y Cam Cyflawni.

Newidiadau yn y gyllideb

Mae eich Llythyr Hysbysiad Grant yn cynnwys costau’r Prosiect y cytunwyd arnynt fel rhan o’ch Grant. Dylid rhoi gwybod am yr holl arian a wariwyd ar y Prosiect yn erbyn y penawdau costau hyn.

Os oes angen i chi wneud mân newidiadau a symud arian rhwng y penawdau costau hyn er mwyn cyflawni eich Dibenion Cymeradwy gallwch adrodd ar hyn yn eich Adroddiad Cynnydd. Mae’n rhaid i chi ddangos sut y gwnaeth y newidiadau hyn eich helpu i gyflawni eich Prosiect.

Mae’n rhaid i chi gysylltu â ni, ymlaen llaw, os ydych chi am gynnig unrhyw newidiadau sylweddol i'r penawdau costau hyn ac ar gyfer unrhyw wariant mawr yn eich arian wrth gefn.

Os ydych chi'n gwario llai na'ch costau cytunedig a bod eich Prosiect wedi'i gwblhau o dan y gyllideb, byddwn yn addasu'ch taliad terfynol yn unol â hynny ac efallai y bydd angen i chi ddychwelyd rhywfaint o'ch cyllid Grant atom.

Os bydd cyfanswm cost y Prosiect yn cynyddu yn ystod y Prosiect, dim ond mewn amgylchiadau eithriadol y byddwn yn ystyried cynyddu eich Grant. Yn yr achos hwn bydd yn rhaid i chi ddarparu gwybodaeth bellach.

Adroddiad Cynnydd

Byddwn yn monitro cynnydd eich Prosiect i gadarnhau ei fod wedi cyflawni’r Canlyniadau a nodir yn eich Cais a’r Dibenion Cymeradwy a amlinellir yn eich Llythyr Hysbysiad Grant. Rhwng cyflwyno eich Adroddiad Cynnydd, mae’n bwysig eich bod yn rhoi’r newyddion diweddaraf i ni am eich cynnydd o ran cyrraedd cerrig milltir allweddol, er enghraifft, penodi contractwyr neu staff, neu faterion sy’n codi fel y gallwn ymateb a’ch cefnogi fel sy’n briodol.

Bydd angen i chi anfon y canlynol hefyd:

• ffotograffau yn dangos cynnydd eich Prosiect (gorfodol)
• cofnod o weithgareddau neu ddigwyddiadau rydych wedi’u trefnu (gorfodol) 
• disgrifiadau swydd/manylion recriwtio (gorfodol os yn berthnasol)
• adroddiadau caffael (gorfodol os yn berthnasol)

Cais am Daliad 

Pan fydd gennych chi anfonebau neu dderbynebau sy’n dangos eich gwariant ar y Prosiect, bydd angen i chi gyflwyno Ffurflen Gwneud Cais am Daliad gyda’ch Adroddiad Cynnydd er mwyn gofyn am daliad eich Grant. 

Bydd angen i chi anfon y canlynol hefyd:

• anfonebau’r prosiect a dderbyniwyd yn ystod y cyfnod adrodd (gorfodol)
• tabl o gostau ar gyfer symiau o lai na £250 neu £500 (gorfodol os yn berthnasol)

Adroddiad Cwblhau a Ffurflen Cais am Daliad Terfynol 

Unwaith y bydd eich Prosiect wedi'i gwblhau, rhaid i chi anfon y ffurflen Adroddiad Cwblhau a Gwneud Cais am Daliad Terfynol atom. Bydd y ffurflen hon yn caniatáu i chi hawlio taliad terfynol eich Grant (hyd at 10%). Rydym yn argymell y dylech chi wneud hyn cyn gynted ag y gallwch chi grynhoi’r holl wybodaeth a thra bod y Prosiect yn dal i fod yn ffres yn eich meddwl.

Rhaid anfon y ffurflen hon o fewn tri mis i gwblhau eich Prosiect. Os na fyddwn yn derbyn yr adroddiad o fewn yr amserlen hon, gallwn atal eich taliad terfynol neu ofyn i chi ad-dalu eich Grant i gyd neu ran ohono.

Mae 'cwblhau' yn golygu:

• bod eich Prosiect wedi gorffen, a’ch bod wedi cyflawni eich Dibenion Cymeradwy 
• eich bod wedi cydnabod eich Grant a hyrwyddo’r Loteri Genedlaethol 
• bod gennych Dystysgrif Cwblhau Ymarferol (ar gyfer Prosiectau sydd wedi cyflawni gwaith cyfalaf)
• eich bod wedi gwerthuso eich Prosiect a chreu adroddiad
• eich bod yn gallu cyflenwi ffotograffau digidol cydraniad uchel o’r Prosiect a phrawf o gydnabyddiaeth o’n cyllid
• rydych wedi rhestru Allbynnau Digidol y prosiect ac wedi darparu cyfeiriad gwe (URL) y wefan neu'r gwefannau lle mae modd eu cyrchu

Noder na fyddwn yn gwneud eich taliad terfynol hyd nes y byddwn wedi derbyn ac adolygu’r holl wybodaeth ofynnol, gan gynnwys eich Adroddiad Gwerthuso.

Ar ôl i chi wneud eich cais am y taliad Grant terfynol, ni fyddwn yn derbyn unrhyw geisiadau pellach am daliadau gennych. Felly, dylech gytuno ar eich cyfrifon terfynol gyda’ch contractwyr a’ch cyflenwyr cyn i chi wneud cais am y taliad Grant terfynol.

Byddwn yn parhau i gadw mewn cysylltiad â chi yn achlysurol ar ôl i chi gwblhau eich Prosiect, gan gynnwys trwy ein Harolygon Cwsmeriaid.

Prosiectau sydd ddim yn gwario eu holl arian

Os byddwch chi’n gwario llai na’ch costau cytunedig a’ch bod yn cwblhau eich Prosiect heb wario’r gyllideb i gyd, bydd angen i chi ddychwelyd unrhyw gyllid Grant sydd heb ei wario atom. Os yw’r tanwariant yn llai na 10% o’ch Grant, byddwn yn addasu taliad terfynol eich Grant yn unol â hynny.

Os yw’r tanwariant yn fwy na 10% o’ch Grant, bydd angen i chi ddychwelyd y Grant nas gwariwyd atom trwy drosglwyddiad BACS (mae manylion banc ar gael ar gais). Bydd eich taliad terfynol yn cael ei gyfrifo yn seiliedig ar gostau cyffredinol eich Prosiect a Chanran y Taliad a nodwyd yn eich

Llythyr Hysbysiad Grant. 

Enghraifft ymarferol:

• Cyfanswm costau arian parod eich Prosiect yw £500,000 (hen gynnwys amser gwirfoddolwyr a chyfraniadau nad ydynt yn arian parod). Cyfanswm eich Grant yw £400,000 a’ch cyfraniad arian parod yw £100,000. Felly, Canran y Taliad yw 80% (Grant wedi’i rannu â chostau y cytunwyd arnynt).

Os byddwch chi’n cwblhau eich Prosiect heb wario’r gyllideb i gyd, byddwn yn addasu eich taliad terfynol yn unol â hynny ac efallai y bydd angen i chi ddychwelyd rhan o’ch Grant atom yn seiliedig ar Ganran y Grant.  

Enghraifft ymarferol:

• Os yw eich Prosiect wedi’i gwblhau £10,000 o dan y gyllideb a chyfanswm eich gwariant  yw £490,000, ar sail Canran y Taliad o 80%, byddai’ch Grant yn cael ei addasu i £392,000. Felly, byddai'ch taliad olaf yn cael ei addasu o £40,000 i £32,000.

Dyddiad Cwblhau'r Prosiect a Hyd y Contract Grant 

Y Dyddiad Cwblhau’r Prosiect ffurfiol yw dyddiad y llythyr y byddwn yn ei anfon atoch ar ddiwedd eich Prosiect. Mae’n rhoi gwybod i chi ein bod wedi derbyn yr holl ddogfennau angenrheidiol i gofnodi bod eich Prosiect wedi’i gwblhau.

Mae eich Llythyr Hysbysiad Grant yn nodi am ba hyd y bydd Contract y Grant yn berthnasol i’ch Prosiect. Yn ystod y cyfnod hwn, rhaid i chi gyflawni ymrwymiadau parhaus eich Prosiect. Mae’r rhain yn cychwyn ar ôl i ni lofnodi eich ffurflen Caniatâd i Ddechrau a gallant bara sawl blwyddyn ar ôl i chi gwblhau eich Prosiect, gan ddibynnu ar natur eich Prosiect, fel a ganlyn:

• Gweithgarwch: er enghraifft, arddangosfa a/neu ddigwyddiad heb unrhyw Allbynnau Digidol. Mae Contract y Grant yn dod i ben ar Ddyddiad Cwblhau’r Prosiect.
• Cyfalaf: er enghraifft, gwaith adeiladu neu adfer newydd. Mae Contract y Grant yn dod i ben 20 mlynedd ar ôl Dyddiad Cwblhau’r Prosiect.
• Digidol: er enghraifft, creu gwefan. Mae Contract y Grant yn dod i ben 20 mlynedd ar ôl Dyddiad Cwblhau’r Prosiect.
• Caffael: os yw eich Prosiect yn cynnwys prynu eitem dreftadaeth, tir neu adeilad, bydd telerau Contract y Grant yn para am gyfnod amhenodol.

Os byddwch chi eisiau cael gwared ar yr hyn rydych chi wedi’i brynu yn y dyfodol, rhaid i chi ofyn am ein caniatâd ac efallai y byddwn yn hawlio eich Grant i gyd, neu ran ohono, yn ôl (gweler Atodiad A).

Bydd oedi o ran cyflwyno eich ffurflen Adroddiad Cwblhau a Gwneud Cais am Daliad Terfynol yn ymestyn hyd Contract y Grant.

Atodiad A: perchnogaeth eiddo

Perchnogaeth

Rydym yn disgwyl mai eich eiddo chi yw unrhyw Eiddo (tir, adeiladau, eitemau treftadaeth neu eiddo deallusol) y byddwch yn gwario eich Grant arno. Os na fyddwch yn bodloni ein gofynion perchnogaeth yn ystod y cam Datblygu, bydd angen i chi wella eich hawliau yn eich cam Datblygu (er enghraifft, trwy ddiwygio neu ymestyn prydles) neu gynnwys y perchennog fel cyd-ymgeisydd yn eich Cais. I gael arweiniad pellach ar ein gofynion ar gyfer tir ym mherchnogaeth trydydd parti gweler Atodiad B.

Tir ac adeiladau

Ar gyfer Prosiectau sy'n cynnwys gwaith ar dir ac adeiladau, mae’n rhaid i chi fod yn berchen ar y rhydd-ddaliad neu feddu ar brydles sy'n bodloni ein gofynion:

• ar gyfer Prosiectau sy'n cynnwys gwaith i adeilad neu dir, os nad yw’r rhydd-ddaliad yn eiddo i’ch sefydliad, bydd angen prydles arnoch gydag o leiaf 20 mlynedd arni ar ôl Dyddiad Cwblhau'r Prosiect
• nid ydym yn derbyn prydlesi â chymalau terfynu (mae'r rhain yn rhoi hawl i un neu fwy o bartïon i'r brydles ddod â'r brydles i ben mewn rhai amgylchiadau)
• nid ydym yn derbyn prydlesi â chymalau fforffediad ar ansolfedd (mae'r rhain yn rhoi hawl i'r landlord ddod â'r brydles i ben os bydd y tenant yn dod yn fethdalwr)
• mae’n rhaid i chi allu gwerthu, is-osod a morgeisio'ch prydles ond os ydym yn dyfarnu Grant i chi, rhaid i chi gael ein caniatâd ni yn gyntaf i wneud unrhyw un o’r pethau hyn

Caffaeliadau

Os yw eich Prosiect yn cynnwys prynu tir neu adeiladau, mae’n rhaid i chi eu prynu yn rhydd-ddaliadol neu gyda phrydles gydag o leiaf 99 mlynedd arni.

Fel rhan o'r broses gaffael, bydd angen i'ch cyfreithiwr lofnodi ymrwymiad mewn ffurflen y byddwn yn ei darparu.

Sicrhad ar gyfer y Grant

Arwystl cyfreithiol

Ein polisi yw cymryd arwystl ar yr Eiddo a ariennir gan Grant os ydych yn gorff nad yw'n rhan o’r sector cyhoeddus, os yw eich Prosiect yn cynnwys gwaith cyfalaf ac os yw gwerth eich Grant dros £250,000.

Cyn Caniatâd i Ddechrau bydd angen y canlynol:

• copïau swyddogol o'r gofrestr teitlau gyfredol gan eich cyfreithiwr ynghyd â chynllun neu’r wybodaeth ofynnol i'n galluogi i ddrafftio'r dogfennau arwystlo
• ymrwymiad gan eich cyfreithiwr i weithredu ar ein rhan i gwblhau’r holl chwiliadau cyn cwblhau ac i gofrestru'r teitl gyda’r Gofrestrfa Tir ac yn Nhŷ'r Cwmnïau (os yn briodol)
• tystysgrif teitl wedi'i chwblhau gan eich cyfreithwyr mewn ffurf y byddwn ni’n ei darparu

Byddwch yn gyfrifol am ffioedd a chostau eich cyfreithiwr, ond gallwch gynnwys cost cyngor cyfreithiol, fel rhan o gostau'r Prosiect yn eich Cais. 
Ni fyddwn yn rhoi Caniatâd i Ddechrau nes ein bod wedi derbyn y dogfennau sicrhad perthnasol wedi'u cwblhau'n foddhaol.

Cyfyngiad ar y Teitl

Os ydych chi'n gorff cyhoeddus fel awdurdod lleol neu brifysgol, bydd angen cyfyngiad ar eich teitl Cofrestrfa Tir er mwyn sicrhau eich bod yn gofyn am ein caniatâd cyn ymrwymo i unrhyw drafodion yn y dyfodol sy'n ymwneud â'r Eiddo a ariennir gan Grant. 

Cyn rhoi Caniatâd i Ddechrau, bydd angen ymrwymiad arnom gan eich cyfreithwyr i gyflwyno cyfyngiad o'r fath yn y Gofrestrfa Tir.

Manylion cyfreithiwr

Os yw'r naill neu'r llall o'r gofynion sicrhad uchod yn berthnasol i'ch Prosiect, bydd angen i chi anfon manylion cyswllt eich cyfreithiwr atom cyn gynted â phosibl yn dilyn cam Cyflawni eich Llythyr Hysbysiad Grant.

Eitemau treftadaeth

Ar gyfer Prosiectau sy’n cynnwys prynu eitem dreftadaeth neu wneud gwaith cadwraeth ar eitem dreftadaeth (er enghraifft, trên stêm neu baentiad), rhaid i chi brynu’r eitem neu sicrhau mai chi yw unig berchennog yr eitem. 

Ni allwn ariannu unigolion preifat neu sefydliadau dielw i brynu adeiladau, tir neu eitemau treftadaeth.

Os ydych chi’n benthyca eitem(au) fel rhan o’r Prosiect (er enghraifft, ar gyfer arddangosfa) a gofynnir i chi gyfrannu at y costau cadwraeth, efallai y byddwn yn derbyn y gost hon os yw’n rhan fach o’ch Prosiect. Efallai y bydd angen i berchnogion yr eitem(au) fod yn rhan o’ch Cytundeb Partneriaeth neu’n rhan o Gontract y Grant os dyfernir Grant. Cysylltwch â ni i siarad am hyn os ydych chi'n meddwl y bydd hyn yn berthnasol i’ch Prosiect. 

Os mai diben eich Prosiect adeiladu cyfalaf yw storio neu ddangos casgliad nad ydych yn berchen arno, bydd hi’n ofynnol i berchennog y casgliad fod yn rhan o Gontract y Grant os dyfernir Grant. Cysylltwch â ni i drafod hyn os ydych chi'n meddwl y bydd yn berthnasol i’ch Prosiect.
Mewn rhai amgylchiadau, gallem ofyn am arwystl sefydlog ar gyfer gwrthrych neu gasgliad treftadaeth.

Allbynnau Digidol

Rydym yn defnyddio’r term ‘allbwn digidol’ i gwmpasu unrhyw beth rydych yn ei greu yn eich Prosiect mewn fformat digidol gyda’r nod o sicrhau mynediad at dreftadaeth a/neu helpu pobl i ymgysylltu â threftadaeth a dysgu am dreftadaeth. Er enghraifft, mae hyn yn cynnwys ffotograffau, testun, meddalwedd, cynnwys gwe ac apiau, cronfeydd data, modelau 3D, recordiadau sain a fideo.

Mae gennym ofynion penodol ar gyfer allbynnau digidol a gynhyrchir fel rhan o unrhyw Brosiect a ariennir, a amlinellir yn eich Telerau Grant Safonol.

Nid yw eitemau sy'n cael eu creu wrth reoli'r prosiect, er enghraifft, e-byst rhwng aelodau'r tîm a chofnodion cyfarfodydd, wedi'u cynnwys yn y gofyniad.

Mae'n rhaid i bob allbwn digidol fod:

• Ar gael: mae'r allbynnau ar gael am ddim ar-lein, neu cedwir copïau o'r ffeiliau digidol yn ddiogel a gallwch roi mynediad atynt ar alw am 20 mlynedd o ddyddiad cwblhau'r prosiect, oni bai ein bod ni wedi cytuno fel arall.
• ‘Defnyddadwy’: mae'r allbynnau'n gweithredu yn ôl y bwriad ac yn cael eu diweddaru.
• ‘Agored’: mae allbynnau digidol wedi'u trwyddedu i'w defnyddio o dan drwydded Creative Commons Attribution 4.0 International (CC-BY 4.0).

Dylid rhyddhau cod a metadata o dan Ymroddiad Parth Cyhoeddus oni bai ein bod wedi cytuno fel arall.

Mae mwy o wybodaeth am ein gofynion trwyddedu ar gyfer prosiectau ar gael ar ein gwefan.

Dyma ein disgwyliadau:

• dylai gwefannau fodloni’r safon hygyrchedd W3C Single AA o leiaf
• dylech ddefnyddio data, meddalwedd a gwasanaethau agored lle bynnag y bo modd
• dylech gyfrannu at Allbynnau Digidol casgliadau treftadaeth priodol a phrosiectau gwybodaeth agored

Os ydych chi’n creu allbynnau digidol, rhaid i chi ddarparu cynllun rheoli a chynnal gyda’ch Cais Cam Cyflawni.

Atodiad B: tir ym mherchnogaeth trydydd parti

Ar gyfer Prosiectau Natur a Thirwedd

Os yw’r tir sy’n destun eich Grant yn eiddo i drydydd parti neu drydydd partïon lluosog, dylai cytundebau gael eu rhoi ar waith rhwng Derbynnydd y Grant a phob perchennog tir. Nid oes yna fformat cytundeb rhagnodedig, ond mae gan Gronfa Treftadaeth y Loteri Genedlaethol ofynion penodol y dylid eu cynnwys mewn unrhyw gytundebau perchennog tir trydydd parti. Dylai’r cytundebau perchennog tir gynnwys y gofynion sylfaenol canlynol:

• manylion y partïon
• cadarnhad o natur daliadaeth y tir (rhydd-ddaliad neu lesddaliad)
• disgrifiad o'r Eiddo (gan gynnwys cynlluniau)
• cyfamodau ar ran perchennog y tir i gynnal a chadw’r tir a darparu mynediad i’r cyhoedd yn unol â thelerau Contract y Grant (fel sy’n berthnasol)
• darpariaeth y dylai unrhyw warediad yn y dyfodol fod yn amodol ar y cytundeb trydydd parti
• y bydd y cytundeb yn para 10 mlynedd o Ddyddiad Cwblhau’r Prosiect

Bydd angen i chi ddarparu copïau o’r cytundebau perchennog tir i sicrhau cydymffurfiaeth â’r gofynion hyn. Bydd angen i’r cytundebau perchennog tir fod wedi’u cwblhau a bod ar waith cyn i unrhyw arian Grant gael ei ryddhau ar gyfer gwaith ar bob llain o dir sy’n eiddo i drydydd parti.

Ar gyfer gwaith cyfalaf i dreftadaeth adeiledig, fel adeiladau neu erddi addurnol

Os yw eich Prosiect yn cynnwys gwaith sylweddol i adeilad treftadaeth sy’n eiddo i drydydd parti, fel arfer byddwn yn disgwyl i’r perchennog ddod yn Dderbynnydd Grant ar y cyd neu roi prydles i chi sy’n bodloni ein gofynion (fel yr amlinellir uchod). Mewn rhai sefyllfaoedd, yn hytrach na ddod yn grantî ar y cyd, gallem ofyn iddynt lofnodi llythyr ategol wedi’i baratoi gennym.

Grantiau Cymunedol

Efallai y byddwch chi eisiau gwneud taliadau Grantiau Cymunedol i berchnogion trydydd parti (gan gynnwys perchnogion preifat) ar gyfer gweithgareddau a gwaith cyfalaf sy’n cyfrannu at gyflawni Canlyniadau’r Prosiect. Os mai chi yw’r prif ymgeisydd, chi sy’n gyfrifol am sicrhau bod Canlyniadau’r Prosiect yn cael eu cyflawni gan berchnogion tir trydydd parti (y Derbynwyr Grant Cymunedol) ac am sicrhau cydymffurfiaeth â Chontract y Grant, gan gynnwys ad-dalu’r Grant os oes angen.

Dylid ffurfioli hyn trwy gytundebau trydydd parti. Dylai’r rhain ddiffinio’r Canlyniadau sydd i’w cyflawni ar dir trydydd parti, gan sicrhau bod gwaith rheoli a chynnal a chadw yn cael ei wneud ar gyfer gwaith cyfalaf o’r dyddiad y disgwylir i’r gwaith gael ei gwblhau hyd at 10 mlynedd ar ôl Dyddiad Cwblhau’r Prosiect. Dylai hyn fod yn gytundeb cyfreithiol rhyngoch chi a’r Derbynnydd Grant Cymunedol.

Costau cyfreithiol

Gallwch gynnwys costau addasu a sefydlu unrhyw gytundebau trydydd parti, gan gynnwys cost cael cyngor cyfreithiol, fel rhan o’r costau yn eich Cais.

Atodiad C: anfonebau a gyflwynir gyda Cheisiadau am Daliad

Dylai pob anfoneb a gyflwynir i ni fel tystiolaeth o wariant fod yn glir, yn eglur ac ar gyfer gwaith cymwys yn erbyn y Dibenion Cymeradwy rydym wedi cytuno i’w hariannu. Rhaid iddynt gynnwys y wybodaeth ganlynol er mwyn i ni allu talu yn eu herbyn. Dylent fod yn ddigon clir i’w darllen ac ni ddylent fod wedi’u difrodi neu eu difetha mewn unrhyw ffordd.

Rhaid i bob un ymwneud â gwaith rydym wedi cytuno i’w ariannu, a rhaid sicrhau mai'r cleient a enwir arnynt yw'r sefydliad sy’n cyflwyno’r taliad. 

Rhaid i anfonebau gynnwys: 

• rhif anfoneb
• y dyddiad y cawsant eu codi
• y dyddiad y disgwylir y taliad a thelerau'r taliad 
• sut y gwneir taliad ac i bwy
• manylion y cwmni, gan gynnwys enw, cyfeiriad, cyfeiriad e-bost, rhif ffôn, rhif y cwmni, rhif cofrestru TAW (os yw wedi cofrestru ar gyfer TAW)
• disgrifiad o'r gwasanaethau a ddarparwyd
• y swm gros (heb TAW), y swm TAW os ydynt wedi cofrestru ar gyfer TAW a (chyfanswm) y swm net sy’n ddyledus

Atodiad D: rhestr termau

Amodau Grant Ychwanegol – unrhyw amodau ychwanegol a nodir yn eich Llythyr Hysbysiad Grant.

Cais – eich ffurflen gais wedi’i chwblhau ac unrhyw ddogfennau neu wybodaeth rydych yn eu hanfon atom gyda’ch cais am Grant.

Dibenion Cymeradwy – mae’r Dibenion Cymeradwy yn crynhoi’r Prosiect a ddisgrifir yn eich Cais.

Cyllidwr – Ymddiriedolwyr Cronfa Goffa’r Dreftadaeth Genedlaethol sy’n gweinyddu Cronfa Dreftadaeth y Loteri Genedlaethol.

Grant – y swm rydym wedi’i ddyfarnu i chi a nodir yn eich Llythyr Hysbysiad Grant.

Contract y Grant – sy’n cynnwys y canlynol:

• Llythyr Hysbysiad Grant 
• Telerau Safonol y Grant
• unrhyw Amodau Grant Ychwanegol 
• ffurflen Caniatâd i Ddechrau wedi’i llofnodi

Dyddiad Terfyn y Grant – y dyddiad y mae’n rhaid i chi gwblhau’r Prosiect yn unol â’r hyn a nodir yn eich Llythyr Hysbysiad Grant.

Llythyr Hysbysiad Grant – y llythyr sy’n eich hysbysu yn ffurfiol am ddyfarniad eich Grant.

Canran y Grant – y Grant wedi’i rannu â chyfanswm costau’r Prosiect.

Trwydded agored – mae trwydded agored yn rhoi caniatâd i gael mynediad at waith, ei ailddefnyddio a'i ailddosbarthu heb lawer o gyfyngiadau neu ddim cyfyngiadau. Mae amrywiaeth o drwyddedau agored ar gael, ond y drwydded agored ddiofyn sydd ei hangen yw'r drwydded Creative Commons Attribution 4.0 International (CC BY 4.0), neu drwydded gyfatebol.

Canlyniadau – rydym yn disgrifio’r gwahaniaeth rydym eisiau ei wneud gyda’n cyllid trwy gyfres o naw Canlyniad. Mae canlyniadau’n newidiadau, effeithiau neu fuddiannau sy’n digwydd o ganlyniad uniongyrchol i’ch Prosiect. Bydd pob un o’r Prosiectau rydym yn eu hariannu’n cyflawni un neu fwy o’r Canlyniadau hyn.

Canran y Taliad – y Grant wedi’i rannu gyda chostau arian parod y Prosiect.

Canllaw ar Wneud Cais i’r Rhaglen – y ddogfen sy'n amlinellu cwmpas y rhaglen a sut i wneud cais.

Prosiect – y dibenion rydym wedi’u cymeradwyo fel y’u hamlinellir yn y Cais (gan ystyried unrhyw newidiadau a gytunwyd gennym ni a gennych chi yn ysgrifenedig hyd at ddyddiad ein penderfyniad i ddyfarnu’r Grant i chi ac unrhyw newidiadau rydym yn dweud wrthych amdanynt yn y Llythyr Hysbysiad Grant). Weithiau, disgrifir y dibenion hyn fel Dibenion Cymeradwy ac maent yn cynnwys cael a defnyddio cyllid partneriaeth fel yr amlinellir yn y Cais a sut y gwnaethoch chi ddweud y byddech yn defnyddio’r Eiddo (os o gwbl).

Dyddiad Cwblhau'r Prosiect – dyddiad y llythyr rydym yn ei anfon atoch yn rhoi gwybod i chi ein bod wedi cofnodi bod y Prosiect wedi ei gwblhau.

Noder y bydd y dyddiad hwn ar ôl y dyddiad y byddwch wedi cwblhau’r holl waith ar y Prosiect.

Adroddiad Cynnydd – ffurflen ar-lein rydych chi’n ei chwblhau i roi gwybod i ni am gynnydd eich Prosiect.

Eiddo – tir, adeiladau, eitemau treftadaeth neu eiddo deallusol a fydd yn elwa o'ch Grant.

Rydym, ni, ein – y Cyllidwr.

Chi, eich – Derbynnydd y Grant.

Diweddariadau i'r canllawiau

Byddwn yn adolygu’r canllawiau hyn yn rheolaidd ac yn ymateb i adborth defnyddwyr. Rydym yn cadw’r hawl i wneud newidiadau yn ôl y gofyn. Byddwn yn rhoi gwybod am unrhyw newidiadau cyn gynted â phosibl drwy’r dudalen we hon.

Newidiadau

13 Ebrill 2023: Golygwyd y canllawiau hyn yn sylweddol er mwyn sicrhau eu bod yn cefnogi defnyddwyr ein system rheoli grantiau newydd. Mae'r hen system wedi cau bellach. 

Mae'r diweddariadau hyn yn cynnwys:

• dileu testun sy'n gysylltiedig â'r hen system rheoli grantiau, gan gynnwys pa gamau y dylai defnyddwyr eu cymryd i gwblhau ein hen ffurflenni cais
• dileu prosesau a oedd yn ymwneud â'n hen system 
• diweddaru iaith a therminoleg fel eu bod yn cyfateb i'n system newydd

30 Mai 2023: mae maint y grantiau sydd ar gael i wneud cais amdanynt wedi codi o £5miliwn i £10miliwn. Mae cyfeiriadau at uchafswm maint y grant wedi cael eu diweddaru drwy gydol yr arweiniad hwn.